档案回避制度

档案回避制度一、总则（一）目的为确保公司档案管理工作的公正性、客观性和保密性，防止因利益关系或其他因素影响档案管理的正常秩序，特制定本档案回避制度。本制度旨在规范公司内部涉及档案管理相关人员的行为，保障档案信息的真实、准确和完整，维护公司及相关方的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括但不限于档案管理人员、档案形成部门人员、档案查阅利用人员以及与档案管理工作相关的其他人员。（三）基本原则1.公正性原则：档案管理过程中应秉持公正立场，不受任何不当因素干扰，确保档案的整理、保管、利用等工作公平公正地开展。2.客观性原则：档案管理人员应如实记录和反映档案内容，不歪曲、不隐瞒事实，保证档案信息的客观真实性。3.保密性原则：严格遵守档案保密规定，对涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的档案信息予以妥善保护，防止信息泄露。4.回避原则：当存在可能影响档案管理公正性和客观性的情形时，相关人员应主动回避，不得参与相关档案管理环节。二、回避情形（一）利益关系回避1.档案管理人员与档案形成部门或个人存在直接或间接的经济利益关系，如持有相关部门或个人的股份、债权债务关系、经济担保关系等，可能影响其对档案管理的公正性判断时，应回避参与该部门或个人档案的整理、审核、保管及利用等工作。2.档案管理人员与档案查阅利用人员存在亲属关系（如夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系），或存在其他可能影响公正处理档案事务的密切关系时，应回避涉及该查阅利用人员相关档案的管理工作环节。3.档案管理人员在工作中与相关部门或个人存在潜在的利益冲突，如可能因档案管理工作结果而获得个人私利，或因未公正处理档案事务而遭受不利影响等情况，应主动回避相关档案管理工作。（二）工作关联回避1.档案形成部门人员在参与档案整理、归档过程中，若涉及本人或本部门直接相关的业务档案，可能因主观因素影响档案整理的准确性和客观性时，应回避该部分档案的整理工作，可由其他无利害关系的人员进行协助整理或交叉审核。2.档案查阅利用人员若曾参与过相关档案的形成过程，可能对档案内容存在主观偏向或记忆影响，从而影响对档案信息的客观理解和利用时，应回避参与涉及该档案的查阅利用审批环节，由其他独立人员进行审核把关。3.若档案管理人员在以往工作中与某部门或个人存在业务纠纷、矛盾冲突等情况，可能影响其对该部门或个人档案的公正管理时，应回避涉及该部门或个人档案的后续管理工作，直至相关纠纷或冲突妥善解决。（三）其他回避情形1.公司内部开展涉及档案管理的审计、调查等专项工作时，若审计、调查人员与被审计、调查部门或个人存在利益关系或其他可能影响工作公正性的因素，应回避参与相关工作。2.对于可能引发重大争议或敏感的档案管理事项，若相关人员与该事项存在潜在的利益关联或可能影响公正处理的因素，应主动回避，确保档案管理工作的公正性和客观性不受影响。三、回避程序（一）主动申报1.公司员工应主动了解本制度规定的回避情形，在涉及档案管理工作时，若发现自身存在可能需要回避的情况，应及时向所在部门负责人及档案管理部门进行书面申报，说明回避的具体情形及涉及的档案管理环节。2.部门负责人在知晓本部门员工可能存在回避情形时，应督促其及时申报，并对申报情况进行核实和确认。（二）审核与决定1.档案管理部门收到回避申报后，应及时进行审核，综合考虑申报事项的具体情况、可能对档案管理工作产生的影响等因素，提出初步审核意见。2.对于涉及重要档案管理事项或可能影响较大的回避申报，由档案管理部门负责人组织相关人员进行会审，必要时可征求公司法律顾问或其他专业人士的意见，最终做出是否批准回避申请及调整工作安排的决定。3.回避决定应在收到申报后的[X]个工作日内做出，并以书面形式通知申报人及相关部门。（三）工作交接与调整1.经批准回避的人员应在接到回避通知后的[X]个工作日内，与接手工作的人员进行全面、细致的工作交接，确保档案管理工作的连续性和准确性。交接内容包括已完成的工作进度、档案资料的存放位置、相关工作流程及注意事项等，并形成书面交接记录，由交接双方签字确认。2.相关部门应根据回避决定及时调整工作安排，重新指定合适的人员负责被回避人员原涉及的档案管理工作环节，确保档案管理工作不受影响，有序推进。四、回避监督与管理（一）内部监督1.公司设立档案回避制度监督小组，成员由档案管理部门负责人、人力资源部门负责人及公司内部审计人员等组成，负责对档案回避制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应重点检查回避申报情况是否属实、回避程序是否合规、工作交接是否完整等内容，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）投诉举报1.公司鼓励员工对违反档案回避制度的行为进行投诉举报，设立专门的投诉举报渠道，如举报邮箱、举报电话等，并向全体员工公开。2.对于收到的投诉举报信息，由档案管理部门负责进行调查核实，若情况属实，按照本制度规定对相关责任人进行严肃处理，并将处理结果及时反馈给举报人。（三）责任追究1.对于违反档案回避制度的人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。2.因违反档案回避制度给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并负责采取措施消除不良影响。3.对于故意隐瞒回避情形、拒不执行回避决定的人员，公司将依法依规严肃处理，直至追究其法律责任。五、档案管理工作规范（一）档案收集与整理1.档案形成部门应按照公司档案管理规定，及时、准确地收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并进行初步整理。整理过程中应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。2.档案管理人员应定期对各部门提交的档案进行检查和指导，确保档案收集的完整性和整理的规范性。对于不符合要求的档案，应及时反馈给形成部门进行补充或整改。（二）档案保管1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度控制设备等，确保档案的安全存放。2.档案管理人员应按照档案分类方案对档案进行科学分类、编号，并建立档案目录索引，便于快速查找和利用。同时，要定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确无误，档案实体与目录信息一致。3.对于电子档案，应采用安全可靠的存储方式，进行备份管理，并定期进行数据维护和检查，防止数据丢失或损坏。（三）档案查阅与利用1.公司员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等信息，并经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到查阅申请后，应根据本制度规定对申请人资格及申请事项进行审核，对于符合条件的申请，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅登记记录。查阅登记记录应包括查阅时间、查阅人姓名、查阅档案名称及内容、查阅用途等信息。3.档案查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或进行拍照、复印、扫描等操作。如需复制档案，应按照公司规定履行相应的审批手续，并由档案管理人员进行统一复制，确保复制件与原件一致。4.涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的档案，查阅利用应严格按照相关保密规定执行，限制知悉范围，并对查阅利用过程进行全程监督。六、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇具体问题或需要进一步明确相关规定，由档案管理部门根据实际情况进行研究和解释，并报公司管理层备案。（二）修订与完善随着公司业务发展和档案管理