物业档案管理制度

物业档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司物业档案管理，确保物业档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥物业档案在物业管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等。（三）定义物业档案是指公司在物业管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它反映了物业从规划、建设到使用、维护等全过程的真实情况。（四）管理原则1.集中统一管理原则：物业档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映物业管理活动的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集物业从规划、建设到使用、维护等各个环节产生的档案资料，保证档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施确保物业档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理物业档案，对各类档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立物业档案数据库，实现档案的信息化管理，方便查询和利用。4.定期对物业档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，报公司领导批准后实施。5.负责档案的借阅、归还、查阅登记等工作，确保档案的安全和合理利用。6.指导和监督各部门的档案收集、整理工作，对档案管理人员进行培训。（二）各部门职责1.负责本部门在物业管理活动中形成的档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的完整、准确。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并及时将档案资料移交公司档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业规划设计资料：包括规划图纸、设计说明书、环境设计方案等。2.建设工程资料：工程立项文件、施工许可证、施工合同、竣工报告、竣工验收备案表等。3.设备设施资料：设备采购合同、安装调试记录、使用说明书、维护保养手册等。4.业主资料：业主入住登记表、身份证复印件、购房合同、联系方式等。5.物业服务资料：物业服务合同、服务标准、工作计划、工作记录、考核评估资料等。6.财务资料：物业收费记录、财务报表、审计报告等。7.其他资料：与物业管理有关的会议纪要、通知、投诉处理记录、照片、录像等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在物业管理活动中形成的档案资料，并进行初步整理。2.档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料。3.对电子文件应进行备份，确保数据的安全和完整。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为综合管理类、房屋及共用设施设备类、业主及住户类、物业服务类、财务类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，以便快速检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于查阅。四、档案的保管（一）保管期限物业档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：涉及物业产权、规划、建设等重要文件，以及具有历史查考价值的文件。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年，主要包括物业维修改造记录、设备设施运行记录等。3.短期保管的档案：保管期限为1年至15年，如一般性的物业服务记录、业主投诉处理记录等。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.根据档案的载体形式，采取不同的保管措施。对纸质档案应存放在专用的档案柜中，对电子档案应定期进行备份，并存储在安全的存储设备中。（三）档案的清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案的数量准确、存放位置正确。2.每年对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况，如发现问题应及时采取措施进行处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅档案。2.业主或相关单位因合法权益需要查阅与其相关的档案。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.业主或相关单位查阅档案，需提供有效证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司相关部门审核同意后，到档案管理部门查阅。3.司法机关、行政机关查阅档案，需出具正式的查阅函，经公司领导批准后，由档案管理部门安排专人协助查阅。（三）利用方式1.档案管理部门应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件。2.查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。3.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的收费标准收取费用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将其归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的物业档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编目、存储。2.系统建设：开发物业档案信息化管理系统，具备档案录入、查询、统计、借阅、鉴定、销毁等功能。3.数据安全：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全。4.系统维护：定期对信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握信息化