监理档案规章制度

监理档案规章制度一、总则（一）目的为加强公司监理档案管理，确保监理档案的完整、准确、系统和有效利用，提高监理工作质量和管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司承接的各类建设工程项目监理过程中形成的档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：监理档案应如实反映监理工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖监理工作全过程的各类文件、资料，保证档案的全面性。3.系统性原则：按照一定的分类标准和逻辑顺序进行整理归档，便于查找和利用。4.规范性原则：遵循国家和行业有关档案管理的规范和标准，确保档案格式、内容等符合要求。5.保密性原则：对涉及商业秘密、工程机密等敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）公司管理层职责1.负责制定和完善监理档案管理规章制度，明确档案管理工作的总体要求和目标。2.监督检查档案管理工作的执行情况，协调解决档案管理工作中的重大问题。3.为档案管理工作提供必要的资源支持，包括人员配备、设备购置、经费保障等。（二）项目总监职责1.全面负责项目监理档案的管理工作，确保档案管理工作与监理业务工作同步开展。2.组织制定项目监理档案管理计划，明确档案管理的具体任务、责任人及时间节点。3.定期检查项目监理档案的收集、整理、归档情况，及时发现和纠正存在的问题。4.对项目监理档案的真实性、完整性和准确性负责，审核重要档案资料。（三）监理人员职责1.按照档案管理要求，及时收集、整理各自工作中形成的文件资料，并移交项目资料员。2.确保所提供档案资料的真实、准确、完整，对资料的质量负责。3.配合项目资料员做好档案的整理、归档和保管工作，接受档案管理培训和指导。（四）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。2.建立健全档案管理制度，严格执行档案借阅、查阅登记手续，确保档案安全。3.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案损坏、丢失等问题。4.积极开展档案信息化建设，提高档案管理效率和利用水平。5.协助项目总监和监理人员做好档案资料的整理和归档工作，提供业务指导。三、档案收集与整理（一）收集范围1.监理规划、监理实施细则、监理月报、监理季报、监理总结等综合性文件。2.施工组织设计、施工方案、技术交底等施工单位报审文件及监理审核意见。3.工程开工报审表、工程复工报审表、工程暂停令等与工程进度相关的文件。4.工程质量检验批、分项工程、分部工程验收记录及监理验收意见。5.材料、构配件、设备质量证明文件及检验报告，监理平行检验、见证取样记录。6.工程变更文件，包括变更申请、变更审批、变更实施记录等。7.工程计量支付文件，如工程款支付申请表、支付证书等。8.监理会议纪要、专题会议纪要、工作联系单、通知单等文件。9.安全管理文件，如安全专项方案、安全检查记录、安全事故处理文件等。10.其他与监理工作相关的文件资料，如来往信函、传真、电子邮件等。（二）收集要求1.监理人员应在文件资料形成或收到后及时收集，确保资料的及时性。2.收集的文件资料应齐全、完整，签字盖章手续完备，符合档案管理要求。3.对于重要文件资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.按照分类标准进行整理，同一类文件应集中排列，便于查找和利用。3.对文件资料进行编号、编目，编制清晰的目录索引，提高档案检索效率。（四）整理方法1.分类：按照工程建设阶段、文件性质等进行分类，如分为工程前期文件、工程进度文件、工程质量文件、工程安全文件、工程造价文件、工程合同文件等。2.组卷：将具有内在联系的文件资料组成案卷，每卷厚度不宜过厚，一般以卷为宜。3.编目：对每卷档案编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、页号、备注等；编制案卷目录，包括案卷号、案卷题名、编制日期、保管期限、密级等。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件资料进行修整、裱糊，采用线装或胶装方式进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案归档与保管（一）归档流程1.项目资料员对收集整理好的档案资料进行初步审核，确保资料符合要求。2.按照档案分类方案，将审核后的档案资料进行归档，填写档案移交清单，双方签字确认。3.定期将项目档案移交公司档案室统一保管，办理档案移交手续。（二）保管期限1.监理档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.涉及工程竣工验收备案、工程质量终身责任等重要文件资料应永久保存。3.与工程建设过程密切相关、对工程质量和安全有重要影响的文件资料，如监理规划、监理实施细则、工程质量验收记录等，保管期限为长期。4.一般性文件资料，如监理月报、监理会议纪要等，保管期限为短期。（三）保管要求1.公司档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光及防有害气体等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的完整性和可读性。4.对电子档案应进行备份，存储于安全的存储介质上，并定期进行数据维护和更新。五、档案借阅与查阅（一）借阅范围因工作需要，公司内部人员可借阅监理档案。涉及工程建设单位、施工单位等外部单位查阅档案的，应按照相关规定办理手续。（二）借阅手续1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理人员办理借阅手续。2.档案管理人员根据借阅申请表，查找并提供相应档案，借阅人在档案借阅登记簿上签字确认。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。（三）查阅手续1.外部单位查阅监理档案，应提前向公司提出查阅申请，说明查阅目的、范围、时间等，经公司领导批准后，方可查阅。2.查阅人应在档案查阅室进行查阅，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并办理相关手续。3.查阅过程中，查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自将档案带出查阅室。（四）归还要求1.借阅人应在规定期限内归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前办理延期手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。3.借阅人归还档案后，档案管理人员应在档案借阅登记簿上注明归还日期，并注销借阅记录。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司监理档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案中的重要信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护和更新，包括数据备份、数据清理、数据纠错等，保证系统数据的安全可靠。（三）检索与利用1.公司内部人员可通过信息化管理系统检索所需监理档案，提高档案查阅效率。2.利用信息化管理系统提供的统计分析功能，对档案数据进行分析和挖掘，为公司决策提供支持。（四）安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对信息化管理系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。七、档案保密与销毁（一）保密措施1.对涉及商业秘密、工程机密等敏感信息的监理档案，严格实行保密制度。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。3.在档案借阅、查阅过程中，对涉及保密内容的数据和信息，应采取相应的保密措施。（二）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的监理档案。2.因保管不善导致损坏、变质，无法修复且无利用价值的档案。（三）销毁程序1.根据档案鉴定结果，编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.档案销毁清单经公司领导审批后，由档案管理人员会同相关人员进行销毁。3.销毁过程应进