档案收进制度

档案收进制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案收进制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的收进管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案收进应确保所接收的档案内容真实、可靠，如实反映公司/组织的各项工作活动。2.完整性原则：全面收集公司/组织在各个业务环节产生的档案，保证档案材料的齐全、完整，避免重要信息缺失。3.及时性原则：各部门及员工应及时将形成的档案移交至档案管理部门，确保档案收进的时效性，防止档案积压或丢失。4.规范性原则：档案收进过程应遵循国家相关法律法规以及行业标准，按照规定的程序和要求进行操作，保证档案管理的规范化。二、档案范围及分类（一）档案范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理记录等。2.业务经营类：涵盖市场营销、销售合同、采购订单、生产记录、质量检验报告、财务报表、审计资料、项目文档等与公司/组织业务运营直接相关的档案。3.技术研发类：包含科研项目立项报告、实验数据、技术图纸、专利文件、技术标准、产品设计文档等涉及技术研发过程的档案。4.客户关系类：如客户信息档案、客户沟通记录、售后服务档案、市场调研资料等与客户关系维护相关的档案。（二）档案分类1.按年度分类：将每年形成的档案分为不同的年度类别，便于按时间顺序进行整理和检索。2.按组织机构分类：根据公司/组织内部的部门设置，将档案分为各个部门的类别，明确档案的来源和归属。3.按档案内容性质分类：在上述分类基础上，进一步按照档案内容的性质进行细分，如行政管理类档案可细分为综合管理、人事管理、行政管理等子类别；业务经营类档案可细分为市场、销售、采购、生产、财务等子类别。三、档案收进流程（一）档案形成部门及员工职责（前端收集）1.各部门应指定专人负责档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案材料的完整性和准确性。2.在工作过程中，员工应及时将办理完毕的文件、资料等按照档案管理要求进行分类整理，并定期移交至部门档案管理人员。3.部门档案管理人员应对收集到的档案进行初步审核，检查档案材料是否齐全、完整，签字盖章等手续是否完备，对不符合要求的数据进行补充和修正。（二）档案移交1.部门档案管理人员在完成档案初步审核后，应定期（每月/每季度）将整理好的档案移交至公司/组织档案管理部门。2.移交时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、年度、类别等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.对于重要或紧急的档案，部门可提前与档案管理部门沟通，优先进行移交处理。（三）档案管理部门接收1.档案管理部门在收到移交的档案后，应按照既定的档案分类标准对档案进行再次审核和分类整理。2.核对《档案移交清单》与实际档案内容是否一致，对存在疑问的档案及时与移交部门沟通核实。3.将接收的档案按照规定的存储方式进行妥善保管，建立档案存储索引，以便快速查找和调阅。四、档案质量要求（一）内容完整档案应包含与业务活动相关的所有必要信息，如文件的正文、附件、审批意见、签字盖章页等，确保档案能够全面反映工作过程和结果。（二）格式规范1.文件格式应符合国家相关标准和公司/组织内部规定，如公文格式应按照《党政机关公文格式》执行，电子文档应采用通用的办公软件格式（如.docx、.xlsx、.pdf等）。2.纸张质量应良好，大小统一（A4或A3），页面整洁，字迹清晰，签字盖章应清晰可辨。（三）签字盖章齐全档案中的各类文件应按照规定进行签字、盖章，明确责任主体和审批流程。签字人应字迹清晰、可辨认，盖章应完整、清晰，符合法律效力要求。（四）日期准确档案中涉及的日期应准确无误，包括文件的形成日期、审批日期、生效日期等，确保档案信息具有时效性和真实性。五、特殊档案收进规定（一）电子档案1.电子档案应与纸质档案同步收集，确保内容一致。电子档案应按照规定的命名规则进行命名，便于识别和管理。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的索引目录，方便快速检索。3.对于涉及公司/组织机密信息的电子档案，应采取加密存储、访问控制等安全措施，确保信息安全。（二）声像档案1.声像档案包括照片、录音、录像等资料，在收集过程中应确保内容清晰、完整，能够真实反映相关事件或活动。2.照片应注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息；录音、录像应标注录制日期、主题、参与人员等内容。3.声像档案应进行数字化处理，并按照电子档案的管理要求进行存储和管理。（三）实物档案1.实物档案主要指公司/组织在业务活动中形成的具有保存价值的物品，如奖杯、证书、印章、模型等。2.实物档案在收进时应进行详细登记，记录物品的名称、来源、日期、规格等信息，并拍照留存。3.实物档案应妥善保管，存放于专门的档案库房或展示区域，确保物品的安全和完好。六、档案收进的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立档案收进监督机制，定期对档案收进工作进行检查，确保档案收进流程的规范执行。2.档案管理部门应定期对各部门档案收进情况进行抽查，检查档案的完整性、准确性、及时性以及质量是否符合要求。3.对于发现的问题，应及时向相关部门反馈，并要求限期整改，整改情况应进行跟踪复查。（二）外部审计1.定期接受外部审计机构对公司/组织档案管理工作的审计，包括档案收进环节的合规性检查。2.根据审计意见，及时调整和完善档案收进制度及相关流程，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。七、档案收进的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司/组织的保密制度，对在档案收进过程中接触到的机密信息予以保密。2.在档案移交、整理和存储过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。对于涉及保密内容的档案，应在专门的保密区域进行处理。3.未经授权，任何人不得擅自查阅、复制、传播档案中的保密信息。（二）安全保障1.档案库房应具备完善的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全存储。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。同时，应制定应急预案，应对可能发生的安全事故。3.对于电子档案，应加强网络安全防护，防止黑客攻击、病毒感染等网络安全事件，确保电子档案数据的安全。八、附则（一）解释权本制度由公司/组织档案管理部门负责解释。（二）修订与更新随着公司/组织业务发展和档案