高校档案汇编制度

高校档案汇编制度一、总则（一）目的为加强高校档案管理，规范档案汇编工作，有效整合和利用档案资源，为学校教学、科研、管理等各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院在档案形成、整理、保管及汇编过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案汇编应确保所收录档案内容真实、准确，如实反映学校各项工作的历史面貌。2.完整性原则：全面收集学校在不同时期、不同领域形成的各类档案，保证汇编内容的完整性。3.系统性原则：对档案进行科学分类、整理和编排，使其具有系统性和逻辑性，便于查阅和利用。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善学校档案汇编制度及相关工作流程。2.统筹规划全校档案汇编工作，明确各阶段工作任务和要求。3.组织开展档案收集、整理、鉴定、保管等基础工作，确保档案质量。4.对各部门、各学院档案汇编工作进行指导、监督和检查。5.负责档案汇编成果的审核、验收及归档管理。（二）各部门、各学院职责1.负责本部门、本学院档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照学校档案汇编制度要求，配合档案管理部门做好相关档案的汇编工作。3.明确专人负责档案管理工作，保障档案工作的顺利开展。三、档案收集与整理（一）收集范围1.学校行政管理档案：包括学校各类会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、资产档案等。2.教学档案：涵盖教学计划、课程标准、教案、教材、教学成果、学生学籍档案等。3.科研档案：涉及科研项目申报、研究过程记录、科研成果、学术交流等方面的档案。4.学生工作档案：如学生奖惩记录、社会实践材料、就业指导与服务档案等。5.党群工作档案：包括党组织建设、党员教育管理、群团活动等相关档案。（二）收集要求1.各部门、各学院应明确档案收集责任人，定期收集本部门、本学院产生的各类档案。2.档案收集要做到及时、完整，确保档案材料不遗漏、不丢失。3.对重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。（三）整理标准1.遵循档案形成规律和特点，按照档案的来源、时间、内容等进行分类整理。2.档案整理应做到分类科学、组卷合理、编目准确、装订规范。3.编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、目录号、案卷号、题名、日期、页数、备注等项目，便于查找和利用。四、档案鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家及档案管理人员组成。2.鉴定小组依据国家有关档案保管期限的规定，结合学校实际情况，对档案进行逐卷鉴定。3.综合考虑档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：30年保管：反映学校一般工作活动，在一定时期内对学校工作有查考利用价值的档案，列为30年保管。10年保管：在较短时间内对学校工作有参考价值的档案，列为10年保管。五、档案汇编流程（一）汇编计划制定1.档案管理部门根据学校工作重点和档案资源状况，每年制定档案汇编计划。2.汇编计划应明确汇编主题、范围、时间要求、参与人员等内容。（二）档案筛选与整理1.根据汇编计划，从已整理的档案中筛选出符合汇编要求的档案材料。2.对筛选出的档案进行进一步整理，包括核对档案内容、补充缺失信息、规范格式等。（三）汇编内容编排1.按照汇编主题和逻辑顺序，对档案材料进行分类编排。2.可以采用章节、条目等形式，使汇编内容层次分明、条理清晰。3.编写汇编说明，介绍汇编的目的、范围、编排原则等内容，便于读者理解。（四）审核与校对1.汇编初稿完成后，由档案管理部门组织相关人员进行审核。2.审核内容包括档案内容的准确性、编排的合理性、格式的规范性等。3.对审核中发现的问题及时进行修改和完善，并进行多次校对，确保汇编质量。（五）汇编成果验收1.审核通过的汇编成果提交学校档案鉴定小组进行验收。2.验收小组按照相关标准对汇编成果进行全面审查，提出验收意见。3.验收合格的汇编成果方可正式归档保存，并提供利用。六、档案汇编成果管理与利用（一）成果归档1.档案汇编成果验收合格后，由档案管理部门按照档案管理规定进行归档。2.归档时应编制归档目录，注明汇编成果的名称、年份、保管期限等信息。（二）存储与保管1.采用电子和纸质两种方式存储档案汇编成果。2.电子存储应选择安全可靠的存储设备，并进行备份，防止数据丢失。3.纸质档案应存放在专门的档案库房，确保档案的安全保管。（三）利用服务1.建立档案汇编成果查阅利用制度，明确查阅流程和要求。2.为学校内部各部门、各学院及师生提供档案汇编成果的查阅服务，满足其工作和学习需要。3.对涉及学校机密或不宜公开的档案汇编成果，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。七、监督与检查（一）监督机制1.学校设立档案工作监督小组，定期对档案汇编工作进行监督检查。2.监督小组由学校分管领导、纪检监察部门人员及档案管理部门负责人组成。（二）检查内容1.档案收集、整理、保管等基础工作是否符合要求。2.档案汇编制度的执行情况，包括汇编流程是否规范、成果质量是否达标等。3.档案安全管理措施的落实情况，如保密制度执行、档案存储环境等。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.相关部门和学院应按照整改通知书要求，认真进行整改，并将整改情况及时反馈给档案管理部