档案四个制度

档案四个制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案四个制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。二、档案收集制度（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照、批文等档案。2.公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要等档案。3.公司各项管理制度、规定、办法以及工作流程等档案。4.公司年度工作计划、总结、统计报表等档案。5.公司各类合同（协议）、招投标文件、项目文档等档案。6.公司财务报表、审计报告、税务资料等档案。7.公司人力资源管理档案，包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、离职等相关资料。8.公司市场营销、客户关系管理档案，包括市场调研、销售合同、客户信息等资料。9.公司技术研发档案，包括项目立项报告、技术方案、实验数据、知识产权等资料。10.公司行政办公档案，包括公文收发、印章管理、办公用品采购、车辆管理等相关资料。11.公司固定资产档案，包括设备采购合同、验收报告、使用说明书、维护记录等资料。12.公司对外宣传档案，包括宣传资料、新闻报道、广告策划等资料。13.公司员工个人档案，包括员工简历、学历证书、资格证书、培训记录等资料。14.其他与公司经营管理活动相关的档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确、完整地收集。2.档案形成部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内，将整理好的档案移交至公司综合管理部门。对于重要紧急的文件材料，应及时移交。3.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁、丢失。如有特殊情况需要对档案进行修改或补充，应在修改处加盖印章并注明修改日期。4.档案收集人员应认真核对档案的内容和数量，确保档案的准确性和完整性，并填写档案移交清单，双方签字确认。（三）收集渠道1.内部渠道：各部门在日常工作中形成的档案，由部门收集整理后移交至公司综合管理部门。2.外部渠道：通过参加会议、培训、调研等活动获取的与公司相关的文件资料，由参与人员及时带回公司，并移交至综合管理部门。3.网络渠道：从公司网站、内部办公系统等网络平台下载的与公司相关的文件资料，由相关人员及时整理后移交至综合管理部门。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案的管理效率。（二）分类标准1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为[具体分类名称①]、[具体分类名称②]、[具体分类名称③]等类别。2.在每个类别下，再根据档案的具体内容和性质，进一步细分若干二级类目。例如，在[具体分类名称①]类别下，可分为[二级类目名称①1]、[二级类目名称①2]等。3.对于一些特殊类型的档案，如声像档案、电子档案等，可以根据其特点单独设立分类标准。（三）整理方法1.文书档案：按照年度机构保管期限的分类方法进行整理。首先将档案按年度分开，然后在每个年度内，按照机构或部门进行分类，最后根据保管期限将档案分为永久、长期、短期三类。2.科技档案：按照项目专业阶段的分类方法进行整理。将档案按项目进行分类，在每个项目内，根据专业内容进行细分，再按照项目的不同阶段，如立项、设计、施工、验收等，将档案分别整理。3.会计档案：按照会计年度类别保管期限的分类方法进行整理。将档案按会计年度分开，然后根据会计凭证、账簿、报表等类别进行分类，最后按照保管期限分为永久、定期两类。4.声像档案：按照载体形式内容时间的分类方法进行整理。将档案按载体形式，如照片、录音、录像等进行分类，在每个载体形式下，根据内容主题进行细分，最后按照形成时间顺序排列。5.电子档案：按照文件类型年度保管期限的分类方法进行整理。将档案按文件类型，如文档、表格、图片、视频等进行分类，在每个文件类型下，按年度进行分类，最后根据保管期限分为永久、长期、短期三类。（四）编号规则1.为便于档案管理和检索，对整理好的档案应进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。2.文书档案编号格式为：[年度代码][机构代码][保管期限代码][流水号]。例如，2023年公司行政部门形成的永久保管的第5份文书档案编号为：2023XZ0100five。3.科技档案编号格式为：[项目代码][专业代码][阶段代码][流水号]。例如，公司[项目名称]中的技术研发专业在设计阶段的第3份档案编号为：[项目代码]JS0200three。4.会计档案编号格式为：[会计年度代码][类别代码][保管期限代码][流水号]。例如，2023年公司财务部门形成的定期保管10年的第8份会计凭证编号为：2023KJ1000eight。5.声像档案编号格式为：[载体形式代码][内容代码][时间代码][流水号]。例如，2023年5月拍摄的公司活动照片中的第12张照片编号为：ZP0520230500twelve。6.电子档案编号格式为：[文件类型代码][年度代码][保管期限代码][流水号]。例如，2023年公司形成的长期保管的第7份电子文档编号为：WD20231000seven。（五）装订要求1.档案应进行装订，以保证档案的整齐、牢固和美观。2.文书档案一般采用A4纸左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。3.科技档案中的图纸、图表等应折叠成A4纸大小后进行装订。4.会计档案中的凭证应按照规定的顺序整理装订，封面应填写完整、清晰。5.声像档案中的照片、录音带、录像带等应装入专用的档案盒或袋中，并在盒（袋）上标明相关信息。6.电子档案应存储在专用的存储介质上，并进行分类命名和编号管理。四、档案保管制度（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度监测设备等，确保档案安全。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。2.声像档案、电子档案等应按照不同的载体形式和保管要求，分别进行存放和保管。对于声像档案，应将录音带、录像带等存放在专用的档案盒中，并在盒上标明相关信息；对于电子档案，应将存储介质存放在专用的存储设备中，并进行备份存储。3.对重要的档案应进行备份存储，备份存储介质应与原始档案分开存放，并定期进行检查和维护。备份存储介质的保管期限应与原始档案相同。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期、短期三类。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照、批文等档案；公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要等档案；公司年度工作计划、总结、统计报表等档案；公司各类合同（协议）、招投标文件、项目文档等档案；公司财务报表、审计报告、税务资料等档案；公司人力资源管理档案中的员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、离职等相关资料；公司技术研发档案中的项目立项报告、技术方案、实验数据、知识产权等资料；公司行政办公档案中的公文收发、印章管理、办公用品采购、车辆管理等相关资料；公司固定资产档案中的设备采购合同、验收报告、使用说明书、维护记录等资料；公司对外宣传档案中的宣传资料、新闻报道、广告策划等资料；公司员工个人档案中的员工简历、学历证书、资格证书、培训记录等资料。3.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，应长期保管。保管期限为[X]年。如公司各项管理制度、规定、办法以及工作流程等档案；公司市场营销、客户关系管理档案中的市场调研、销售合同、客户信息等资料；公司行政办公档案中的部分文件材料等。4.短期保管的档案：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，应短期保管。保管期限为[X]年。如公司临时性工作形成的文件材料等。（四）定期检查1.公司综合管理部门应定期对档案进行检查，确保档案的安全和完整。检查周期为[X]年一次。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对发现的问题应及时采取措施进行处理，如对破损、褪色的档案进行修复，对霉变、虫蛀的档案进行消毒处理等。3.每次检查应做好记录，记录内容包括检查时间、检查人员、检查情况、处理结果等。检查记录应妥善保存，以备查阅。（五）销毁处理1.对保管期限已满且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁处理。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册应经公司领导审批后生效。3.档案销毁应在指定的地点进行，由公司综合管理部门和相关部门共同派员监销。监销人员应认真核对销毁档案的内容和数量，确保销毁工作的真实性和彻底性。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。五、档案利用制度（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案的，可按照本制度的规定办理相关手续。2.外单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，应经公司领导批准，并按照公司的相关规定办理查阅、借阅手续。（二）利用方式1.查阅：员工因工作需要查阅档案的，可到公司档案库房进行查阅。查阅时，应在档案管理人员的陪同下进行，并遵守档案库房的管理制度。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。2.借阅：员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅用途等信息，经部门负责人签字同意后，报公司综合管理部门审批。审批通过后，档案管理人员方可办理借阅手续，并将档案交付借阅人。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。（三）利用手续1.公司内部员工查阅、借阅档案时，应填写档案查阅申请表或档案借阅申请表，并提交本人有效身份证件。2.外单位查阅、借阅公司档案时，应提交单位介绍信、查阅或借阅人员有效身份证件，并填写档案查阅申请表或档案借阅申请表。查阅或借阅申请表应经公司领导批准后，方可办理相关手续。3.档案管理人员应认真审核查阅、借阅申请，对符合规定的申请，应及时办理相关手续，并登记档案查阅、借阅登记表。登记表应详细记录查阅、借阅人员姓名、单位、查阅或借阅档案名称、数量、查阅或借阅时间、归还时间等信息。（四）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，未经公司领导批准，不得查阅、借阅。2.查阅、借阅档案时，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并在规定的范围内进行。3.档案查阅、借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的责任