公安档案保管制度

公安档案保管制度一、总则（一）目的公安档案是公安机关在各项工作中形成的具有保存价值的历史记录，全面、系统地反映了公安工作的历程和成就。为加强公安档案的保管工作，确保档案的完整与安全，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公安机关各部门及所属单位在工作活动中形成的各类档案的保管管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公安档案实行集中统一管理，由各级公安机关档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实、准确地反映公安工作的实际情况，严禁篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集和保存公安工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整，不得遗漏重要文件材料。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。二、档案保管机构及职责（一）档案管理部门各级公安机关应设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员，负责本单位档案的集中保管和统一管理。档案管理部门的职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案保管制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案的质量。3.建立健全档案保管设施，提供安全、适宜的档案保管环境，定期对档案保管状况进行检查和维护。4.组织开展档案的鉴定工作，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，并按规定进行处理。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.积极开发档案信息资源，为公安工作和社会提供档案利用服务，做好档案查阅、借阅等工作的登记和管理。7.对所属单位的档案工作进行监督、指导，组织档案业务培训和交流活动。（二）档案管理人员档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公安业务工作，责任心强，严格遵守档案管理规章制度。其主要职责包括：1.负责档案的日常管理工作，按照档案管理的业务流程进行操作，确保档案管理工作的有序进行。2.对档案进行定期盘点，核对档案数量、质量和存放位置，发现问题及时报告并处理。3.做好档案的安全保密工作，严格遵守档案查阅、借阅规定，防止档案信息泄露。4.协助档案管理部门领导开展档案鉴定、统计、利用等工作，提供相关数据和资料。通过明确档案保管机构及职责，确保公安档案保管工作责任到人，各项工作有序开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围公安机关各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，包括但不限于以下方面：1.公安业务工作文件，如案件侦查、治安管理、交通管理、出入境管理等方面的文件材料。2.行政管理文件，如人事管理、财务管理、装备管理等方面的文件材料。3.会议文件，包括各类工作会议、专题会议形成的文件、纪要等。4.请示报告、批复、函件等往来文件。5.统计报表、调查研究报告等资料。6.声像档案，如照片、录音、录像等反映公安工作重大事件、重要活动的资料。7.电子档案，包括以电子数据形式存在的各类文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对收集到的文件材料，应进行初步审核，剔除重复、无用的文件，保证文件材料的质量。3.对于重要的文件材料，应及时向档案管理部门移交，不得积压或擅自留存。（三）整理方法档案管理部门收到各部门移交的文件材料后，应按照一定的方法进行整理，使其系统化、条理化。整理工作主要包括以下步骤：1.分类根据公安档案的形成规律和特点，按照档案的内容、形式等进行分类。一般可分为文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等类别，每类再根据具体情况进一步细分。例如，文书档案可按年度、保管期限等进行分类；业务档案可按案件类别、业务领域等进行分类。2.编号对整理好的档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则，确保每个档案都有一个固定的编号。编号方法可根据实际情况确定，如采用流水号、分类号加流水号等方式。3.编目编制档案目录，记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。档案目录应一式多份，分别存放于不同地点，以便于查阅和核对。同时，可根据需要建立电子目录，提高档案检索的效率。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。对于纸张规格不一致或破损的文件，应进行必要的修复和裱糊处理。通过规范档案的收集与整理工作，为档案的保管和利用奠定良好的基础。四、档案的保管期限与鉴定（一）保管期限划分公安档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映公安工作重大历史事件、重要业务活动、具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。例如，涉及国家安全、重大刑事案件的档案，重要领导人的批示、指示等文件材料。2.长期保管的档案保管期限为16年至50年的档案，主要是反映公安工作中一般性业务活动、具有一定查考利用价值的档案。如一般刑事案件的档案、常规治安管理工作的文件材料等。3.短期保管的档案保管期限为5年以下的档案，通常是在一定时期内具有查考利用价值，但随着时间推移重要性逐渐降低的档案。如临时性工作的文件材料、一般性会议记录等。（二）鉴定工作组织各级公安机关应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定方法与程序1.鉴定小组应按照档案保管期限的划分标准，对每一份档案进行逐件审查，分析档案的内容、价值和历史意义。2.对于存疑的档案，应进行深入研究和讨论，必要时可征求相关业务部门的意见。3.根据鉴定结果，填写档案鉴定表，明确档案的存毁意见，并由鉴定小组成员签字确认。4.对确定销毁的档案，应编制销毁清册，经单位领导批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁清册应永久保存，以备查考。通过科学合理地确定档案保管期限并严格进行鉴定，实现档案资源的优化管理，避免不必要的档案保存，提高档案管理的效率和效益。五、档案的保管条件与保护措施（一）保管场所要求1.档案保管场所应选择地势较高、干燥通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。2.档案库房应与其他用房分开设置，并有明显的标识。库房内要保持清洁卫生，温度适宜，相对湿度应控制在40%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。（二）档案装具选择1.根据档案的特点和保管要求，选择合适的档案装具。一般可采用档案柜、档案架、密集架等。装具应坚固耐用，符合档案存放的规格要求。2.档案柜、档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。密集架应定期进行检查和维护，确保其运行正常，防止出现故障影响档案的存取。（三）保护措施1.对纸质档案，应采取防潮、防虫、防鼠等措施。可在档案库房内放置干燥剂、防虫药品等，定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对于电子档案存储介质，应定期进行备份，防止数据丢失。同时，要注意存储介质的安全保管，避免受到磁场、高温、潮湿等因素的影响。3.声像档案应采取特殊的保护措施，如对照片进行冲印、裱糊，对录音、录像带进行妥善保存，防止影像、声音失真或损坏。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房时应遵守相关规定，不得携带易燃、易爆等危险物品。通过提供良好的保管条件和采取有效的保护措施，确保公安档案的安全与完整，延长档案的使用寿命。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公安机关内部人员查阅档案，应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能在规定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。3.查阅档案应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并在规定的范围内进行。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经单位主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案必须严格履行登记手续，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅人等信息。借阅人应在规定的期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应对所借阅的档案妥善保管，不得转借、丢失、损坏档案。如发生档案丢失或损坏情况，借阅人应承担相应的责任。（三）利用效果跟踪档案管理部门应建立档案利用效果跟踪制度，对档案查阅、借阅后的利用情况进行跟踪了解。对于重要档案的利用，可要求利用者反馈利用效果，以便总结经验，进一步提高档案的利用价值。通过规范档案的查阅与借阅工作，在保证档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为公安工作和社会提供优质的档案信息服务。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析。2.统计报表应准确、及时、完整，数据应真实可靠。统计结果应作为档案管理决策和业务指导的重要依据。3.档案统计工作应采用科学的方法和手段，逐步实现信息化管理，提高统计工作的效率和质量。（二）移交规定1.公安机关机构变动时，应按照有关规定进行档案移交。档案移交应编制移交清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息，并经双方签字确认。2.移交档案时，应确保档案的完整和质量，对不符合要求的档案应进行补充或整理后再移交。