财务档案制度详解

财务档案制度详解一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的财务档案管理工作。（三）定义本制度所称财务档案，是指公司在各项财务活动中形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，以及与财务相关的重要文件、合同、协议等资料。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责统一管理财务档案工作，各分支机构、子公司财务部门负责本单位财务档案的具体管理，并接受公司财务部门的指导和监督。2.依法管理原则。严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保财务档案管理工作合法合规。3.完整准确原则。保证财务档案的内容真实、完整、准确，能够客观反映公司财务活动的全过程。4.安全保密原则。采取有效措施，确保财务档案的安全，防止财务档案信息泄露。5.便于利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于财务档案的查阅、使用和保管。二、财务档案的分类与归档（一）会计凭证1.原始凭证外来原始凭证：包括发票、收据、银行结算凭证、各种报销单等。自制原始凭证：如入库单、出库单、工资计算表、成本计算单等。2.记账凭证根据审核无误的原始凭证编制的记账凭证，包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。（二）会计账簿1.总账按照会计科目分类登记的账簿，全面反映公司的资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等情况。2.明细账根据总账科目所属的明细科目设置的账簿，详细记录各项经济业务的发生情况。3.日记账包括现金日记账和银行存款日记账，按照经济业务发生的先后顺序逐日逐笔登记。4.辅助账簿如固定资产明细账、应收账款明细账、应付账款明细账等，用于对某些特定经济业务进行详细核算和管理。（三）财务报告1.月度财务报告包括资产负债表、利润表、现金流量表等，反映公司月度财务状况和经营成果。2.季度财务报告在月度财务报告的基础上，增加一些分析性指标和说明，更全面地反映公司季度财务情况。3.年度财务报告包括年度资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等，是公司年度财务状况和经营成果的综合反映。（四）其他财务资料1.财务预算包括年度预算、季度预算和月度预算，以及预算执行情况分析报告。2.财务分析报告对公司财务状况、经营成果、资金运作等进行分析和评价的报告。3.税务资料包括纳税申报表、税务审计报告、税收优惠申请文件等。4.财务制度文件公司制定的各项财务管理制度、办法、规定等。5.财务相关合同、协议如借款合同、投资合同、采购合同、销售合同等涉及财务条款的合同、协议。6.财务审计报告包括内部审计报告、外部审计报告等。7.财务工作交接资料财务人员离职或岗位调动时的工作交接清单、交接说明等。（五）归档要求1.财务档案应按照分类标准进行整理，同一类别的档案应集中存放。2.会计凭证应按月装订成册，每册厚度应适中，一般不超过2厘米。装订时应加具封面、封底，注明年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。3.会计账簿应按照会计年度整理归档，在账簿启用表上加盖单位公章和经办人员印章，在账簿的扉页上填写账簿启用日期、截止日期、页数、册次、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。4.财务报告应按照年度、季度、月度分别整理归档，在报告封面加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。5.其他财务资料应根据其性质和类别进行分类整理，分别装订成册或装盒存放，并在封面注明资料名称、年度、月份、编号等内容。6.归档的财务档案应编制目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。三、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证在年度终了后，由财务部门保管1年，期满后移交档案管理部门保管。原始凭证、记账凭证的保管期限为30年。2.会计账簿总账、明细账、日记账的保管期限为30年。固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告月度、季度财务报告的保管期限为10年。年度财务报告的保管期限为永久。4.其他财务资料财务预算、财务分析报告、税务资料、财务制度文件等保管期限为10年。财务相关合同、协议、财务审计报告、财务工作交接资料等保管期限为10年。（二）保管地点公司应设立专门的财务档案保管库，配备必要的安全防护设施，确保财务档案的安全保管。保管库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（三）保管措施1.建立财务档案保管台账，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限、存放位置等信息，便于对档案进行管理和查询。2.定期对财务档案进行检查和盘点，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对电子财务档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，如光盘、硬盘等。备份应定期进行，并存放在不同的地点，以防数据丢失。4.严格限制非财务人员进入财务档案保管库，确需查阅档案的，应经财务部门负责人批准，并办理登记手续。查阅人员不得擅自更改、涂抹、拆封财务档案。5.对涉及公司商业秘密和财务机密的档案，应采取严格的保密措施，防止信息泄露。四、财务档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅财务档案，应经财务部门负责人批准，并办理查阅登记手续。查阅人员应在规定的时间和地点查阅，不得擅自将档案带出保管库。2.外部单位查阅财务档案，应持有单位介绍信，并经公司财务部门负责人批准。查阅人员应在公司指定的地点查阅，并由公司财务人员陪同。查阅人员不得擅自复制、摘抄财务档案。3.查阅财务档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时将档案归还保管库，并由保管人员进行核对。（二）借阅程序1.公司内部人员因工作需要借阅财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅原因、借阅期限等内容，并经财务部门负责人批准。2.借阅人员应按照批准的借阅期限及时归还档案，如需延长借阅期限，应重新办理申请手续。3.借阅人员在借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、污损等。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告财务部门，并承担相应的责任。4.外部单位借阅财务档案，应按照公司规定的程序办理借阅手续，并提供必要的担保。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理申请手续。（三）查阅与借阅登记1.建立财务档案查阅与借阅登记簿，详细记录查阅与借阅的时间、人员、档案名称、编号、查阅与借阅原因、归还时间等信息。2.查阅与借阅登记应由专人负责，查阅与借阅结束后，查阅与借阅人员应在登记簿上签字确认。3.财务档案查阅与借阅登记簿应定期进行整理和归档，作为财务档案管理的重要资料保存。五、财务档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的财务档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序进行销毁。2.未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中注明。（二）销毁程序1.由财务部门提出销毁申请，填写《财务档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等内容，并附上拟销毁档案的清单。2.财务部门负责人对销毁申请进行审核，签署意见后报公司分管领导审批。3.公司分管领导批准后，由财务部门会同档案管理部门共同组织销毁工作。销毁工作应指定专人负责，并在销毁现场进行监督。4.销毁人员应按照批准的销毁清单对档案进行逐一核对，确认无误后进行销毁。销毁方式可以采用焚烧、粉碎等方式，但应确保档案信息无法恢复。5.销毁工作结束后，销毁人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。（三