档案保密制度汇编

档案保密制度汇编一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，特制定本档案保密制度汇编。本制度旨在规范公司各类档案的收集、整理、存储、使用、传递、销毁等环节的保密管理工作，保障公司的合法权益和正常运营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及因工作需要接触公司档案的外部人员（如合作单位人员、供应商、客户等）。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案保密工作合法合规。2.预防为主原则：采取有效的预防措施，从源头控制档案信息泄露风险，将保密工作贯穿于档案管理的全过程。3.最小化原则：根据工作需要，严格限定档案信息的知悉范围，确保档案信息仅在必要的人员和范围内使用。4.全程保密原则：对档案从形成到销毁的全过程进行保密管理，确保各个环节的安全。5.责任追究原则：对违反档案保密制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、档案分类与密级划分（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政公文、人事档案、财务档案等。2.业务档案：涵盖市场营销档案（如客户资料、市场调研报告、销售合同等）、研发档案（如技术方案、实验数据、专利文件等）、生产档案（如生产计划、工艺流程、质量检验记录等）、采购档案（如采购订单、供应商资料、采购合同等）等。3.项目档案：针对公司各类项目形成的档案，包括项目立项文件、项目进度报告、项目验收文件等。4.合同档案：公司签订的各类合同，如销售合同、采购合同、租赁合同、技术合同等。5.其他档案：不属于上述分类的其他档案，如荣誉证书、资质证书、审计报告等。（二）密级划分1.绝密级：涉及公司核心商业秘密、重大决策、战略规划、关键技术信息等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损害，如公司未公开的新产品研发资料、核心技术配方、未上市的重大投资项目方案等。2.机密级：包含重要业务信息、客户资料、财务数据、内部管理敏感信息等，泄露后会对公司业务开展、竞争优势、财务状况等产生较大影响，如客户的详细信息、重要财务报表、内部管理流程优化方案等。3.秘密级：涉及一般性业务信息、工作记录等，虽不构成重大影响，但仍需保密，如普通的市场调研报告、日常工作报表、一般性的合同文件等。三、档案管理流程中的保密措施（一）档案收集与整理1.各部门指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。收集过程中，对涉及保密信息的档案要严格保密，避免在收集环节出现信息泄露。2.档案管理人员在整理档案时，要按照分类标准进行分类整理，并对档案进行编号登记。对于密级档案，要在档案封面或显著位置标注密级标识。3.在整理过程中，如发现档案存在破损、缺失等情况，要及时采取措施进行修复或补充，并记录相关情况。（二）档案存储1.存储场所：公司设立专门的档案库房用于存放各类档案，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施。库房应安装监控设备，确保24小时监控。2.存储方式：根据档案的性质和密级，采用不同的存储方式。纸质档案应分类存放在档案架上，按照编号顺序排列；电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行加密处理。对于绝密级档案，应采取单独存储、专人保管的方式。3.存储环境管理：定期对档案库房进行检查和维护，保持库房内温度、湿度适宜，防止档案因环境因素受损。对档案存储设备要定期进行维护和备份，确保数据的安全性和完整性。（三）档案使用1.借阅审批：公司员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、密级、借阅用途、借阅期限等信息。申请表需经部门负责人审批，对于密级较高的档案，还需经公司保密管理部门审批。2.借阅登记：档案管理人员在办理借阅手续时，要对借阅人员的身份信息进行登记，并记录借阅档案的相关信息。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.使用限制：借阅人员只能在规定的场所使用档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。在使用过程中，要妥善保管档案，不得擅自涂改、复印、拍照、扫描档案内容。对于绝密级档案，必须在公司保密管理部门指定的场所使用，并由专人监督。4.归还检查：档案归还时，档案管理人员要对档案进行认真检查，确保档案的完整性和保密性。如发现档案有损坏、丢失或信息泄露等情况，要及时报告并追究借阅人员的责任。（四）档案传递1.内部传递：公司内部各部门之间传递档案，应通过公司内部文件传输系统或专人传递的方式进行。传递过程中，要对档案进行密封包装，并标注密级标识。专人传递时，传递人员要严格遵守保密规定，不得擅自拆阅或泄露档案内容。2.外部传递：公司与外部单位传递档案，应根据档案的密级采取相应的保密措施。对于机密级以上档案，应通过加密邮件、专人送达等方式传递，并要求接收方签收确认。传递过程中，要对档案进行登记备案，确保档案传递的可追溯性。（五）档案销毁1.销毁审批：档案达到保管期限或因其他原因需要销毁时，由档案管理部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、密级、数量、销毁原因等信息。申请表需经部门负责人、公司保密管理部门、分管领导审批。2.销毁方式：根据档案的性质和数量，选择合适的销毁方式。纸质档案一般采用粉碎、焚烧等方式销毁；电子档案应采用专业的数据清除软件进行彻底删除，并对存储设备进行格式化处理。销毁过程要进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。3.监督检查：档案销毁时，公司保密管理部门应派人进行现场监督，确保销毁工作符合规定要求。销毁工作完成后，监督人员要在销毁记录上签字确认。四、人员管理与培训（一）人员管理1.入职审查：公司在招聘员工时，要对拟录用人员进行背景调查，了解其是否有违法违纪记录和保密意识。对于涉及重要岗位的人员，要签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。2.岗位调整：员工岗位调整时，要及时对其原接触的档案进行清理和交接，确保档案信息的安全。同时，要对新岗位涉及的档案保密要求进行培训，使其了解并遵守相关规定。3.离职管理：员工离职时，要办理档案交接手续，归还所借阅的档案，并签订离职保密承诺书。档案管理部门要对离职员工的档案借阅情况进行核实，如发现有未归还或违规使用档案的情况，要及时追究其责任。（二）培训1.培训计划：公司制定年度档案保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间、培训方式等。培训计划要根据公司业务发展和档案管理要求适时调整。2.培训内容：培训内容包括国家有关档案保密的法律法规、公司档案保密制度、档案管理流程中的保密措施、保密意识与技能等。通过培训，使员工了解档案保密工作的重要性和相关规定，掌握基本的保密知识和技能。3.培训方式：培训方式可采用集中授课、在线学习、案例分析、实地演示等多种形式。定期组织保密知识考试，检验员工的学习效果，对考试成绩不合格的员工进行补考或再次培训。五、监督与考核（一）监督检查1.公司保密管理部门定期对各部门的档案保密工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案存储与使用的安全性、人员保密意识与行为等。2.监督检查可采取现场检查、查阅资料、询问员工等方式进行。对于检查中发现的问题，要及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核机制1.建立档案保密工作考核机制，将档案保密工作纳入员工绩效考核体系。考核内容包括档案保密制度的遵守情况、档案管理工作的准确性和及时性、保密措施的执行效果等。2.考核结果与员工的薪酬、晋升、奖励等挂钩。对于档案保密工作表现优秀的员工，给予表彰和奖励；对于违反档案保密制度