光盘档案归档制度

光盘档案归档制度一、总则（一）目的为了加强公司光盘档案的管理，确保光盘档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的光盘档案的归档管理。（三）定义1.光盘档案：指公司各部门在各项工作中直接形成的，具有保存价值的，以光盘为载体的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.归档：指将办理完毕且具有保存价值的光盘档案，按照规定的程序和要求，移交至档案管理部门集中保存的过程。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善光盘档案归档制度，并监督执行。指导各部门做好光盘档案的收集、整理和初步审核工作。负责光盘档案的接收、存储、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2.各部门负责本部门工作活动中形成的光盘档案的收集、整理和立卷，并定期向档案管理部门移交。配备专（兼）职人员负责本部门光盘档案的管理工作，确保档案的真实、完整和安全。二、光盘档案的收集（一）收集范围1.公司各类会议形成的光盘，包括会议记录、领导讲话、演示文稿等。2.业务活动中拍摄的照片、视频等资料，如项目验收、产品推广、市场调研等。3.科研项目研究过程中产生的实验数据、研究报告、技术文档等相关光盘。4.公司对外宣传活动中制作的宣传片、广告片、新闻报道等光盘。5.电子文件转化而来的光盘，如重要合同、协议、公文等的电子备份。6.其他具有保存价值的光盘资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责光盘档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的光盘应保证内容真实、准确，图像清晰、声音清楚，载体完好。3.对于重要的光盘档案，应同时收集相关的文字说明材料，包括光盘内容简介、拍摄时间、地点、人物、背景等信息。4.收集的光盘应进行编号或标识，以便于识别和管理。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用部门代码+年份+流水号的方式进行编制。（三）收集时间1.对于日常工作中形成的光盘档案，应在工作结束后及时收集归档。2.对于重大活动、项目等形成的光盘档案，应在活动结束或项目完成后的[X]个工作日内完成收集工作。3.各部门应于每年[具体时间]前，将上一年度形成的光盘档案整理后移交至档案管理部门。三、光盘档案的整理（一）分类原则1.按照光盘档案的内容、来源、时间等因素进行分类，确保分类科学合理，便于查找和利用。2.可分为综合管理类、业务工作类、科研项目类、宣传活动类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。（二）分类方法1.综合管理类：包括公司行政、人事、财务、审计等方面的光盘档案，可按照文件类型、时间顺序等进行分类。2.业务工作类：根据公司不同业务部门的工作内容进行分类，如市场营销、生产管理销售、质量管理等，每个业务类别下再按照项目、业务环节等进一步细分。3.科研项目类：按照科研项目的名称、阶段等进行分类，可分为项目申报、研究过程、成果验收等阶段。4.宣传活动类：按照宣传活动的主题、形式等进行分类，如公司年会、产品发布会、公益活动等。（三）整理步骤1.对收集到的光盘进行清理，剔除重复、无用的光盘。2.根据分类原则和方法，对光盘进行分类编号，并制作相应的目录清单。目录清单应包括光盘编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。3.将光盘按照分类顺序排列，装入档案盒或光盘存储设备中，并在档案盒或存储设备上标明分类名称、编号等信息。4.对于重要的光盘档案，应建立电子索引，方便快速检索和查询。电子索引应与纸质目录清单相对应，确保信息一致。四、光盘档案的归档（一）归档流程1.各部门整理好的光盘档案，经本部门负责人审核签字后，填写《光盘档案移交清单》一式两份，一份留存本部门，一份随光盘档案一同移交至档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的光盘档案后，对其进行认真核对，检查光盘的数量、内容、整理质量等是否符合要求。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。3.经核对无误后，档案管理部门在《光盘档案移交清单》上签字确认，并将光盘档案存入专门的存储设备中，按照分类顺序进行排列存放。4.档案管理部门应建立光盘档案归档台账，详细记录光盘档案的移交时间、名称、编号、来源、保管期限等信息，以便于查询和统计。（二）归档要求1.归档的光盘档案应保证载体完好，数据可读。对于存储重要数据的光盘，应定期进行检测和备份，防止数据丢失。2.归档的光盘档案应按照规定的分类方法进行整理和编号，确保档案的系统性和规范性。3.档案管理部门应及时将归档的光盘档案录入档案管理系统，实现档案信息的数字化管理，提高档案利用效率。五、光盘档案的保管（一）保管环境1.应设立专门的光盘档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施设备，确保光盘档案的安全。3.光盘档案应存放在专用的光盘存储架或光盘柜中，避免光盘受到挤压、碰撞和划伤。（二）保管期限1.光盘档案的保管期限应根据其重要程度、形成时间、预计利用价值等因素确定，分为永久、长期和短期三种。永久保管的光盘档案：主要是反映公司重大历史事件、重要业务活动、核心技术资料等具有长远保存价值的档案。长期保管的光盘档案：一般是保存期限在[X]年以上的档案，如公司年度工作总结、重要项目资料等。短期保管的光盘档案：保存期限在[X]年以下的档案，如一般性的业务文件、临时性活动资料等。2.各部门在整理光盘档案时，应根据上述保管期限的划分原则，提出初步的保管期限建议，经档案管理部门审核后确定。（三）保管检查1.档案管理部门应定期对光盘档案的保管情况进行检查，检查内容包括光盘的存储环境、载体状况、数据可读性等。2.每季度至少进行一次全面检查，每年进行一次盘点清查，确保光盘档案的数量、质量和存储位置准确无误。3.如发现光盘档案存在损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复或补充，并查明原因，追究相关人员的责任。六、光盘档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.光盘档案的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、便于利用的原则，确保鉴定结果准确可靠。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、现实利用价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁价值。（二）鉴定组织1.成立由档案管理部门、相关业务部门负责人和专业技术人员组成的光盘档案鉴定小组，负责对光盘档案进行定期鉴定。2.鉴定小组应制定鉴定工作计划，明确鉴定的范围、方法、程序和标准等。（三）鉴定方法1.对光盘档案进行逐盘审查，检查档案的内容是否真实、完整，是否仍具有保存价值。2.参考档案的保管期限、利用情况等因素，综合判断档案的存毁价值。对于已超过保管期限且确无利用价值的光盘档案，可考虑予以销毁。3.对于涉及公司商业秘密、知识产权等重要信息的光盘档案，应严格按照相关法律法规和公司规定进行鉴定和处理，确保信息安全。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的光盘档案，应填写《光盘档案销毁清单》，详细列出光盘的编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。2.《光盘档案销毁清单》经鉴定小组组长审核签字后，报公司主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。销毁过程应进行记录，可采用拍照、录像等方式，确保销毁工作彻底、合规。4.销毁工作完成后，档案管理部门应在《光盘档案销毁清单》上注明销毁方式、时间、地点等信息，并将销毁清单存档。七、光盘档案的利用（一）利用原则1.光盘档案的利用应遵循保密、规范、高效的原则，确保档案信息的安全和合理利用。2.利用光盘档案应严格按照规定的程序和权限进行审批，不得擅自扩大利用范围。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅光盘档案的，应按照规定办理相关手续。2.外单位因工作需要查阅、借阅公司光盘档案的，须经公司主管领导批准，并签订保密协议。3.涉及公司商业秘密、知识产权等重要信息的光盘档案，利用时应严格遵守相关法律法规和公司规定，确保信息安全。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门指定的场所查阅光盘档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。查阅时，利用者不得擅自对光盘进行复制、修改、删除等操作。2.借阅：因工作需要确需借阅光盘档案的，利用者应填写《光盘档案借阅申请表》，注明借阅目的、期限、归还时间等信息，经部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅者应对借阅的光盘档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制或传播档案内容。3.复制：利用者因工作需要复制光盘档案的，应填写《光盘档案复制申请表》，注明复制内容、用途、数量等信息，经部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。复制光盘档案应使用档案管理部门指定的设备和方法，确保复制内容与原件一致。复制后的光盘档案应按照规定进行编号和登记，并与原件一同