档案借阅审批制度

档案借阅审批制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工对公司档案的借阅申请、审批及归还管理。（三）基本原则1.严格审批原则：档案借阅必须经过严格的审批流程，确保借阅目的正当、合理。2.安全保密原则：借阅人员应妥善保管档案，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。3.限期归还原则：借阅档案必须在规定期限内归还，如需延期，应提前办理相关手续。二、档案分类及借阅权限（一）档案分类公司档案分为以下几类：1.行政档案：包括公司规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政文件等。2.人事档案：员工个人基本信息、劳动合同、绩效考核、培训记录等。3.财务档案：会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。4.业务档案：项目合同、业务往来文件、市场调研报告等。5.其他档案：如公司荣誉证书、资质文件、固定资产档案等。（二）借阅权限1.行政档案公司管理层可查阅、借阅所有行政档案。部门负责人可查阅、借阅与本部门相关的行政档案。普通员工因工作需要，经部门负责人批准，可查阅一般性行政档案。2.人事档案人力资源部门工作人员可查阅、借阅全体员工人事档案。公司管理层因工作需要，经人力资源部门负责人批准，可查阅相关人事档案。涉及员工本人权益的人事档案信息，员工本人可申请查阅，经人力资源部门核实身份后，予以提供。3.财务档案财务部门工作人员可查阅、借阅与本职工作相关的财务档案。公司管理层因财务决策等工作需要，经财务部门负责人批准，可查阅相关财务档案。审计部门工作人员在进行审计工作时，可查阅、借阅所需财务档案。4.业务档案项目负责人及相关业务人员可查阅、借阅与其负责项目相关的业务档案。部门负责人根据工作需要，可查阅本部门业务范围内的档案。其他人员因工作关联，经业务部门负责人批准，可查阅部分业务档案。5.其他档案涉及相关业务的部门人员可查阅、借阅与其工作相关的其他档案。公司管理层根据工作需要，可查阅各类其他档案。三、借阅申请与审批流程（一）借阅申请1.借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表应经所在部门负责人签字确认，表明对借阅申请的知晓与同意。（二）审批流程1.普通档案借阅借阅人将填写完整的申请表提交至档案管理部门。档案管理人员对申请表进行初审，核实借阅人身份及借阅权限，检查申请表填写是否规范。初审通过后，档案管理人员将申请表提交至档案管理部门负责人进行审批。审批通过后，档案管理人员为借阅人办理档案借阅手续。2.重要或机密档案借阅借阅人除按上述普通档案借阅流程提交申请表外，还需额外说明借阅该重要或机密档案的必要性及保密措施。档案管理人员初审后，将申请表提交至档案管理部门负责人审核，再由公司分管领导进行审批。经公司分管领导审批同意后，档案管理人员方可为借阅人办理档案借阅手续，并对借阅过程进行重点监控。四、借阅期限与归还（一）借阅期限1.一般档案借阅期限为[X]个工作日，特殊情况需延期的，应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请。2.临时借阅档案的，借阅期限不得超过[X]小时，借阅结束后应立即归还档案管理部门。（二）归还1.借阅人应在规定期限内归还所借档案，如需延期，应按审批流程办理延期手续。2.归还档案时，借阅人应确保档案完好无损，如有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。3.档案管理人员在接收归还档案时，应认真核对档案数量、完整性及借阅记录，确认无误后办理归还手续。五、借阅档案的保管与使用（一）保管要求1.借阅人应妥善保管所借档案，不得擅自将档案转借他人或带出公司指定场所。2.借阅期间，档案应存放在安全、保密的地方，避免档案受潮、受损或丢失。3.如需对档案进行复印、拍照等操作，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行，且不得改变档案原貌。（二）使用规范1.借阅人只能将档案用于申请时注明的借阅目的，不得擅自扩大使用范围。2.在使用档案过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如因工作需要引用档案内容，必须注明出处。3.借阅人不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁，如有特殊需要对档案进行标注，应提前征得档案管理部门同意。六、监督与检查（一）监督机制1.档案管理部门负责对档案借阅情况进行日常监督，定期检查借阅档案的归还情况及保管状况。发现问题及时督促借阅人整改，并记录相关情况。2.公司内部审计部门有权对档案借阅审批制度的执行情况进行审计监督，检查是否存在违规借阅行为及审批流程是否合规。（二）违规处理1.对于违反本制度的借阅行为，档案管理部门将视情节轻重给予警告、通报批评等处理。2.如因违规借阅导致档案信息泄露、丢失或损坏的，借阅人应承担相应的法律责任，并按照公司规定进行赔偿。3.对违规情节严重的员工，公司将根据相关规定给予纪律处分，直至解除劳动合