统计档案管制制度

统计档案管制制度一、总则（一）目的为加强公司统计档案的管理，确保统计档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥统计档案在公司决策、管理和业务发展中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在统计工作中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于统计报表、统计调查资料、统计分析报告、统计台账等。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关统计档案管理的法律法规，依法进行统计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。2.集中统一原则：统计档案实行集中统一管理，由公司指定的专门部门负责统计档案的归口管理，确保统计档案的完整性和系统性。3.科学分类原则：按照统计档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找、利用和管理。4.安全保密原则：确保统计档案的安全，防止统计档案的泄露、损毁和丢失，严格遵守保密规定，对涉及公司商业秘密和敏感信息的统计档案进行妥善保管。二、统计档案的收集与整理（一）收集范围1.公司内部各部门定期报送的各类统计报表，包括月报、季报、年报等。2.统计调查项目中形成的调查方案、调查问卷、调查数据、调查总结等资料。3.统计分析报告，包括定期分析报告、专题分析报告、预测分析报告等。4.统计台账，记录公司各项业务活动的统计数据，如销售台账、生产台账、库存台账等。5.与统计工作相关的文件、会议记录、通知、批示等。（二）收集要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时、准确地向统计档案管理部门报送各类统计资料。2.报送的统计资料应内容完整、数据准确、逻辑清晰，并有相关人员的签字和盖章。3.统计档案管理部门应定期对收集到的统计资料进行核对和检查，发现问题及时通知相关部门进行更正和补充。（三）整理方法1.分类：按照统计档案的内容和性质，分为综合统计档案、专业统计档案和部门统计档案。综合统计档案包括公司整体的统计报表、统计分析报告等；专业统计档案按照公司的业务领域，如销售、生产、财务等进行分类；部门统计档案则是各部门自行形成的统计资料。2.编号：为便于统计档案的管理和查找，对每一份统计档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则，可采用年份+类别+顺序号的方式进行编制。3.装订：对纸张较多、较为零散的统计资料，应进行装订成册。装订时应注意整齐、牢固，不得影响档案的查阅和使用。4.编目：编制统计档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。编目应准确、清晰，便于查找和利用。三、统计档案的保管（一）保管期限1.短期保管：保管期限为15年的统计档案，主要包括一些临时性的统计报表、调查资料等。2.中期保管：保管期限为510年的统计档案，如部分年度统计报表、专项统计分析报告等。3.长期保管：保管期限为10年以上的统计档案，包括重要的统计报表、统计台账、统计分析报告等，以及涉及公司重大决策和战略规划的统计资料。（二）保管地点统计档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（三）保管措施1.建立档案台账：对统计档案进行详细登记，记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。2.定期检查：定期对统计档案进行检查，查看档案是否完好无损，有无受潮、发霉、虫蛀等情况。如发现问题，应及时采取措施进行处理。3.数字化管理：对重要的统计档案进行数字化处理，建立电子档案库，实现统计档案的信息化管理。电子档案应与纸质档案同步更新，并进行备份存储，防止数据丢失。4.安全保密管理：严格限制无关人员进入档案库房，对档案管理人员进行定期的安全保密教育，签订保密协议，防止统计档案的泄露。四、统计档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅统计档案，用于业务分析、决策支持、绩效考核等。2.外部单位因法定事由需要查阅公司统计档案，如政府部门进行统计执法检查、审计机构进行审计等。（二）利用流程1.申请：公司内部各部门如需查阅统计档案，应填写《统计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字后提交统计档案管理部门。外部单位如需查阅公司统计档案，应出具相关证明文件，并填写《统计档案查阅申请表》，经公司法定代表人或授权人签字同意后提交统计档案管理部门。2.审批：统计档案管理部门收到《统计档案查阅申请表》后，应进行审核。对于内部查阅申请，审核通过后报档案管理部门负责人审批；对于外部查阅申请，审核通过后报公司分管领导审批。3.查阅：经审批同意后，查阅人员应在统计档案管理部门指定的地点查阅统计档案。查阅时应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制、转借统计档案。如需复制统计档案，应经统计档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。4.归还：查阅完毕后，如果是借阅的统计档案，查阅人员应及时归还统计档案管理部门，并办理归还手续。统计档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。五、统计档案的销毁（一）销毁条件统计档案保管期满，且确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。对于涉及公司商业秘密、敏感信息或法律纠纷的统计档案，应在相关事项处理完毕后，经公司批准方可销毁。（二）销毁程序1.鉴定：统计档案管理部门应定期对保管期满的统计档案进行鉴定，提出销毁意见。鉴定工作应由档案管理人员、业务部门人员和公司分管领导组成的鉴定小组进行。2.审批：经鉴定小组鉴定同意销毁的统计档案，应填写《统计档案销毁申请表》，报公司法定代表人或授权人审批。3.销毁：经批准后，统计档案管理部门应指定专人负责销毁统计档案。销毁时应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。4.备案：统计档案销毁后，应将销毁情况进行备案，留存销毁记录和相关审批文件，以备查阅。六、统计档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责制定和完善统计档案管理制度，确保制度的有效执行。2.组织统计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，对统计档案管理工作进行全面监督和指导。3.协调与公司内部各部门及外部单位的关系，保障统计档案管理工作的顺利开展。4.定期对统计档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。（二）档案管理人员职责1.负责统计档案的日常收集、整理、分类、编号、编目、装订等工作，确保统计档案的完整和规范。2.按照规定的保管期限和保管要求，对统计档案进行妥善保管，定期检查档案的保管情况，及时发现和处理问题。3.负责统计档案的利用服务工作，按照利用流程为查阅人员提供档案查阅、复制等