档案工作统计制度

档案工作统计制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作的科学管理，准确掌握档案工作情况，提高档案管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本档案工作统计制度。本制度旨在通过系统、规范的统计工作，全面反映公司档案的收集、整理、保管、利用等方面的情况，为公司决策提供数据支持，促进档案工作与公司整体业务的协调发展。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属分支机构的档案工作统计。涵盖公司在经营管理、生产研发、行政管理等活动中形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。（三）基本原则1.真实性原则：统计数据必须如实反映档案工作的实际情况，确保数据来源可靠，严禁虚报、瞒报、漏报。2.准确性原则：统计工作应严格按照规定的统计方法和程序进行，保证数据准确无误，避免因统计误差影响决策。3.及时性原则：各部门应按照规定的时间及时报送档案工作统计数据，确保统计信息的时效性，以便及时发现问题并采取措施解决。4.保密性原则：参与档案工作统计的人员应对涉及的公司机密信息予以保密，不得泄露统计数据及相关信息。二、统计内容与指标（一）档案收集情况统计1.年度档案形成数量：统计各部门在本年度内形成的各类档案的数量，包括文件、合同、报表、图纸等。按照档案类别进行细分，如文书档案、科技档案、会计档案等，以便了解不同类型档案的产生规模。2.档案移交情况：记录各部门向档案管理部门移交档案的时间、数量及档案类别。统计移交过程中的完整性和准确性，确保档案及时、完整地纳入公司档案管理体系。（二）档案整理情况统计1.整理完成档案数量：统计已完成整理的档案数量，包括已分类、编号、编目等处理的档案。反映档案整理工作的进度和成果。2.整理质量合格率：通过对整理后的档案进行抽检，计算整理质量合格的档案数量占抽检档案总数的比例。评估档案整理工作的质量水平，确保档案整理符合规范要求。（三）档案保管情况统计1.档案存储载体数量：统计纸质档案、电子档案、光盘、磁带等不同存储载体的数量及存储位置。掌握档案的存储形式和分布情况，便于合理安排保管资源。2.档案库房设施情况：记录档案库房的面积、温湿度控制设备、消防设备、防虫防霉设备等设施的配备情况及运行状态。确保档案库房环境符合档案保管要求，保障档案的安全。3.档案安全事故统计：统计档案保管过程中发生的安全事故，如火灾、水灾、失窃等事件的次数、损失情况及处理结果。分析安全事故发生的原因，采取相应措施加强档案安全管理。（四）档案利用情况统计1.档案查阅利用次数：统计各部门及人员查阅档案的次数，按照查阅目的进行分类，如工作参考、项目审批、历史研究等。了解档案的利用频率和利用方向，为优化档案利用服务提供依据。2.档案借阅情况：记录档案借阅的数量、借阅时间、借阅部门及归还情况。跟踪档案借阅流程，确保档案按时归还，防止档案丢失或损坏。3.档案复制情况：统计档案复制的份数、复制用途及复制对象。掌握档案复制的需求情况，合理控制档案复制成本和风险。三、统计方法与流程（一）统计方法1.定期统计：各部门应于每月末对本部门当月的档案工作情况进行统计，并填写档案工作统计报表。档案管理部门负责汇总各部门的统计数据，形成公司月度档案工作统计报告。2.专项统计：根据公司档案工作的重点任务或特定需求，开展专项统计调查。如针对某项重大项目的档案管理情况进行专项统计，深入了解项目档案的形成、整理、利用等环节的工作情况。3.抽样统计：对于档案数量较大或具有代表性的档案类别，采用抽样统计的方法进行质量检查和数据分析。通过抽取一定比例的样本进行详细统计和分析，推断总体档案的相关情况。（二）统计流程1.数据收集：各部门档案管理人员按照规定的统计报表格式和内容，收集本部门的档案工作数据。数据来源应包括档案管理系统记录、文件登记册、借阅登记本等相关资料。2.数据审核：各部门负责人对本部门上报的统计数据进行审核，确保数据的真实性和准确性。档案管理部门在汇总数据前，对各部门上报的数据进行再次审核，发现问题及时与相关部门沟通核实。3.数据汇总：档案管理部门将审核后的各部门统计数据进行汇总，形成公司档案工作统计报表。报表应包括各项统计指标的汇总数据、同比数据及环比数据等，以便进行数据分析和比较。4.数据分析：档案管理部门对汇总后的统计数据进行分析，撰写统计分析报告。分析报告应包括档案工作的现状、存在的问题、原因分析及改进建议等内容。通过数据分析，为公司档案工作决策提供科学依据。5.数据上报：档案管理部门将统计分析报告提交公司领导审阅，并按照规定的时间和渠道向上级主管部门报送公司档案工作统计报表。四、统计报表与格式（一）档案工作月度统计报表1.报表名称：[公司名称]档案工作月度统计报表2.报表编号：[具体编号]3.报表周期：月度4.报表内容：部门信息：填写部门名称、部门负责人等信息。档案收集情况：包括年度档案形成数量（按档案类别细分）、本月移交档案数量及类别。档案整理情况：整理完成档案数量、整理质量合格率。档案保管情况：档案存储载体数量（纸质、电子等）、档案库房设施情况、本月档案安全事故情况。档案利用情况：档案查阅利用次数（按查阅目的分类）、档案借阅数量及归还情况、档案复制份数及用途。5.报表格式：采用Excel电子表格形式，便于数据录入、汇总和分析。表格应设置清晰的表头、行列标识，确保数据填写规范、准确。（二）档案工作年度统计报表1.报表名称：[公司名称]档案工作年度统计报表2.报表编号：[具体编号]3.报表周期：年度4.报表内容：在月度统计报表的基础上，增加年度累计数据、同比数据及环比数据等内容。全面反映公司档案工作在一年内的发展变化情况。5.报表格式：同样采用Excel电子表格形式，可根据需要增加图表展示功能，如柱状图、折线图等，直观呈现统计数据的变化趋势。五、统计工作的组织与实施（一）组织架构1.档案管理部门：负责制定档案工作统计制度，组织实施统计工作，汇总和分析统计数据，撰写统计分析报告。2.各部门：各部门负责人为本部门档案工作统计的第一责任人，负责组织本部门档案管理人员开展统计工作，审核上报的统计数据。（二）职责分工1.档案管理部门职责建立健全档案工作统计制度，明确统计内容、方法、流程及报表格式等要求。组织开展档案工作统计培训，提高各部门统计人员的业务水平。定期收集、汇总各部门的档案工作统计数据，进行数据分析和质量审核。撰写档案工作统计分析报告，为公司档案工作决策提供依据，并向上级主管部门报送统计报表。负责档案工作统计资料的整理、归档和保管，建立统计档案数据库。2.各部门职责按照档案管理部门的要求，组织本部门档案管理人员按时、准确地完成档案工作统计报表的填写和上报工作。对本部门上报的统计数据进行审核，确保数据真实、准确、完整。配合档案管理部门开展专项统计调查和数据分析工作，提供相关资料和信息。六、统计资料的管理与归档（一）统计资料的管理1.专人负责：档案管理部门指定专人负责档案工作统计资料的管理，确保统计资料的安全和完整。2.分类存放：将统计报表、统计分析报告、数据汇总表等统计资料按照年度、类别进行分类存放，便于查找和使用。3.数据备份：定期对统计资料进行电子备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放一份，防止数据丢失。（二）统计资料的归档1.归档范围：包括年度档案工作统计报表、统计分析报告、专项统计调查资料、统计数据审核记录等与档案工作统计相关的各类资料。2.归档时间：每年年底，档案管理部门将本年度的档案工作统计资料进行整理归档。3.归档要求：归档资料应装订成册，编制目录，注明资料名称、年度、类别、页码等信息，并填写档案盒封面和脊背的相关内容。确保归档资料规范、整齐，便于长期保存和查阅。七、统计工作的监督与考核（一）监督机制1.内部监督：档案管理部门定期对各部门的档案工作统计情况进行检查，核实统计数据的真实性和准确性。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督：接受上级主管部门及相关行业管理部门对公司档案工作统计的监督检查。积极配合外部监督工作，如实提供统计资料和相关信息，对提出的问题认真整改。（二）考核办法1.考核指标：将档案工作统计的准确性、及时性、完整性等纳入各部门绩效考核指标体系。具体考核指标包括统计数据误差率、报表按时报送率、统计资料归档完整率等。2.考核方式：档案管理部门定期对各部门的档案工作统计情况进行考核评价，根据考核指标计算得分，并将考核结果反馈给各部门。考核结果与部门绩效奖金、评先评优等挂钩，激励各部门做