档案管理制度视频

档案管理制度视频一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案管理制度。本制度适用于公司/组织各部门及全体员工。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、照片、音像资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映公司/组织的工作和业务活动，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密和敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案管理工作的组织、协调和实施。档案管理部门应配备必要的管理人员和设备，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.负责档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全和完整。4.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。5.负责档案的查阅、借阅和利用工作，为公司/组织各部门及员工提供档案信息服务。6.负责档案管理信息化建设，建立和完善档案管理信息系统，提高档案管理工作效率和水平。7.负责对公司/组织各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务素质。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司/组织设立、变更、终止等过程中形成的各类文件材料，包括公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。2.公司/组织各项业务活动中形成的文件材料，如合同协议、项目文件、会议纪要、工作报告等。3.公司/组织行政管理工作中形成的文件材料，如公文、通知、请示、批复、规章制度等。4.公司/组织财务、审计、统计等工作中形成的文件材料，如财务报表、审计报告、统计报表等。5.公司/组织人力资源管理工作中形成的文件材料，如员工档案、招聘文件、培训记录、绩效考核文件等。6.公司/组织科技研发、生产经营等工作中形成的文件材料，如科研项目文件、技术资料、产品图纸、生产记录等。7.公司/组织对外宣传、文化建设等工作中形成的文件材料，如宣传资料、新闻稿件、文化活动记录等。8.公司/组织与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等往来文件材料，如请示报告、函件、会议纪要等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的文件材料，并定期移交档案管理部门。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保文件材料的齐全和真实。对重要文件材料应进行备份，防止丢失。3.对电子文件的收集，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行存储和管理。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范，便于查找和统计。3.纸质档案与电子档案应同步整理，确保两者内容一致。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。2.组卷：将具有密切联系的文件材料组合成案卷，一般以问题、时间、重要程度等为组卷依据。3.排列：按照一定的顺序对案卷进行排列，如按时间顺序、重要程度顺序等。4.编号：对案卷进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。5.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的保管(一)档案保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。(二)档案保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。2.对纸质档案应进行装订、编目、上架等处理，确保档案的整齐和规范。3.对电子档案应进行备份存储，并定期进行检查和维护，防止数据丢失和损坏。4.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，确保档案的安全。5.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理，并做好记录。(三)档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司/组织具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指对公司/组织在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年；短期保管的档案是指对公司/组织在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司/组织的实际情况进行。(四)档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员参加。2.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁处理。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门会同有关部门共同销毁，并在销毁清册上签字确认。3.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。五、档案的查阅与借阅(一)查阅与借阅范围公司/组织内部人员因工作需要，可以查阅和借阅与其工作相关的档案。查阅和借阅档案应填写查阅申请表或借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。(二)查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.查阅和借阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取档案材料。3.查阅和借阅档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。对涉及公司/组织机密和敏感信息的档案，应按照公司/组织的保密规定进行查阅和借阅。4.查阅档案一般应在当天归还，如需借阅档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.档案管理人员应认真做好查阅和借阅登记工作，记录查阅和借阅的时间、人员、档案名称、查阅和借阅目的等信息。(三)查阅与借阅审批流程1.查阅申请：查阅人员填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、查阅目的、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.借阅申请：借阅人员填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、借阅期限、借阅目的等信息，经所在部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。3.档案管理部门审核：档案管理部门对查阅申请表和借阅申请表进行审核，核实查阅和借阅人员的身份及查阅和借阅目的的真实性。对符合要求的申请，档案管理部门予以批准，并安排查阅或借阅。4.查阅与借阅登记：档案管理人员按照批准的查阅申请表和借阅申请表，办理查阅和借阅登记手续，向查阅和借阅人员提供档案，并告知查阅和借阅的注意事项。5.查阅与借阅归还：查阅和借阅人员应在规定的时间内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究相关人员的责任。六、档案的统计与移交(一)档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门和公司/组织领导报送档案统计报表。(二)档案移交1.公司/组织内部机构调整、人员调动等原因，涉及档案移交的，应按照规定办理档案移交手续。档案移交应填写档案移交清单，双方签字确认。2.公司/组织与其他单位合并、分立、撤销等情况，涉及档案移交的，应按照国家有关规定和双方协议办理档案移交手续。档案移交应填写档案移交清单，双方签字确认，并报上级主管部门备案。七、档案信息化管理(一)档案信息化建设目标建立和完善公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作效率和水平，为公司/组织的各项工作提供便捷的档案信息服务。(二)档案信息化管理要求1.数据录入：档案管理部门应按照档案整理的要求，将纸质档案和电子档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确和完整。2.数据维护：档案管理部门应定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，包括数据更新、备份、恢复等工作，确保数据的安全和可靠。3.系统安全