代管人事档案制度

代管人事档案制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织的代管人事档案管理工作，确保人事档案的安全、完整和有效利用，维护员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织代管的所有员工人事档案。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实、准确，如实反映员工的个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：人事档案应包含员工从入职到离职期间的各类重要资料，确保档案资料的全面性。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规，对人事档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照国家有关档案管理的标准和规范，对人事档案进行整理、分类、编号、装订等操作，确保档案管理工作的规范化。二、档案管理职责（一）人力资源部门职责1.负责制定和完善代管人事档案管理制度，并组织实施。2.负责员工人事档案的收集、整理、归档、保管和查阅等日常管理工作。3.定期对人事档案进行清查和核对，确保档案的准确性和完整性。4.按照规定办理人事档案的转递手续，确保档案的安全流转。5.负责向有关部门和单位提供人事档案查阅服务，并做好登记和记录工作。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的整理、分类、编号、装订等具体工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的安全保管工作，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.及时更新档案信息，确保档案内容的时效性和准确性。5.协助人力资源部门办理档案查阅、借阅等手续，并做好相关记录。（三）其他部门职责1.各部门应积极配合人力资源部门做好人事档案管理工作，及时将员工的各类资料提交给人力资源部门。2.在办理涉及员工人事档案相关事项时，应按照规定程序进行，不得擅自查阅、涂改、销毁员工人事档案。三、档案内容及分类（一）员工基本信息类1.员工入职登记表，包括个人基本情况、学历、工作经历等。2.身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、专业技术资格证书复印件等相关证明材料。3.员工近期免冠一寸照片若干。（二）劳动合同类1.员工签订的劳动合同文本。2.劳动合同变更、续签、解除、终止等相关手续材料。（三）薪资福利类1.员工工资表、奖金发放记录、福利补贴发放记录等。2.社会保险、住房公积金缴纳记录。（四）培训考核类1.员工参加各类培训的记录，包括培训课程名称、培训时间、培训成绩等。2.员工绩效考核记录，包括考核周期、考核结果、绩效面谈记录等。（五）奖惩情况类1.员工获得的各类奖励证书、荣誉称号等相关材料。2.员工受到的违纪处分、处罚决定等相关材料。（六）职业发展类1.员工岗位变动记录，包括晋升、降职、调岗等相关手续材料。2.员工职业规划书、培训需求分析报告等相关材料。（七）其他材料类1.员工离职手续办理材料，包括离职申请、离职审批表、工作交接清单等。2.其他与员工人事相关的重要材料，如体检报告、特殊岗位资格证书等。四、档案收集与整理（一）档案收集1.人力资源部门在员工入职时，应及时要求员工提交个人基本信息类相关材料，并指导员工填写入职登记表。2.各部门应在员工劳动合同签订、薪资福利调整、培训考核、奖惩等事项发生后，及时将相关材料提交给人力资源部门。3.员工离职时，所在部门应督促员工办理离职手续，并将离职手续办理材料及时移交人力资源部门。（二）档案整理1.档案管理人员收到各类档案材料后，应按照档案分类标准进行整理。2.对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.将整理好的档案材料按照类别顺序进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.建立档案目录，详细记录档案内容及存放位置，方便查阅。五、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案保管场所，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案保管场所应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全。（二）保管期限1.员工人事档案应长期保管，直至员工死亡或档案按照规定销毁。2.对于一些时效性较强的档案材料，如劳动合同、薪资福利记录等，应在规定的保管期限届满后，按照相关规定进行销毁或另行保管。（三）档案清查1.人力资源部门应定期对人事档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的完整性、准确性、存放位置等，发现问题应及时进行整改。3.清查结束后，应形成清查报告，对档案管理工作中存在的问题提出改进措施和建议。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。2.人力资源部门负责人根据查阅目的和范围，决定是否批准查阅申请，并指定专人陪同查阅。3.涉及员工个人隐私的档案材料，未经员工本人书面同意，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在指定的档案查阅场所进行查阅，不得将档案带出查阅场所。2.查阅人员应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。3.查阅结束后，查阅人员应将档案材料归还档案管理人员，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司/组织外部单位因工作需要借阅人事档案的，应出具单位介绍信，并填写《人事档案借阅申请表》，经公司/组织主管领导签字同意后，报人力资源部门审批。2.人力资源部门负责人根据借阅目的和范围，决定是否批准借阅申请，并与借阅单位签订《人事档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅责任等事项。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅单位应指定专人前来办理借阅手续，借阅人员应出示有效身份证件。2.档案管理人员按照《人事档案借阅协议》的要求，向借阅人员提供所需档案材料，并办理档案交接手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案材料，不得转借他人或用于其他非借阅目的。4.借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案材料，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。七、档案转递（一）转递条件1.员工因工作调动、辞职、辞退、退休等原因离开公司/组织的，人力资源部门应及时办理人事档案转递手续。2.档案转递应符合国家有关档案管理的规定和接收单位的要求。（二）转递程序1.人力资源部门根据员工离职情况，填写《人事档案转递通知单》，详细注明档案转递的原因、接收单位名称、地址、联系人等信息。2.将《人事档案转递通知单》及档案材料一并密封，通过机要交通或专人送取等方式转递给接收单位。3.档案管理人员应及时跟踪档案转递情况，确保档案安全送达接收单位，并要求接收单位在《人事档案转递回执》上签字确认。（三）特殊情况处理1.如接收单位拒收档案，人力资源部门应及时与接收单位沟通，了解拒收原因，并采取相应措施解决问题。2.如档案在转递过程中出现丢失、损坏等情况，人力资源部门应及时报告公司/组织主管领导，并按照有关规定进行调查处理，同时采取补救措施，确保员工人事档案的完整性。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织人事档案信息化管理系统，实现人事档案的电子化存储、检索、查阅、统计等功能。2.通过信息化手段，提高人事档案管理工作的效率和准确性，提升服务质量。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案管理系统的要求，将纸质档案内容准确录入系统，建立电子档案信息库。2.定期对电子档案信息进行更新和维护，确保数据的时效性和准确性。3.加强对电子档案数据的安全管理，采取数据备份、加密存储等措施，防止数据丢失和泄露。（三）系统使用与管理1.公司/组织内部人员可通过档案管理系统查阅、下载本人的人事档案信息，但不得擅自修改系统数据。2.人力资源部门应指定专人负责档案管理系统的日常维护和管理，及时处理系统运行中出现的问题。3.定期对档案管理系统进行安全检查和评估，采取必要的安全防护措施，确保系统的安全稳定运行。九、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对人事档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅、借阅过程中，应严格控制知悉范围，对涉及员工个人隐私的信息进行保密。3.加强对档案保管场所的安全管理，限制无关人员进入，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理各环节的安全责任。2.加强对档案保管场所的安全防范，