电大站档案制度

电大站档案制度一、总则（一）目的为加强电大站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，充分发挥档案在电大教育教学、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于电大站全体工作人员及与电大站相关的各类活动所形成的档案管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指电大站在教学、科研、管理、服务等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则电大站档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或人员负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映电大站各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集、整理电大站在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则对涉及国家机密、电大站商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置电大站设立专门的档案管理室，配备专职或兼职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定电大站档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管电大站各类档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。3.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，对查阅、借阅情况进行登记。5.做好档案的安全保护工作，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。6.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为电大站的教学、科研、管理等工作提供参考依据。7.对电大站各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。三、档案分类及编号（一）档案分类电大站档案分为以下几大类：1.党群工作类包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的档案。2.行政管理类包括电大站行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理等方面形成的档案。3.教学管理类包括教学计划、教学大纲、课程建设、教材管理、教学质量监控、学生学籍管理、考试管理等方面形成的档案。4.学生工作类包括学生思想政治教育、学生日常管理、学生奖惩、学生就业指导等方面形成的档案。5.科研工作类包括科研项目申报、科研成果鉴定、科研论文发表、科研著作出版等方面形成的档案。6.招生工作类包括招生计划、招生简章、招生录取等方面形成的档案。7.继续教育类包括继续教育项目申报、教学组织、学员管理等方面形成的档案。8.教材资料类包括教材编写、教材选用、教学参考资料等方面形成的档案。9.设备资产类包括教学设备、办公设备、固定资产等方面形成的档案。10.声像档案类包括电大站各类活动的照片、录像、录音等声像资料。11.电子档案类包括以电子形式存在的各类文件、数据、资料等。（二）档案编号档案编号采用分类编号法，按照档案分类体系，为每一类档案编制唯一的编号。编号格式为大类代码+二级类代码+流水号。例如，教学管理类档案编号为JXGL+01+001，其中JXGL为教学管理类大类代码，01为二级类代码（假设课程建设为二级类），001为流水号。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门。2.档案管理人员应主动收集电大站在各项活动中形成的具有保存价值的档案，包括上级文件下发、对外交流合作、重要会议记录、教学成果、科研成果等。3.对于声像档案，应及时收集整理，确保声像资料的完整性和准确性。拍摄的照片应注明拍摄时间、地点、人物主题等信息；录像、录音资料应标注录制内容、时间、地点等。4.电子档案应按照规定的格式和存储要求进行收集，确保电子档案的可读性和可利用性。电子档案形成部门应定期将电子档案备份，并移交至档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理人员对收集到的档案进行分类整理，按照档案分类体系和编号规则，对档案进行排列、编号、编目等工作。2.对纸质档案，应去除金属物，破损的档案应进行修复，字迹模糊或褪色不清的档案应进行复制或补字处理。3.对电子档案，应进行格式转换、数据备份等处理，确保电子档案的安全性和完整性。同时，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。4.档案整理过程中，应编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册保存。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具档案应采用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具进行存放。档案柜应坚固耐用，便于分类存放档案；档案盒应标明档案类别、编号、题名等信息。（三）档案存放档案应按照分类编号顺序进行存放，不同类别的档案应分开存放。同一类档案应按照保管期限、时间顺序等进行排列，便于查找和利用。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映电大站主要职能活动和历史面貌的，对电大站有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：电大站制定的重要规章制度、发展规划、年度工作计划和总结等。电大站召开的重要会议文件、记录等。电大站的机构演变、人事任免等文件。电大站的教学、科研、管理等方面的重要成果材料。上级机关颁发的属于电大站主管业务并要贯彻执行的重要文件。2.长期保管的档案凡是反映电大站一般工作活动，在较长时间内对电大站工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。主要包括：电大站一般性的规章制度、工作计划和总结等。电大站召开的一般性会议文件、记录等。电大站的教学、科研、管理等方面的一般成果材料。电大站与外单位签订的一般性合同、协议等。3.短期保管的档案凡是反映电大站短期工作活动，在较短时间内对电大站工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为15年以下。主要包括：电大站临时性的工作计划和总结等。电大站召开的临时性会议文件、记录等。电大站一般性的业务报表、统计资料等。（五）档案定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。发现问题应及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对霉变档案进行消毒处理等。同时，应做好检查记录，记录检查时间、检查人员、检查情况及处理结果等。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对已失去保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）档案销毁1.档案销毁清册应包括档案编号题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。档案销毁清册一式两份，一份由档案管理部门留存，一份报电大站主管领导审批。2.经主管领导批准后，档案管理部门应按照规定的程序进行档案销毁。档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。3.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并注明销毁日期。档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册归档保存。七、档案查阅与借阅（一）查阅手续1.电大站内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上登记查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。查阅过程中，应爱护档案，不得涂改、圈划、污损档案。（二）借阅手续1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.档案管理人员应根据借阅申请表，提供相应的档案，并在档案借阅登记簿上登记借阅人员姓名企业名称、部门、借阅时间、归还时间、档案编号等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如需复制、摘录档案，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。4.借阅人员应按时归还借阅的档案，如因特殊情况需要延期归还的，应提前向档案管理部门说明原因，办理延期手续。（三）查阅借阅限制1.涉及国家机密、电大站商业秘密和个人隐私的档案，未经批准，不得查阅、借阅。2.重要档案的查阅、借阅，应经电大站主管领导批准。3.档案查阅、借阅人员应严格遵守档案管理规定，不得泄露档案内容。八、档案统计（一）统计内容档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类保管期限、查阅人次、借阅人次等。（二）统计报表档案管理人员应定期编制档案统计报表，报表应准确反映档案管理工作的实际情况。统计报表应一式两份，一份报电大站主管领导，一份由档案管理部门留存归档。九、档案信息化建设（一）信息化目标电大站应积极推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化措施1.建立档案管理信息系统，将档案的收集、整理、保管、利用等业务流程纳入信息系统管理，实现档案信息的自动化处理和