机关档案制度

机关档案制度一、总则（一）目的为加强本机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为机关各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的科学性、规范性和系统性。2.真实准确原则档案应如实反映机关工作活动的真实情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.完整安全原则维护档案的完整性，确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责机关档案的集中统一管理。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计等工作。2.制定和完善档案管理制度，指导各部门的档案工作。3.对档案进行分类、编目、数字化处理，建立档案检索体系。4.负责档案的查阅、借阅服务，做好登记和监督工作。5.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量。6.参与档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本机关工作相关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.本机关与其他单位签订的合同、协议、信函等。4.本机关工作人员在工作中形成的重要文件、资料、手稿等。5.反映本机关工作活动的照片、音像、实物等档案。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门工作活动中形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.对收集的文件材料进行初步整理，剔除重复、无效的文件。3.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的文件材料移交档案管理部门。（三）整理方法1.分类根据档案的形成来源、时间、内容等因素，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐牢固。5.装盒将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案的类别、编号等信息。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并移交档案管理部门。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门的文件材料进行整理、编目后，填写档案移交清单。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和系统性。3.审核无误后，办理档案移交手续，双方在档案移交清单上签字确认。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，将档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映本机关主要职能活动和历史面貌的，对本机关、国家和社会具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案在相当长的时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。5.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本机关工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅本机关档案的，应持单位介绍信，经本机关分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还应经本机关主要领导批准。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅时应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自摘抄、复制或传播。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息。查阅申请表应经所在部门负责人或相关领导批准。2.档案管理部门根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的时间内查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需摘抄、复制档案的，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理手续。4.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为机关各项工作提供档案利用服务，根据工作需要编制档案资料汇编、专题文件集等。2.利用档案举办展览、讲座等活动，宣传本机关的工作成果和历史文化。3.为社会各界提供档案查阅利用服务，发挥档案的社会价值。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已超过保管期限、失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.编制档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核、机关分管领导批准后，方可实施销毁。（四）销毁方式对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，对电子档案采用删除或格式化等方式进行销毁。销毁过程应进行记录，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监督。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合本机关的档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等业务流程的信息化管理。3.网络安全建设建立健全档案信息化管理系统的网络安全防护体系，保障档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案进行备份，存储在安全可靠的存