劳务公司档案制度

劳务公司档案制度一、总则（一）目的为加强劳务公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于劳务公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，确保档案内容完整无缺。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。4.依法合规原则：档案管理工作应严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，实现档案信息的快速检索和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁。5.负责档案库房的日常管理，确保档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。6.组织开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。7.对公司各部门的档案管理工作进行监督、检查和指导，开展档案业务培训和宣传工作。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交综合管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，配合综合管理部门做好档案管理相关工作。3.严格执行公司档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会决议、董事会决议、公司章程等文件，公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件，行政办公会议纪要、工作计划、总结等文件。2.人力资源类：员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关文件，员工劳动合同、薪酬福利、社会保险等文件，人事档案、员工培训档案、绩效考核档案等。3.财务审计类：财务预算、决算、报表、凭证、账簿等文件，审计报告、审计工作底稿等文件。4.业务经营类：劳务合同、项目协议、招投标文件、客户资料、业务往来函件等文件，业务统计报表、市场调研报告等文件。5.安全管理类：安全生产管理制度、安全检查记录、事故应急预案、安全培训资料等文件。6.其他类：不属于以上分类的其他各类文件材料。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式编制。2.年度：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如“23”表示2023年。3.类别代码：根据档案分类设置，采用大写字母表示，如“XZ”表示行政管理类，“RL”表示人力资源类，“CW”表示财务审计类，“YW”表示业务经营类，“AQ”表示安全管理类，“QT”表示其他类。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“23XZ001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、文件等。3.公司员工个人在工作中形成的重要文件、报告、总结、成果等。4.公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，定期移交综合管理部门。2.对于重要文件和紧急文件，应随时收集并及时移交。3.收集的文件材料应保持原件的完整性，如有破损、缺页等情况，应进行修复或补充。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法组成案卷。组卷时应注意文件的来源、时间、内容等因素，保持案卷的相对独立性和完整性。3.编目：对每一卷案进行编号、编页、填写卷内文件目录等工作。卷内文件目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装订：对整理好的案卷进行装订，确保案卷整齐、牢固。五、档案的保管（一）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（二）保管要求1.档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开存放，并定期进行检查和更新。4.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量准确无误。（三）库房管理1.档案库房应安排专人负责管理，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.库房管理人员应定期对库房进行巡查，检查档案保管情况，发现问题及时处理。3.库房内应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。4.保持库房内清洁卫生，定期进行清扫和消毒。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光、效益原则等，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.对档案的鉴定应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门兼职档案员和档案管理人员。鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，分析其内容和价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、利用情况等因素，综合判断其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容，并经档案鉴定小组组长签字确认。3.将《档案销毁清册》报公司领导审批，经批准后进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，监销人应在销毁现场进行监督，确保档案销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档。七、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、有偿、及时的原则，确保档案信息的安全和合理利用。2.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案应严格保密。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人需要查阅本人人事档案等相关档案。3.外单位因工作需要查阅公司档案，应按照规定办理相关手续。（三）利用手续1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.公司员工查阅本人人事档案等相关档案，应填写《档案查阅申请表》，经综合管理部门负责人签字同意后查阅。3.外单位查阅公司档案，应提前向公司综合管理部门提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并加盖单位公章。经公司领导批准后，办理查阅手续。查阅时应安排专人陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照等。（四）利用登记1.对档案利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的等。2.档案利用登记应及时、准确、完整，便于统计和查询。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的快速检索、高效利用和安全存储。2.将公司各类档案逐步进行数字化处理，提高档案管理的效率和质量。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的题名、日期、文号、责任者等信息录入档案信息化管理系统，建立电子目录。4.挂接存储：将处理后的电子档案与电子目录进行挂接，存