机关保密档案制度

机关保密档案制度一、总则（一）目的为加强本机关保密档案管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用、销毁等过程中的保密管理。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关保密法律法规和档案管理规定，依法开展保密档案工作。2.安全保密原则：确保档案信息在各个环节的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确各级管理职责。4.便捷高效原则：在确保安全保密的前提下，优化档案管理流程，提高工作效率，为机关工作提供有效支持。二、保密档案管理职责（一）保密委员会职责1.贯彻执行国家有关保密工作的方针、政策和法律法规，制定本机关保密工作规划和制度。2.组织协调本机关保密工作，研究解决保密工作中的重大问题。3.监督检查本机关各部门保密工作落实情况，对违反保密规定的行为进行查处。4.开展保密宣传教育，提高全体工作人员的保密意识。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善本机关档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理本机关各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.对本机关各部门档案管理工作进行指导和监督，定期检查档案管理情况。4.负责档案信息化建设，确保档案信息系统的安全稳定运行。5.按照保密规定，对档案进行密级划分和标识，严格控制档案的查阅、借阅范围。（三）各部门负责人职责1.为本部门保密档案管理工作的第一责任人，负责组织落实本部门的保密档案管理工作。2.对本部门工作人员进行保密教育，提高工作人员的保密意识和责任意识。3.监督本部门工作人员在档案管理过程中的保密行为，确保档案信息安全。4.配合档案管理部门做好本部门档案的整理、移交等工作。（四）档案工作人员职责1.严格遵守保密制度，认真履行档案管理职责，确保档案信息安全。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.按照规定办理档案的查阅、借阅、归还等手续，做好登记和记录。4.对档案信息进行定期检查和维护，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参加保密培训和业务学习，不断提高自身业务水平和保密意识。三、保密档案的范围与密级划分（一）保密档案的范围1.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件、资料、图表、数据等。2.机关内部在一定时期内需要保密的工作文件、会议记录、调研报告、统计报表等。3.其他按照法律法规和本机关规定需要保密的档案。（二）密级划分保密档案分为绝密、机密、秘密三级。1.绝密级：是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。包括涉及国家核心机密的文件、资料、技术等。2.机密级：是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。包括涉及国家安全、国防建设、外交政策等方面的重要文件、资料等。3.秘密级：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。包括机关内部不宜公开的工作文件、业务资料等。四、保密档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时完整。2.收集的档案材料应包括纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等各种形式。3.对收集到的档案材料，应进行初步审核，确保材料真实、准确、完整，符合归档要求。（二）整理1.档案管理人员应按照档案管理的有关规定，对收集到的档案材料进行分类整理。2.分类应遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。3.对纸质档案，应进行装订、编页、编号、编目等工作；对电子档案，应进行格式转换、数据备份、分类存储等处理。4.整理后的档案应编制目录，建立索引，便于查找和利用。五、保密档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应安装必要的安全防护设备，如监控系统、报警装置、消防器材等。3.档案库房应与办公区域分开，限制无关人员进入。（二）保管方式1.纸质档案应按照不同类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，存储设备应定期进行检查和维护，确保数据安全。3.对重要的保密档案，应采取加密存储、异地备份等措施，防止数据丢失或泄露。（三）保管期限保密档案的保管期限应根据国家有关规定和档案的重要性、时效性等因素确定。一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：对涉及国家核心机密、具有重要历史价值或长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：对在较长时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为50年左右。3.短期保管：对在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年左右。（四）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换存储设备、调整保管环境等。3.定期检查应做好记录，对发现的问题和处理情况进行详细记载。六、保密档案的利用（一）查阅1.本机关工作人员因工作需要查阅保密档案，应填写《保密档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人审核同意后，报档案管理部门批准。2.档案管理部门应根据申请内容，确定查阅范围和方式，并安排专人负责查阅服务。3.查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中，应遵守保密规定，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅保密档案的，应填写《保密档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和保密委员会负责人审批同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。借阅期间，档案如有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅结束后，借阅人员应按时归还档案，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人员核实处理。（三）复制1.如需复制保密档案，应填写《保密档案复制申请表》，注明复制目的、内容、范围等，经所在部门负责人审核同意后，报档案管理部门批准。2.档案管理部门应根据申请内容，确定复制范围和方式，并安排专人负责复制服务。3.复制的档案应与原件内容一致，并按照保密规定进行标识和管理。复制完成后，应将原件和复制件一并归还档案管理部门，并办理归还手续。4.复制的档案应严格控制使用范围，不得擅自扩大传播。七、保密档案的销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的保密档案进行鉴定，确定档案是否仍需继续保存。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管状况等因素，综合评估档案的销毁必要性。3.对仍需继续保存的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《保密档案销毁清单》。（二）审批1.《保密档案销毁清单》应报档案管理部门负责人、保密委员会负责人审批。2.经审批同意销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。（三）销毁1.保密档案的销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎、电子数据擦除等。2.销毁工作应在档案管理部门指定的场所进行，由专人负责监督销毁过程，确保销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁完成后，监督人员应在《保密档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。八、监督与检查（一）内部监督1.保密委员会应定期对本机关保密档案管理工作进行监督检查，及时发现和解决存在的问题。2.档案管理部门应加强对各部门档案管理工作的日常监督，对发现的违规行为及时进行纠正和处理。3.各部门负责人应定期对本部门保密档案管理工作进行自查，确保本部门档案管理工作符合规定要求。（二）外部检查1.积极配合国家有关部门和上级机关对本机关保密档案管理工作的检查，如实提供相关资料和情况。2.根据外部检查意见，及时整改存在问题，完善保密档案管理制度。（三）责任追究1.对违反本制度规定，导致档案信息泄露、丢失、损坏等事故的单位和个人，应依法依规追究责任。2.责任追究方式包括批评教育、责令改正、通报批评、党纪政纪处分等；构成犯罪的，依法追究刑事责任。九、培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度保密档案管理培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训计划应根据国家法律法规和行业标准的变化，以及本机关保密档案管理工作的实际需要进行调整和完善。（二）培训内容1.国家有关保密法律法规和档案管理规定。2.保密档案管理的基本知识和技能，如档案分类、整理、编目、保管、利用等。3.保密意识教育，提高工作人员对保密工作重要性的认识。4.案例分析，通过实际案例分析，增强工作人