档案制度孵化

档案制度孵化一、总则（一）目的本档案制度旨在规范公司/组织档案管理工作，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案进行集中统一管理。2.真实完整原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容的真实性和完整性。3.分类科学原则：根据档案的形成领域、内容性质等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保档案的安全，防止档案信息的泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，负责统筹协调档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责接收、整理、保管、统计和利用公司/组织各类档案。3.指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案人员进行培训。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（三）各部门兼职档案人员职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作。2.按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交档案。3.协助档案管理部门开展档案的利用工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.业务管理类：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理等类别，每个类别下再细分具体的档案类目。3.项目档案类：针对公司/组织开展的各类项目，按照项目阶段和内容进行分类。4.人事档案类：包括员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩等档案。5.声像档案类：如照片、录音、录像等。6.实物档案类：如奖杯、证书、纪念品等。（二）档案编号为便于档案的识别和管理，对每类档案编制唯一的编号。编号采用层次编码法，由档案类别代码、年度代码、流水号等部分组成。例如，行政管理类档案编号为XZGLYYYYXXXX，其中XZGL为行政管理类代码，YYYY为年度，XXXX为流水号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集的范围和要求，指定专人负责档案的收集工作。2.在工作活动结束后，及时将形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。3.对于重要的档案材料，应采取特殊的收集措施，确保其安全。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录清单。3.剔除重复、无效的档案材料，对破损、褪色的档案进行修复或复制。4.将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标注档案类别、年度、起止日期等信息。五、档案的保管（一）保管场所公司/组织应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度适宜。（二）保管措施1.对档案进行分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.建立档案保管账目，详细记录档案的入库、出库、保管情况。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。4.对电子档案应进行备份，存储在安全的介质上，并定期进行检查和维护。六、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部员工因工作需要，可以查阅、借阅档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅/借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位或个人查阅、借阅档案，应提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅的目的、范围等内容，经公司/组织领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。查阅、借阅申请函应加盖单位公章。3.档案管理部门对查阅、借阅申请进行审核，符合条件的，予以办理手续，并提供必要的协助。4.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。查阅、借阅人员不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案。5.查阅、借阅人员应按时归还档案，如需延期使用，应办理延期手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，记录查阅、借阅人员的姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作由档案管理部门组织，相关业务部门人员参加，组成鉴定小组。3.鉴定小组根据档案的形成时间、内容、重要程度等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核，报公司/组织领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁时，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等内容，并由档案管理部门、监销部门等相关人员签字确认。4.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，记录应保存备查。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司/组织档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理，确保电子档案的清晰可读。2.对电子档案进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案目录数据库。3.将电子档案存储在安全的服务器或存储设备上，并进行备份。（三）信息系统功能1.档案信息管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计等功能，方便用户使用。2.系统应设置权限管理功能，不同人员具有不同的操作权限，确保档案信息的安全。3.系统应具备数据备份和恢复功能，防止数据丢失。（四）数据安全1.采取必要的安全措施，保障档案信息系统的安全运行，防止数据泄露、篡改等情况发生。2.定期对档案信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和可靠性。九、监督与检查（一）监督检查机构公司/组织设立档案管理监督检查小组，负责对档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。（三）检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案管理工作进行不定期抽查。