档案实规章制度

档案实规章制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本规章制度。本制度适用于公司各部门及全体员工，旨在规范档案管理工作流程，保障公司各项业务活动的顺利开展，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司在经营管理活动中形成的各类文件、资料、记录等档案，包括但不限于行政文件、财务档案、业务合同、技术资料、人事档案等。涵盖公司总部及各分支机构、子公司的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的客观、准确。2.完整性原则：全面收集、整理公司在各个业务环节产生的档案，保证档案的齐全、完整，避免遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保档案的整理、分类、编号、存储等工作规范统一。5.便利性原则：注重档案的利用效率，建立科学合理的档案检索体系，方便公司员工及相关人员查询和使用档案。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施和监督检查。2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、编号、整理、存储及保管。3.建立档案检索系统，负责档案的查询、借阅、归还等服务工作，确保档案的及时有效利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和价值。5.组织开展档案管理培训工作，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。6.参与公司重大活动、项目的档案管理工作，提供档案管理方面的专业支持。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和临时保管工作，确保本部门档案的齐全、完整。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，及时提供所需档案信息。4.负责本部门档案管理工作的日常监督和检查，发现问题及时向档案管理部门报告并协助解决。（三）公司领导职责1.公司领导应重视档案管理工作，将档案管理纳入公司整体管理体系，对档案管理工作给予指导和支持。2.审批档案管理工作中的重要事项，如档案管理制度的修订、档案销毁计划等。3.带头遵守档案管理制度，督促公司员工严格执行档案管理规定。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在日常经营管理活动中形成的各类文件、资料、记录，包括但不限于：行政文件：公司发布的各类通知、决定、报告、请示、会议纪要等。财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。业务合同：销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等各类经济合同。技术资料：产品研发资料、项目技术文档、工艺文件、图纸等。人事档案：员工个人基本信息、入职离职资料、培训记录、考核评价等。其他档案：公司获得的荣誉证书、资质证书、知识产权文件等。2.公司员工在工作中形成的与公司业务相关的个人工作记录、调研报告、工作成果等资料。3.公司对外交流合作中产生的各类文件、协议、备忘录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.档案收集人员应及时收集本部门在各项业务活动中形成的档案，不得拖延或遗漏。3.对于重要文件、紧急文件或需特殊保管的档案，应优先收集并及时移交档案管理部门。4.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。（三）整理方法1.档案管理部门对收集到的档案进行统一整理，按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.分类后的档案应进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的标识和查询。3.对每份档案进行编目，编目内容包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，确保档案信息的完整准确。4.按照档案的分类和编号顺序，将档案装订成册或装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准范围。3.档案库房内应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等设施，以保障档案的安全。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.根据档案的保管期限和重要程度，采取不同的保管方式。对于永久保管的档案，应采用纸质档案与电子档案同时保存的方式；对于定期保管的档案，可根据实际情况选择纸质档案或电子档案保存，但应确保档案的可追溯性。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。4.对档案的存放位置应建立详细的索引目录，便于快速查找档案。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、定期（10年、30年等）。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、终止等重要文件，公司章程、股东会议记录、董事会决议以及涉及公司重大权益和重要资产的文件等。3.定期保管的档案根据其性质和重要程度确定保管期限，如行政文件、财务档案、业务合同等一般保管期限为10年或30年，人事档案等根据相关规定确定保管期限。4.档案保管期限届满后，档案管理部门应会同相关部门进行鉴定，对确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要可查阅、借阅公司档案。2.外部单位因业务合作、审计、法律纠纷等需要，经公司批准后可查阅相关档案。3.涉及国家机密档案的利用，应严格按照国家保密法律法规的规定执行。（二）利用流程1.内部查阅：员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，在档案库房中查找相应档案，并安排专人在指定地点提供查阅服务。查阅人员应在规定时间内完成查阅，并在《档案查阅登记表》上签字确认。查阅过程中，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制档案，应按照规定办理复制手续。2.内部借阅：员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。档案管理部门根据审批结果，将借阅的档案交付借阅人员，并要求借阅人员在《档案借阅登记表》上签字确认。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自带出公司。借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如因特殊原因需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并办理续借手续。3.外部查阅：外部单位因业务合作、审计、法律纠纷等需要查阅公司档案，应提交正式的查阅申请函，注明查阅档案的范围、目的、查阅时间等信息，并加盖单位公章。公司相关部门对查阅申请进行审核，审核通过后，由档案管理部门按照内部查阅流程办理查阅手续。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案的安全和信息的保密。外部单位如需复制档案，应按照公司规定办理复制手续，并支付相应的复制费用。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务机密等重要信息的档案，未经公司批准，不得对外提供或泄露。2.档案利用人员不得擅自将档案用于非工作目的或向无关人员展示档案内容。3.对于借出公司的档案，借阅人员应严格遵守借阅期限和归还要求，如发现档案丢失、损坏等情况，应及时向档案管理部门报告并承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门兼职档案员及相关业务专家。2.档案鉴定工作小组负责定期对公司档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.根据国家法律法规、行业标准以及公司档案管理制度的要求，结合公司实际情况，制定档案鉴定标准。2.鉴定标准应综合考虑档案的形成时间、来源、内容、重要程度、保管期限等因素，对档案的价值进行评估。3.对于反映公司重大历史事件、重要业务活动、核心技术等具有重要价值的档案，应予以重点保护，延长保管期限或列为永久保管档案。（三）销毁流程1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经公司领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在《档案销毁记录》上签字确认销毁情况。4.销毁后的档案应在《档案销毁清单》上注明销毁日期、销毁方式等信息，并将《档案销毁清单》和《档案销毁记录》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储与管理，提高档案管理的效率和便捷性。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、共享利用，为公司决策提供及时准确的档案支持。3.确保档案信息化系统的安全稳定运行，保障档案信息的安全保密。（二）信息化管理措施1.对公司现有档案进行全面数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描后的电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案分类编号进行存储。2.在档案信息化管理系统中建立完善的档案检索体系，通过关键词、题名、日期、编号等多种方式进行档案检索，提高检索效率。3.加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，对不同人员的档案访问权限进行严格控制。采用加密技术对档案数据进行加密存储，防止数据泄露。4.定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和功能的不断完善。同时，做好数据备份工作，防止数据丢失。（三）电子档案管理要求1.电子档案应具备与纸质档案同等的法律效力，其格式应符合国家规定和公司要求，确保电子档案的可读性和可追溯性。2.电子档案的元数据应完整准确，包括文件题名、日期、来源、作者、格式等信息，以便于档案的管理和利用。3.对电子档案的修改、删除等操作应进行严格的权限控制和记录，确保电子档案的真实性和完整性。八、监督与检查（一）监督检查主体公司档案管理部门负责对公司各部门的档案管理工作进行日常监督检查，定期对档案管理情况进行全面检查。同时，公司内部审计部门可对档案管理工作进行专项审计，确保档案管理工作符合公司规定和法律法规要求。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等环节是否符合规定。2.各部门兼职档案员的工作履职情况，是否认真履行档案管理职责，档案管理工作是否规范有序。3.档案库房的安全管理情况，包括防火、防潮、防虫、防盗等措施是否落实到位。4.档案信息化管理系统的运行情况，数据备份、安全保密等措施是否有效。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对存在的问题制定详细的整改措施，并认真组织实施。整改完成后，应向档案管理部门提交整改报告。3.档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门，将按照公司规定进行严