公司档案汇编制度

公司档案汇编制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，特制定本公司档案汇编制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的汇编管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集公司在生产经营、行政管理等活动中形成的各种门类和载体的档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理。5.方便利用原则：科学分类、整理档案，建立健全档案检索体系，便于档案的查阅和利用。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案、劳动合同，行政公文、函件等。2.财务审计类：财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告、审计决定，税务申报资料等。3.业务经营类：市场调研报告、营销策划方案，销售合同、订单，采购合同、协议，生产计划、工艺文件，质量检验报告、产品标准等。4.技术研发类：科研项目立项报告、研究成果报告，技术方案、设计图纸，专利申请文件、技术秘密资料等。5.基本建设类：工程项目立项批复、可行性研究报告，设计文件、施工图纸，工程合同、竣工验收报告等。6.党群工作类：党组织文件、会议记录，党员档案、入党申请书，工会文件、活动记录等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。2.年度：以公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类，分别用两位大写字母表示，如“XG”表示行政管理类，“CW”表示财务审计类等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。5.示例：2023XG001，表示2023年形成的行政管理类第1份档案。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案形成部门或个人应在工作结束后及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理归档，不得积压、拖延。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应指定专人跟踪收集，确保档案资料的全面、准确。（二）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.归档文件应按照分类方案和编号方法进行编号，在每份文件首页上端的空白位置加盖档号章，并填写相关内容。档号章格式如下：|全宗号|年度|保管期限|件号|页号||::|::|::|::|::|||||||4.归档文件应按照顺序装订，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。四、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，确保档案存放安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则：反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。反映公司一般工作活动，在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，列为30年保管。反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为10年保管。（三）档案上架与排列1.档案应按照类别、年度、保管期限顺序上架排列，便于查找和管理。2.同一类别的档案应按照编号顺序依次排列，不同类别的档案之间应保持适当的间隔。（四）档案清点与核对1.定期对档案进行清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.每年对档案进行一次全面核对，发现问题及时查明原因并采取相应措施进行处理。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（二）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.从公司工作的实际需要出发，准确判定档案的保存价值，确保既不遗漏有价值的档案，也不保留无保存价值的档案。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应逐卷逐件地对档案进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其保存价值。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值，是否涉及未了事项、诉讼纠纷等。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，并编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等内容。2.档案销毁清册经公司分管领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.已销毁的档案应在档案目录中注明“已销毁”字样，并将档案销毁清册永久保存。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要，可查阅本部门及相关部门的档案资料。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，应按照国家有关规定和公司相关制度办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：员工可直接到档案库房查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案库房办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：如需复制档案资料的，应填写档案复制申请表，经部门负责人审批后，到档案库房办理复制手续。复制档案应注明用途，并确保复制件与原件一致。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、档案题名、档号、查阅期限、借阅期限、复制份数等。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查询。（四）保密规定1.查阅、借阅档案时，利用人应严格遵守保密制度，不得擅自将档案带出档案库房，不得泄露档案内容。如需摘录、引用档案资料，应经档案管理人员同意，并注明出处。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格限制查阅范围，确需查阅的，应经公司保密委员会批准，并采取相应的保密措施。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公司各部门提供便捷的档案信息服务。（二）数字化档案采集1.对公司现有纸质档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整。2.数字化档案应按照档案分类和编号进行命名和存储，建立与纸质档案一一对应的电子目录。（三）档案信息系统功能1.档案信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的信息化流程。2.系统应提供灵活的检索方式，支持按档案题名、档号、年度、类别、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.具备权限管理功能，根据用户的角色和职责，设置不同的系统操作权限，确保档案信息的安全。（四）数据备份与安全1.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放