档案制度亮点工作

档案制度亮点工作一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案制度亮点工作文档。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司/组织各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.指导各部门档案工作，对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作，确保档案的安全和有效利用。5.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和移交工作，确保档案的完整和准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的具体实施，并接受公司/组织档案管理部门的指导和监督。3.配合公司/组织档案管理部门做好档案的清查、盘点、鉴定等工作，积极提供档案利用服务。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司/组织档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的保管和保护工作，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案利用工作，为公司/组织各项工作提供及时、有效的档案信息服务。5.定期对档案进行统计和分析，及时向档案管理部门汇报档案管理情况。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集范围包括但不限于：上级文件、公司/组织文件、会议文件、工作计划与总结、业务合同、财务报表、人事档案材料等。3.对于重要文件和具有保存价值的资料应实行双套制或多套制备份，分别保管在不同的存储介质和地点。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和利用。2.文书档案应按照年度—保管期限—机构（问题）进行分类；科技档案应按照项目—专业—阶段进行分类；人事档案应按照类别—年度—个人进行分类；财务档案应按照会计年度—类别进行分类；业务档案应按照业务类型—时间顺序进行分类。3.档案整理应遵循以下步骤：区分全宗：明确档案所属的公司/组织或部门。分类：按照分类方案对档案进行分类。编号：为每份档案或每组档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标注相关信息。四、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。（二）档案存储介质1.对于纸质档案，应采用符合国家标准的档案盒进行存放，并按照编号顺序排列上架。2.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行存储，如磁盘阵列、磁带库等。电子档案应进行备份，并分别存储在不同的地点。3.存储电子档案的设备应定期进行维护和检查，确保数据的完整性和可用性。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限为5年以下。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和公司/组织实际情况进行，确保档案的保管期限合理准确。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部盘点。2.清查和盘点内容包括档案的数量、质量、保管状况等。清查和盘点结果应形成书面报告，对发现的问题及时进行整改。3.对于档案的丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并按照规定进行处理。五、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，确保档案信息的安全和保密。2.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案的，应持有单位介绍信或相关证明材料，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。2.借阅：对于确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。3.出具证明：档案管理部门可根据利用者的需要，出具档案证明材料。出具证明应严格按照规定进行，确保证明内容的真实准确。（三）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案保管期限表和鉴定标准，对档案进行逐卷审查。（二）鉴定标准1.档案鉴定应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断档案的保存价值。2.对于已过保管期限的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值。对于仍有价值的档案，应继续保存；对于确无保存价值的档案，应予以销毁。3.对于涉及公司/组织机密、知识产权等重要信息的档案，应按照相关规定进行特殊处理，确保信息安全。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》应经档案管理部门负责人、公司/组织主管领导审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。销毁过程应有专人负责监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应作为档案资料长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、自动化和智能化。2.通过档案信息化管理，提高档案管理效率，提升档案利用服务水平，为公司/组织各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案副本，实现档案信息的数字化存储和管理。数字化扫描应按照相关标准进行，确保扫描图像清晰、完整、准确。2.档案管理信息系统建设：建立涵盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的档案管理信息系统，实现档案业务流程的信息化管理。档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、报表生成等功能，同时应具备安全可靠的用户认证、权限管理、数据备份等功能。3.电子档案管理：加强对电子档案的管理，建立电子档案元数据标准和管理规范，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。电子档案应按照规定进行分类、编号、存储和备份，同时应建立电子档案利用登记制度，对电子档案的利用情况进行详细记录。（三）信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防护，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。2.配备必要的安全设备和软件，如防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，定期对档