档案书写制度

档案书写制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，规范档案书写行为，确保档案的真实性、完整性和准确性，提高档案利用价值，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成过程中的书写活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案书写必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求。2.真实准确原则：如实记录工作活动和业务情况，数据、信息等应准确无误。3.规范统一原则：采用统一的格式、字体、书写规范等，确保档案的规范性和一致性。4.及时完整原则：在规定时间内完成档案书写，并保证内容完整，不遗漏重要信息。二、档案书写人员职责（一）直接书写人员1.负责按照规定的格式、内容要求，及时、准确地书写本人工作范围内产生的各类档案材料。2.对所书写档案材料的真实性、完整性负责，确保记录的信息与实际工作情况相符。3.在书写过程中，发现问题及时向相关负责人汇报，并协助解决。（二）审核人员1.对直接书写人员提交的档案材料进行审核，检查内容是否完整、准确，格式是否规范。2.对审核中发现的问题提出修改意见，督促直接书写人员及时整改。3.对审核通过的档案材料签字确认，承担相应审核责任。（三）部门负责人1.负责组织本部门档案书写工作，确保各项档案书写任务按时完成。2.对本部门档案书写质量进行监督检查，协调解决书写过程中出现的问题。3.审核本部门提交的重要档案材料，对档案的准确性和完整性负总责。三、档案书写规范（一）书写材料1.应使用耐久性好、不易褪色的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，禁止使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔书写。2.对于电子档案，应采用符合公司/组织规定的存储格式和软件，确保数据的长期可读性和安全性。（二）书写格式1.字体字号：一般采用宋体小四号字，特殊情况按照公司/组织统一要求执行。2.页面设置：A4纸，页边距上下左右各2.5cm，左侧装订。3.段落格式：首行缩进2个字符，行距为固定值28磅。4.编号规则：按照公司/组织制定的档案编号体系进行编号，确保档案编号的唯一性和系统性。（三）内容要求1.准确清晰：语言表达准确、简洁，避免模糊不清或歧义性表述。书写内容应清晰易读，便于日后查阅和理解。2.逻辑连贯：各项内容之间应逻辑紧密，层次分明，按照合理的顺序组织排列。3.完整齐全：涵盖工作活动的各个方面，包括时间、地点、人物、事件经过、结果等关键要素，不得遗漏重要信息。四、档案书写流程（一）起草1.直接书写人员根据工作实际情况，按照档案书写规范要求起草档案材料。2.在起草过程中，应充分收集相关资料和数据，确保内容真实可靠。（二）审核1.起草完成后，直接书写人员将档案材料提交给审核人员进行审核。2.审核人员按照审核职责，对档案材料进行全面细致的审核，提出审核意见。3.直接书写人员根据审核意见进行修改完善，直至审核通过。（三）签字确认1.审核通过的档案材料，由直接书写人员、审核人员和部门负责人签字确认。2.签字应使用黑色中性笔，签全名，注明日期，确保签字的真实性和有效性。（四）归档1.签字确认后的档案材料，按照公司/组织档案管理部门规定的时间和程序进行归档。2.档案管理部门对归档的档案进行整理、编目、上架等操作，确保档案妥善保管。五、特殊档案书写规定（一）机密档案1.机密档案的书写应在符合保密要求的环境中进行，书写人员应严格遵守公司/组织的保密制度。2.机密档案的内容应严格加密，电子档案应设置相应的访问权限，纸质档案应存放在专门的保密柜中。3.机密档案的传递、借阅等应按照公司/组织制定的保密流程进行，确保机密信息不泄露。（二）财务档案1.财务档案书写应遵循国家财务法规和公司/组织财务制度，确保财务数据的准确性和合规性。2.财务档案的书写格式和内容应符合财务报表编制要求，相关凭证、报表等应妥善保存，以备审计和查询。3.财务档案的销毁应按照规定的程序进行，经过严格审批后，由专人负责销毁，确保财务信息的安全性。（三）人事档案1.人事档案书写应真实反映员工的基本情况、工作经历、考核评价等信息。2.人事档案材料应及时更新，确保档案内容的时效性和准确性。3.人事档案的查阅、借阅应按照公司/组织人事管理规定进行，严格履行审批手续，保护员工个人隐私。六、档案书写监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案书写监督小组，定期对各部门档案书写情况进行检查。2.监督小组通过抽查档案、听取汇报等方式，检查档案书写是否符合制度要求，发现问题及时督促整改。（二）外部审计1.定期接受外部审计机构对公司/组织档案管理情况的审计，包括档案书写的合规性检查。2.对于审计提出的问题，积极配合整改，完善档案书写制度和管理流程。（三）违规处理1.对于违反档案书写制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.因违规书写导致档案信息失真、丢失等严重后果的，依法依规追究相关人员的责任。七、档案书写培训与宣传（一）培训1.定期组织档案书写培训，提高员工的档案书写技能和意识。2.培训内容包括档案书写规范、流程、法律法规等，采用集中授课、案例分析等多种形式进行。（二）宣传1.通过内部刊物、宣传栏等渠道，宣传档案书写制度的重要性和相关要求。2.发布档案书写工作动态和优秀案例，引导员工积极参与档案管理工作，提高档案书写质量。八、附则（一）解释权本