大学档案移交制度

大学档案移交制度一、总则（一）目的为了加强大学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，规范档案移交工作流程，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案向学校档案管理部门的移交工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案管理部门负责全校档案的集中统一管理，各部门、各学院应按照规定及时将档案移交至档案管理部门。2.完整准确原则：移交的档案应保持其形成时的原始面貌，内容完整、准确，能够真实反映学校各项工作的历史过程。3.及时移交原则：各部门、各学院应在规定的时间内完成档案的整理和移交工作，不得拖延积压。4.规范有序原则：档案移交工作应按照规定的程序和要求进行，确保工作的规范化和有序化。二、档案移交的范围（一）党群类档案1.学校党委及各部门党组织在工作中形成的文件材料，包括会议记录、工作计划、总结、报告、决议、决定、通知等。2.党员名册、入党申请书、自传、政审材料、入党志愿书、转正申请书等党员档案材料。3.党内表彰、处分等文件材料。（二）行政类档案1.学校行政部门在行政管理工作中形成的文件材料，包括学校章程、规章制度、会议纪要、工作计划、总结、报告、通知、请示、批复等。2.学校机构设置、人员编制、干部任免、职称评定、工资福利等方面的文件材料。3.学校对外联络、合作交流、协议合同等方面的文件材料。（三）教学类档案1.教学计划、教学大纲、课程标准、教案、讲义、课件等教学文件材料。2.学生学籍档案，包括入学登记表、成绩单、学籍变动记录、毕业登记表等。3.教学实践、实习、毕业设计（论文）等方面的文件材料。4.教学质量监控、评估、检查等方面的文件材料。（四）科研类档案1.科研项目立项申请书、可行性研究报告、项目计划任务书、合同协议等文件材料。2.科研项目研究过程中形成的实验数据、研究报告、论文著作、成果鉴定材料、奖励证书等文件材料。3.科研机构、科研团队建设方面的文件材料。（五）基建类档案1.学校基本建设项目的规划、设计文件，包括可行性研究报告、环境影响评价报告、初步设计、施工图设计等。2.工程建设过程中形成的招投标文件、合同协议、施工图纸、工程变更记录、工程竣工验收文件等。3.学校土地征用、房屋产权登记等方面的文件材料。（六）设备类档案1.学校购置的各类仪器设备的申购计划、合同协议、验收报告、使用说明书、维修记录等文件材料。2.设备的安装调试、运行维护、报废处置等方面的文件材料。（七）财会类档案1.学校财务预算、决算、财务报表、会计凭证、账簿等文件材料。2.学校收费管理、资产管理、审计监督等方面的文件材料。（八）声像类档案1.学校在重大活动、教学科研、校园建设等方面形成的照片、录音、录像等声像资料。2.学校历史沿革、校园风貌等方面的声像资料。（九）电子类档案1.学校各部门、各学院在工作中形成的电子文件，包括办公文档、教学课件、科研数据、财务报表等。2.学校数字化校园建设过程中形成的数据库、信息系统等电子档案。三、档案移交的时间要求（一）当年形成的档案各部门、各学院应在次年上半年完成当年档案的整理和移交工作。（二）重大活动、重要项目档案在活动结束或项目完成后三个月内，相关部门应将形成的档案整理并移交至档案管理部门。（三）人员调动、退休档案人员调动或退休时，所在部门应在办理手续前将其个人档案整理并移交至档案管理部门。四、档案移交的程序（一）档案整理1.各部门、各学院应按照档案管理的有关规定，对本部门、本学院形成的档案进行分类、整理、编目，确保档案的完整性和系统性。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）档案装订1.纸质档案应按照一定的规格进行装订，确保整齐、牢固，便于查阅和保管。2.装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式，不得使用金属钉装订。（三）档案编目1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰、准确，便于查找和利用。2.档案目录应按照档案分类方案进行编制，注明档案的编号、题名（或文件名）、日期、保管期限等信息。（四）档案装盒1.将整理好的档案装入档案盒，档案盒应符合标准规格，标明档案的类别、年度、保管期限等信息。2.档案装盒应排列有序，便于存放和管理。（五）档案移交1.各部门、各学院应填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等信息，并经双方签字确认。2.档案管理部门应按照移交清单对接收的档案进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.档案移交后，档案管理部门应按照规定对档案进行整理、编目、上架，纳入学校档案管理体系。五、档案移交的质量要求（一）档案内容完整准确移交的档案应涵盖该部门、该学院在相应时间段内开展工作形成的全部文件材料，不得遗漏重要文件，且文件内容应真实、准确，与实际工作情况相符。（二）档案分类科学合理严格按照档案分类方案进行分类，确保各类档案界限清晰，便于管理和查找利用。分类应符合档案形成规律和内在联系，同一类档案应按照时间顺序或重要程度等进行合理排列。（三）档案编目规范清晰档案目录编制应准确无误，题名应简洁明了、能够准确反映文件内容，日期填写应具体到年、月、日，保管期限划分应符合相关规定。卷内文件目录应与卷内文件一一对应，标注准确的页码。（四）档案装订整齐牢固纸质档案装订应整齐美观，无掉页、漏页现象，装订线应牢固，不影响档案的翻阅和保管。去除金属物后，档案应保持原始面貌，不得对文件内容进行涂改或损坏。（五）档案装盒标识明确档案装盒应规范，盒内档案应排列有序，盒面标识应清晰准确，注明档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息，便于快速定位和查找档案。六、档案移交的监督与检查（一）监督检查部门学校档案管理部门负责对全校档案移交工作进行监督检查，定期或不定期对各部门、各学院档案移交情况进行抽查。（二）监督检查内容1.档案移交是否按照规定的时间要求进行。2.档案移交的范围是否完整，是否存在应移交未移交的档案。3.档案整理、编目、装订、装盒等工作是否符合质量要求。4.档案移交清单填写是否准确、完整，双方签字是否齐全。（三）问题处理1.对于在档案移交工作中发现的问题，档案管理部门应及时向移交部门发出整改通知，要求限期整改。2.移交部门应按照整改通知的要求，认真进行整改，整改完成后及时向档案管理部门提交整改报告。3.对未按时完成档案移交工作或档案移交质量不符合要求的部门，学校将视情节轻重给予通报批评，并责令其限期改正。七、档案移交的责任追究（一）责任界定1.因部门、学院负责人重视不够，导致档案移交工作组织不力，影响档案移交进度和质量的，由部门、学院负责人承担主要责任。2.档案管理人员未按照规定要求进行档案整理、编目、装订、装盒等工作，导致档案移交出现问题的，由档案管理人员承担直接责任。3.其他相关人员在档案移交过程中存在故意拖延、隐瞒不报、弄虚作假等行为，影响档案移交工作的，由相关人员承担相应责任。（二）责任追究方式1.对于情节较轻的，给予批评教育、责令作出书面检查等处理。2.对于情节较重的，给予警告、