档案局内保制度

档案局内保制度一、总则（一）目的为加强档案局内部安全保卫工作，维护档案工作秩序，确保档案资料的安全与完整，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员、档案保管场所及相关设施设备，涵盖档案收集、整理、保管、利用等各个环节。（三）基本原则1.安全第一原则始终将档案安全置于首位，采取有效措施预防各类安全事故的发生，确保档案实体安全和信息安全。2.预防为主原则强化安全防范意识，建立健全各项安全管理制度和应急预案，加强日常安全检查和隐患排查，做到防患于未然。3.责任到人原则明确各部门及人员在内部安全保卫工作中的职责，将安全责任落实到具体岗位和个人，实行严格的责任追究制度。二、组织架构与职责分工（一）安全保卫工作领导小组成立以档案局局长为组长，副局长为副组长，各科室负责人为成员的安全保卫工作领导小组。领导小组负责统筹协调全局内部安全保卫工作，研究解决安全工作中的重大问题，制定安全工作方针和策略。（二）各部门职责1.办公室负责制定和完善内部安全保卫工作的各项规章制度，并监督执行。组织开展安全宣传教育活动，提高全局人员的安全意识。协调处理安全事故和突发事件，及时向上级主管部门报告。负责安全保卫工作的日常事务，如文件收发、会议组织、后勤保障等。2.档案业务科室负责本科室档案整理、保管过程中的安全管理，确保档案整理规范、存放有序、无损坏丢失。对档案查阅利用场所进行安全管理，监督利用者遵守档案利用规定，防止档案信息泄露。协助办公室开展安全检查，及时发现并报告本科室存在的安全隐患。3.技术保障科室负责档案保管场所的设施设备维护和管理，确保消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备正常运行。建立档案信息安全防护体系，采取加密、备份等技术措施，保障档案信息安全。对档案数字化过程中的安全进行监控管理，防止数据丢失或被篡改。三、档案实体安全管理（一）档案收集与整理1.档案收集过程中，工作人员要严格按照档案收集范围和程序进行操作，确保收集的档案齐全、完整、真实。对接收的档案要进行认真核对，办理交接手续，明确双方责任。2.在档案整理过程中，要遵循档案整理原则和方法，保持档案之间的有机联系，分类科学合理，编号准确规范。整理现场要保持整洁有序，防止档案混乱、丢失或损坏。（二）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设施设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防器材等，并确保其符合国家相关标准和要求。2.档案存放要按照类别、年度、保管期限等进行有序排列，便于查找和管理。对重要档案和易损档案要采取特殊保护措施，如专柜存放、定期检查等。3.建立档案保管账目，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，做到账物相符。定期对档案进行盘点清查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。（三）档案运输与移交1.档案运输过程中，要采取安全可靠的运输方式，确保档案不受损坏。对运输车辆要进行定期检查维护，配备必要的防护设备，如防震、防潮、防火等装置。2.档案移交时，要严格按照规定办理移交手续，明确移交双方的责任和义务。移交过程中要对档案进行认真清点核对，确保档案数量准确、质量完好。四、档案信息安全管理（一）人员管理1.加强对档案工作人员的信息安全培训，提高其信息安全意识和操作技能。培训内容包括法律法规、信息安全知识、保密制度等，确保工作人员熟悉信息安全管理要求，掌握基本的安全防范措施。2.与档案工作人员签订保密协议，明确其在信息安全方面的责任和义务。对涉及档案信息安全的岗位，要进行严格的人员审查和背景调查，确保人员具备良好的职业道德和安全意识。（二）网络安全1.建立健全档案信息网络安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、加密传输等技术手段，防止外部非法网络攻击和信息泄露。2.对档案信息系统进行定期安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复系统安全隐患。加强对网络设备和服务器的管理维护，确保其正常运行。3.严格控制档案信息网络的访问权限，实行用户身份认证和授权管理。对不同岗位的工作人员设置不同的访问级别，严禁未经授权的人员访问档案信息系统。（三）数据安全1.定期对档案数据进行备份，备份数据要存储在安全可靠的介质上，并异地存放。备份周期根据档案数据的重要性和变化频率确定，确保数据能够及时恢复。2.对档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。加密密钥要妥善保管，严格控制其使用范围。3.建立数据安全审计机制，对档案数据的访问、修改、删除等操作进行记录和审计。审计记录要保存一定期限，以便在需要时进行查询和追溯。五、安全检查与隐患排查（一）日常检查1.各部门要定期对本部门的档案安全情况进行自查，检查内容包括档案实体安全、信息安全、设施设备运行等方面。自查记录要详细准确，发现问题及时整改。2.办公室要组织开展全局范围内的日常安全检查，每月至少进行一次。检查人员要认真填写检查记录，对发现的安全隐患要下达整改通知书，明确整改责任人和整改期限。（二）专项检查1.根据档案工作实际情况和上级要求，适时组织开展专项安全检查，如档案数字化安全检查、重大活动档案安全检查等。专项检查要制定详细的检查方案，明确检查重点和方法。2.对专项检查中发现的问题要进行深入分析，提出针对性的整改措施，确保档案安全。检查结束后要形成专项检查报告，向上级主管部门汇报检查情况和整改结果。（三）隐患排查与整改1.建立安全隐患排查治理长效机制，定期对档案保管场所、设施设备、信息系统等进行全面排查，及时发现潜在的安全隐患。2.对排查出的安全隐患要进行分类登记，分析原因，制定整改措施。整改措施要明确责任部门、责任人、整改期限和整改目标，确保隐患得到及时有效整改。3.对重大安全隐患要实行挂牌督办制度，由安全保卫工作领导小组负责跟踪整改情况，确保整改工作落实到位。整改完成后要进行复查验收，验收合格后方可销号。六、应急处置（一）应急预案制定1.制定完善档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。应急预案要具有针对性、实用性和可操作性，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对。2.定期对应急预案进行演练，检验预案的可行性和有效性，提高工作人员的应急处置能力。演练内容包括火灾、水灾、信息系统故障等各类突发事件，演练频率每年不少于一次。（二）应急处置措施1.发生档案安全事故或突发事件时，现场工作人员要立即采取应急措施，保护好现场，防止事故扩大。同时，要及时向上级主管部门和安全保卫工作领导小组报告。2.安全保卫工作领导小组接到报告后，要迅速启动应急预案，组织相关人员赶赴现场进行处置。根据事故类型和严重程度，采取相应的处置措施，如灭火、抢险救援、数据恢复等。3.在应急处置过程中，要及时收集、整理相关信息，做好记录和报告工作。对事故原因进行调查分析，总结经验教训，提出改进措施，防止类似事故再次发生。七、教育培训与宣传（一）教育培训1.定期组织档案工作人员参加安全保卫知识培训，培训内容包括法律法规、安全操作规程、应急处置技能等。培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，提高培训效果。2.新入职人员要进行专门的安全保卫岗前培训，使其熟悉本局安全保卫制度和工作要求，掌握基本的安全防范知识和技能。培训合格后方可上岗。（二）宣传工作1.利用内部宣传栏、网站、微信公众号等平台，广泛宣传档案安全知识和法律法规，提高全局人员的安全意识和责任感。2.结合“6·9”国际档案日等活动，开展形式多样的档案安全宣传活动，向社会公众普及档案安全知识，增强公众对档案安全保护的认识和支持。八、奖惩制度（一）奖励1.对在档案安全保卫工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金奖励等。2.表现突出的情形包括：及时发现并排除重大安全隐患，避免档案安全事故发生；在应急处置过程中表现英勇，有效保护档案安全；提出创新性的安全管理建议，取得显著成效等。（二）惩罚1.对违反档案安全保卫制度，