档案联合执法制度

档案联合执法制度一、总则（一）目的为加强档案管理，规范档案联合执法行为，保障档案法律法规的贯彻实施，维护档案的完整与安全，提高档案管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部涉及档案管理的各部门、各分支机构以及与档案管理相关的各类活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格依据国家有关档案法律法规和行业标准开展联合执法工作，确保执法行为合法、合规。2.协同配合原则档案管理部门与其他相关部门密切协作，形成合力，共同推进档案联合执法工作的有效开展。3.预防为主原则注重档案管理风险的预防和控制，通过加强日常监管和执法检查，及时发现和消除安全隐患。4.教育与处罚相结合原则在执法过程中，既要对违法行为进行严肃查处，又要注重对相关人员进行档案法律法规的宣传教育，提高档案管理意识。二、执法主体与职责分工（一）执法主体本公司/组织成立档案联合执法工作领导小组，作为档案联合执法的主体。领导小组由档案管理部门负责人担任组长，成员包括公司内部与档案管理相关的各部门负责人。（二）职责分工1.档案管理部门负责制定档案联合执法工作计划和方案，组织实施日常执法检查工作。对发现的档案违法行为进行调查取证，提出处理意见。负责与其他相关部门沟通协调，共同推进档案联合执法工作。建立健全档案执法档案，对执法过程中的各类文件、资料进行整理归档。2.其他相关部门按照各自职责，配合档案管理部门开展档案联合执法工作。负责对本部门涉及的档案管理情况进行自查自纠，及时发现和整改存在的问题。在执法检查过程中，提供必要的协助和支持，如提供相关文件、资料、数据等。三、执法程序（一）执法检查准备1.制定执法检查计划档案管理部门根据档案管理工作的实际情况，制定年度执法检查计划，明确检查的对象、内容、时间、方式等。2.组建执法检查组根据执法检查计划，从档案管理部门和其他相关部门抽调人员组成执法检查组，明确检查组组长和成员的职责分工。3.开展执法前培训对执法检查组人员进行执法前培训，使其熟悉档案法律法规和执法程序，掌握执法检查的方法和技巧。（二）现场检查1.出示执法证件执法检查组人员到达检查现场后,应向被检查单位出示执法证件，表明执法身份。2.听取汇报听取被检查单位关于档案管理工作的情况汇报，了解其档案管理的基本情况、存在的问题及改进措施等。3.查阅资料按照执法检查内容，查阅被检查单位的档案管理制度、档案收集、整理、保管、利用等方面的文件、资料、记录等，检查档案的真实性、完整性、准确性和安全性。4.实地查看实地查看被检查单位的档案库房、办公场所等，检查档案保管条件、设施设备配备等情况，确保档案保管环境符合要求。5.询问相关人员就档案管理工作中的有关问题，询问被检查单位的档案管理人员及其他相关人员，了解实际情况。（三）检查记录与取证1.制作检查记录执法检查组人员应如实记录检查情况，填写《档案联合执法检查记录》，详细记录检查的时间、地点、内容、发现的问题等，并由被检查单位负责人和检查人员签字确认。2.收集证据对检查中发现的档案违法行为，执法检查组人员应及时收集相关证据，如文件、资料、照片、录像、实物等，确保证据的真实性、合法性和关联性。3.证据保全对可能灭失或者以后难以取得的证据，执法检查组人员可以采取先行登记保存等措施，并在七日内及时作出处理决定。（四）检查结果反馈1.形成检查报告执法检查结束后，执法检查组应及时对检查情况进行总结分析，形成《档案联合执法检查报告》，报告内容包括检查的基本情况、发现的问题、处理建议等。2.反馈检查结果将《档案联合执法检查报告》反馈给被检查单位，要求其对检查中发现的问题进行限期整改，并提交整改报告。3.跟踪整改情况档案管理部门对被检查单位的整改情况进行跟踪检查，确保整改措施落实到位，问题得到有效解决。（五）行政处罚1.立案对经检查认定存在档案违法行为的，档案管理部门应及时立案，填写《档案行政处罚立案审批表》，报档案联合执法工作领导小组批准。2.调查取证立案后，档案管理部门应按照行政处罚程序的要求，对违法行为进行深入调查取证，进一步核实违法事实和证据。3.告知权利在作出行政处罚决定前，档案管理部门应向当事人告知其违法事实、处罚依据和拟作出的处罚决定，并告知当事人依法享有的陈述、申辩和听证等权利。4.听取意见认真听取当事人的陈述、申辩意见，对当事人提出的事实、理由和证据进行复核。当事人要求听证的，应按照听证程序组织听证。5.作出处罚决定根据调查取证情况和当事人的陈述、申辩意见，档案联合执法工作领导小组作出行政处罚决定，填写《档案行政处罚决定书》，并送达当事人。6.执行处罚决定当事人应在规定的期限内履行行政处罚决定,档案管理部门负责对处罚决定的执行情况进行监督检查。当事人对行政处罚决定不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼，但在复议和诉讼期间，不停止行政处罚决定的执行。四、执法监督与考核（一）内部监督1.建立执法监督机制档案联合执法工作领导小组定期对档案联合执法工作进行监督检查，确保执法程序合法、执法行为规范、执法结果公正。2.开展执法案卷评查定期对档案行政处罚案卷进行评查，发现问题及时整改，提高执法案卷质量。3.接受内部投诉举报设立内部投诉举报渠道，接受公司/组织内部人员对档案联合执法工作的投诉举报，对投诉举报事项及时进行调查处理。（二）外部监督1.接受上级部门监督主动接受上级档案管理部门和其他相关部门的监督检查，对提出的意见和建议认真整改落实。2.接受社会监督积极接受社会公众的监督，及时回应社会关切，不断改进档案联合执法工作。（三）考核评价1.建立考核评价指标体系制定档案联合执法工作考核评价指标体系，对档案管理部门和其他相关部门在档案联合执法工作中的表现进行量化考核。2.定期考核评价每年对档案联合执法工作进行一次考核评价，考核评价结果作为部门和个人评先评优、绩效奖励的重要依据。3.结果运用对考核评价结果优秀的部门和个人进行表彰奖励，对存在问题的部门和个人进行督促整改，并视情节轻重给予相应的处罚。五、执法保障（一）人员保障1.加强执法队伍建设定期组织档案联合执法人员参加业务培训和学习交流活动，提高执法人员的业务素质和执法能力。2.充实执法人员力量根据档案联合执法工作的需要，合理调配人员，确保执法工作顺利开展。（二）经费保障1.设立执法专项经费公司/组织设立档案联合执法专项经费，保障执法检查、调查取证、行政处罚、培训宣传等工作的正常开展。2.经费使用管理严格按照财务管理制度，对执法专项经费进行使用管理，确保经费使用合理、合规、透明。（三）装备保障1.配备必要的执法装备为档案联合执法人员配备必要的执法装备，如执法记录仪、电脑、打