文电档案制度

文电档案制度一、总则（一）目的为加强公司文电档案管理，确保文电档案的完整、准确、系统和安全，便于文电档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类文电档案的管理，包括但不限于公文、电报、信函、传真、会议纪要、合同协议、报表等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文电档案由公司综合管理部门集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门文电档案的收集、整理和移交工作。2.真实完整原则：文电档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容完整、准确，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则：按照文电档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则：加强文电档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。二、文电档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关文电档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司文电档案管理制度。2.负责公司文电档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立文电档案数据库，实现档案信息的计算机管理，提高档案管理的效率和水平。4.负责文电档案的查阅、借阅、复印等利用服务工作，严格按照规定办理相关手续。5.定期对文电档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。6.指导和监督各部门的文电档案管理工作，组织开展档案业务培训和考核。（二）各部门职责1.负责本部门文电档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.定期将本部门整理好的文电档案移交公司综合管理部门，并办理交接手续。3.严格遵守公司文电档案管理制度，不得擅自留存、销毁或转移档案资料。4.根据工作需要，向综合管理部门提出档案查阅、借阅申请，并按照规定使用档案。三、文电档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关发来的与公司有关的文件、电报、批示、通知等。2.公司制发的各类公文，包括请示、报告、通知、决定、决议、通报、纪要等。3.公司内部各部门之间的往来文件、信函、传真等。4.公司召开会议形成的会议纪要、会议文件、记录等。5.公司签订的各类合同、协议、意向书等。6.公司的工作计划、总结、统计报表、财务报表等。7.公司的重要活动、事件的相关文件、资料、照片、录像等。8.其他具有保存价值的文电资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文电资料的收集工作，确保资料及时、准确、完整地收集到本部门。2.对于上级机关发来的文件，应及时签收、登记，并按照文件要求进行处理。3.公司制发的公文，应严格按照公文处理程序进行起草、审核、签发、印发等环节，确保公文质量。4.公司内部各部门之间的往来文件，应及时传递、签收，并做好登记工作。5.会议文件应在会议结束后及时收集、整理，确保文件齐全、完整。6.合同协议等重要文件，应在签订后及时归档，确保文件的真实性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照文电档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类等。2.编号：对每一类文电档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制文电档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、文号、页数等内容，确保目录清晰、准确。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文电资料进行修整、裱糊或复制，然后按照一定的顺序进行装订，确保档案整齐、牢固。5.上架：将装订好的文电档案按照编号顺序上架存放，便于管理和查阅。四、文电档案的保管与保护（一）保管场所1.公司应设立专门的文电档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.文电档案应采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式，确保档案信息的安全和完整。2.纸质档案应按照分类编号顺序存放于档案架上，档案架应排列整齐，便于查找和管理。3.电子档案应存储于专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。（三）保护措施1.定期对文电档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的可读性。3.加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，防止火灾、盗窃等事故的发生。4.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。5.定期对档案管理人员进行安全保密教育，提高档案管理人员的安全保密意识和责任意识。五、文电档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅文电档案，应填写《文电档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部门办理查阅手续。2.查阅涉及公司机密的文电档案，应经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司文电档案，应持有单位介绍信，经公司综合管理部门审核同意，并报公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《文电档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、内容和范围。2.所在部门负责人或公司分管领导签字批准。3.查阅人员持批准后的申请表到公司综合管理部门办理查阅手续，查阅人员应出示有效身份证件。4.档案管理人员根据查阅申请表提供的查阅范围，查找并提供相应的文电档案，查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。5.查阅人员如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印或摘录手续。6.查阅完毕后，查阅人员应将档案及时归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）利用限制1.查阅和利用文电档案应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密规定，不得擅自泄露档案内容。2.查阅和利用文电档案不得用于与工作无关的目的，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。3.未经公司书面同意，查阅人员不得将档案转借他人或向第三方提供档案信息。六、文电档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.文电档案的鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重处理的原则。2.鉴定工作应根据国家有关法律法规和公司的实际情况，结合档案的历史价值、现实利用价值和保存价值进行综合判断。（二）鉴定组织1.公司成立文电档案鉴定工作领导小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，各部门负责人为成员。2.鉴定工作领导小组负责制定鉴定标准和程序，组织开展鉴定工作，对鉴定结果进行审核和批准。（三）鉴定方法1.定期对文电档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.鉴定工作应采取直接鉴定的方法，逐件审查档案的内容、来源、时间、保管期限等，确定档案的存毁价值。3.对于涉及公司重大事项、重要决策、核心技术等具有重要保存价值的档案，应适当延长保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的文电档案，应填写《文电档案销毁申请表》，经鉴定工作领导小组