华为档案制度

华为档案制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于华为公司总部及各分支机构、子公司等所有部门和员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、电子邮件、音频视频资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项活动，确保档案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案管理工作的组织、协调和指导。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和远程查询利用。4.对公司各部门档案管理工作进行监督、检查和指导，定期组织档案管理培训和考核。5.负责公司档案的鉴定、销毁工作，确保档案的安全保管和合理利用。6.参与公司重大项目、重要活动的档案管理工作，提供档案支持和服务。（二）各部门档案管理员各部门应指定专人担任档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要职责包括：1.负责本部门日常文件材料的收集、分类和初步整理，确保文件材料的齐全、完整。2.按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至公司档案管理部门。3.协助公司档案管理部门开展档案管理相关工作，如档案清查、借阅登记等。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在生产经营、行政管理、技术研发、财务管理、人力资源管理等各项活动中形成的文件材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、合作意向书等文件。3.公司内部会议记录、工作报告、统计报表等文件。4.公司员工的个人档案（包括入职档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等）。5.公司产品研发过程中的技术文档、图纸、测试报告等。6.公司各类活动的照片、视频、音频等资料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.对于重要文件材料，应在形成后及时收集，并确保原件的完整性。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，确保文件的可读性和可追溯性。4.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或删除。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.按照文件材料的类别、时间、来源等因素进行分类整理，便于查找和利用。3.同一类文件应按照重要程度、时间顺序等进行排列，确保文件的系统性。（四）整理方法1.分类：公司档案分为行政管理类、经营管理类、技术研发类、财务管理类、人力资源管理类、企业文化类等几大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号：为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性，且能反映档案的类别、年度、顺序等信息。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。四、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存储方式1.纸质档案应分类存放在档案架或档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和取用。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。备份数据应异地存放，确保数据的安全性。《华为档案制度》文档续（四）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（五）档案清查1.公司档案管理部门应定期对档案进行清查，确保档案的数量与目录一致，档案的保管状况良好。清查工作每年至少进行一次。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。五、档案利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。外部单位因特殊原因需要查阅公司档案的，应按照公司相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：员工可到公司档案管理部门查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅条件，并协助查阅人员查找所需档案。查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。2.借阅：员工因工作需要借阅档案时，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。（三）利用审批1.内部员工查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。涉及重要档案或机密档案的，需经公司分管领导审批。2.外部单位查阅公司档案，应提前向公司提交查阅申请，说明查阅目的、范围和时间等信息。公司档案管理部门对申请进行审核后，报公司分管领导审批。经批准后，外部单位查阅人员应在公司档案管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案带离公司。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、所在部门、档案名称、数量、用途、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、相关业务部门和公司领导等人员组成。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定工作应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁。具体鉴定标准如下：1.已超过保管期限，且在今后工作中无查考利用价值的档案，可予以销毁。2.虽未超过保管期限，但已失去保存价值或已被新的档案所替代的档案，可予以销毁。3.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应按照保密规定进行保管，不得擅自销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清单归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的公司档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索和利用，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化系统功能1.档案录入：支持多种格式的电子文件录入，并能自动提取文件的元数据信息，如题名、日期、作者等。2.档案分类管理：按照公司档案分类标准，对电子档案进行分类管理，方便查找和利用。3.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按关键词、题名、日期、保管期限等进行检索，快速定位所需档案。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全，只有授权人员才能访问和操作相关档案。5.备份与恢复：定期对电子档案进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。6.统计分析：对档案的利用情况、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）电子文件管理1.公司各部门应按照档案管理部门的要求，及时将电子文件上传至档案信息化管理系统。上传的电子文件应确保格式规范、内容完整、元数据准确。2.在电子文件的形成、办理过程中，应严格按照公司电子文件管理规定进行操作，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。3.档案管理部门应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可访问性。八、档案保密管理（一）保密制度1.公司制定档案保密制度，明确档案保密工作的职责、范围、措施等内容，确保档案信息的安全。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。（二）保密教育1.公司定期组织员工进行档案保密教育，提高员工的保密意识和责任感。保密教育内容包括保密法律法规、公司保密制度、档案保密知识等。2.新员工入职时，应进行档案保密培训，使其了解公司档案保密工作的要求和规定。（三）保密措施1.对档案库房、档案管理办公室等场所进行安全防护，设置门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。2.对涉及保密档案的计算机、存储设备等进行加密处理，