档案开放利用制度

档案开放利用制度一、总则（一）目的为了充分发挥档案的作用，规范档案开放利用工作，保障公民、法人和其他组织依法获取档案信息的权利，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各类档案的开放利用管理工作，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案开放利用工作合法合规。2.安全保密原则：在保障档案信息安全的前提下，依法依规开放利用档案，防止档案信息泄露。3.方便利用原则：简化利用手续，提高服务效率，为利用者提供便捷的档案利用服务。4.服务大局原则：围绕公司/组织中心工作，积极主动地提供档案信息服务，为公司/组织发展和社会建设服务。二、档案开放范围（一）可开放档案的界定1.凡属下列情况的档案，可向社会开放：涉及党和国家重大事件、重要政策，已解密或降密的档案；法律、法规规定应当开放的档案；本公司/组织形成的，不涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私，且已过保密期限的档案；本公司/组织认为可以开放的其他档案。2.涉及下列内容的档案，暂不开放：国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案；正在办理的涉及法律诉讼、行政复议、仲裁等案件的档案；按照有关规定，此类档案需在案件终结后，经相关部门批准方可开放；涉及国家安全、公共安全、经济安全和社会稳定等敏感信息的档案；其他不宜开放的档案。（二）开放档案的鉴定1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、保密部门代表等组成。2.档案鉴定小组定期对库存档案进行鉴定，根据档案的形成时间、内容性质、保密期限等因素，确定档案是否可开放。3.对拟开放的档案，档案鉴定小组应进行逐卷审查，确保档案内容符合开放条件。经鉴定可开放的档案，应填写《档案开放鉴定表》，注明开放时间、利用范围等，并由鉴定小组成员签字确认。三、档案利用手续（一）利用者身份验证1.中国公民、法人和其他组织利用本公司/组织档案，应出示有效身份证件或单位介绍信。2.境外组织和个人利用本公司/组织档案，须经有关部门批准，并按照国家有关规定办理相关手续。（二）利用申请与受理1.利用者需填写《档案利用申请表》，详细说明利用档案目的、内容、范围等信息。申请表应包括利用者姓名、单位、联系方式、申请利用档案的名称、文号、形成时间等内容。2.档案管理部门收到利用申请表后，应及时进行审核。审核内容包括利用者身份是否合法、利用目的是否合理、利用范围是否符合规定等。3.对于符合利用条件的申请予以受理，并向利用者出具《档案利用受理通知书》，告知利用者受理情况及档案查阅地点、时间等相关事宜。（三）利用登记与查阅1.利用者凭《档案利用受理通知书》到档案查阅地点进行查阅。档案管理人员应根据利用申请表，为利用者提供相应的档案，并在《档案利用登记簿》上详细记录利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、查阅内容等信息。2.查阅档案时，利用者应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点。如需复印、摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.档案管理人员应对利用者的查阅行为进行监督，确保档案安全和完整。如发现利用者有违规行为，应及时制止，并按照规定进行处理。（四）利用期限与归还1.档案利用期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长利用期限的，利用者应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.利用期满后，利用者应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用者的责任。四、档案利用方式（一）查阅利用者可在档案管理部门指定的查阅地点查阅档案原件或复印件。查阅时，档案管理人员应提供必要的协助，如查找档案、提供档案目录等。（二）借阅1.对于确需借阅档案原件的利用者，档案管理部门应按照规定办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。2.借阅档案时，档案管理人员应向利用者发放《档案借阅证》，并在《档案借阅登记簿》上详细记录借阅者姓名、单位、借阅时间、档案名称、借阅期限等信息。3.利用者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。（三）复制1.利用者如需复制档案内容，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息。申请表应经档案管理部门负责人审核批准。2.档案管理人员应按照利用者的申请，对档案进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。3.复制档案的费用由利用者承担，收费标准按照国家有关规定执行。（四）出具证明1.利用者如需档案管理部门出具档案证明，应填写《档案证明申请表》，注明证明内容、用途等信息。申请表应经档案管理部门负责人审核批准。2.档案管理部门应根据利用者的申请，对相关档案进行核实后，出具档案证明。档案证明应加盖档案管理部门印章，并注明出具日期。3.档案证明只限于证明档案的真实性、完整性和与原件相符等情况，不得作为其他用途。五、档案利用监督与管理（一）监督检查1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行监督检查，检查内容包括利用手续是否齐全、利用行为是否规范、档案是否安全完整等。2.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时采取措施进行整改，并对相关责任人进行批评教育或追究责任。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案利用过程中的安全管理，确保档案信息安全。查阅地点应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.档案管理人员应严格遵守安全操作规程，不得擅自离岗，不得在查阅地点使用明火、电器等设备。如发现安全隐患，应及时报告并采取措施进行处理。（三）统计分析1.档案管理部门应建立档案利用统计制度，定期对档案利用情况进行统计分析。统计内容包括利用者数量、利用档案数量、利用方式、利用目的等。2.通过对档案利用统计数据的分析，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作提供决策依据，不断改进档案服务质量。六、档案利用服务（一）服务方式1.现场服务：利用者可直接到档案管理部门查阅地点进行档案利用。档案管理部门应提供舒适、便捷的查阅环境，并安排专人负责接待和服务。2.电话咨询服务：设立档案利用咨询电话，为利用者提供档案利用相关问题的咨询解答服务。咨询电话应保持畅通，及时回复利用者的咨询。3.网络服务：建立档案管理信息系统，提供档案目录查询、在线申请利用等网络服务功能。利用者可通过互联网查询档案目录信息，并在线提交档案利用申请，提高档案利用效率。（二）服务质量考核1.制定档案利用服务质量考核标准，对档案管理部门的服务态度、服务效率、服务质量等进行考核评价。考核标准应明确具体、可操作性强。2.定