二调档案归档制度

二调档案归档制度一、总则（一）目的为了加强二调档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及二调档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映二调工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理二调过程中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、表述等符合客观事实。4.规范性原则：档案整理、归档等工作遵循统一的标准和规范。5.保密性原则：对涉及机密的二调档案严格保密，防止信息泄露。二、二调档案的定义与范围（一）定义二调档案是指在第二次全国土地调查工作中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。（二）范围1.调查方案、计划及相关文件：包括二调工作的总体方案、各阶段工作计划、技术规定、质量控制要求等。2.调查数据成果：如土地利用现状数据、权属数据、地类变化数据等，以电子数据和纸质文档形式保存。3.调查工作记录：包括外业调查记录、内业处理记录、会议纪要、工作简报等。4.检查验收资料：自查报告、互查记录、上级验收意见等。5.相关图件：土地利用现状图、地籍图、影像图等。6.其他与二调工作相关的文件材料：如工作总结、技术总结、培训资料等。三、档案收集（一）收集责任1.各调查小组负责及时收集本小组在二调工作中形成的各类文件材料，并指定专人负责整理和初步审核。2.各部门在二调工作中产生的文件材料，由部门负责人督促本部门人员及时整理并移交档案管理部门。（二）收集要求1.调查过程中形成的原始记录、数据表格等必须字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全。2.电子数据应按照规定的格式和存储要求进行备份，确保数据的准确性和可读性。3.图件应绘制规范、图面清晰，标注准确，相关说明齐全。4.收集的文件材料应具有关联性，能够反映二调工作的全过程和各个环节。（三）收集时间1.各调查小组在完成一个阶段的工作后，应及时将该阶段形成的文件材料收集整理好，移交档案管理部门。2.整个二调工作结束后，应在规定时间内将所有相关文件材料全部收集齐全并移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.按工作阶段分类：分为准备阶段、外业调查阶段、内业处理阶段、检查验收阶段、总结阶段等。2.按文件类型分类：分为文书档案、数据档案、图件档案、声像档案等。（二）整理步骤1.文书档案整理对收集到的文书材料进行分类，按照文件的性质、来源、时间顺序等进行排列。去除重复、无用的文件，对文件进行编号、编目，编制卷内目录。按照卷内文件的排列顺序依次装订，采用三孔一线或缝纫机装订方式，确保装订牢固、整齐美观。填写卷皮，包括案卷题名、年度、保管期限、密级等信息。2.数据档案整理对电子数据进行分类，建立相应的文件夹结构，按照数据的类型、时间、区域等进行命名。对数据进行备份，采用多种存储介质进行异地备份，确保数据的安全性。编制数据目录，记录数据的名称、格式、大小、存储位置、生成时间等信息。3.图件档案整理对图件进行分类，按照比例尺、区域、用途等进行排列。对图件进行编号，编制图件目录，注明图件名称、比例尺、图幅号、成图时间等信息。对破损或褪色的图件进行修复，确保图件的完整性和清晰度。将图件装入图盒或图夹中，妥善保管。4.声像档案整理对照片、录像等声像资料进行分类，按照拍摄时间、内容、主题等进行排列。对声像资料进行编号，编制声像目录，注明资料名称、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人等信息。对声像资料进行标注，说明资料的主要内容和背景情况。将声像资料存储在光盘、硬盘等存储介质上，并建立相应的索引。（三）整理要求1.整理工作应遵循档案整理的基本原则和方法，确保档案的系统性和逻辑性。2.整理后的档案应便于查阅、利用和保管，符合档案管理的相关标准和规范。3.整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、损毁档案内容。五、档案归档（一）归档流程1.档案整理人员将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核合格的档案进行编号、编目，建立档案目录数据库。4.将档案装入档案盒或档案柜中，按照档案分类顺序进行排列存放，并在档案盒或档案柜上标注相应的标识。（二）归档时间1.各调查小组和部门应在规定时间内将整理好的档案移交档案管理部门，不得拖延。2.档案管理部门应在收到移交档案后及时进行审核和归档，确保档案按时入库。（三）归档要求1.归档的档案应齐全完整，符合档案整理的要求。2.档案的编号、编目应准确无误，便于查询和管理。3.档案的存放应科学合理，便于保管和利用。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管措施1.对档案进行分类存放，不同类型、不同保管期限的档案应分开存放。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对档案的温湿度进行监测和控制，保持库房内温湿度适宜。4.做好档案的防虫、防霉、防盗等工作，防止档案受损。（三）保管期限1.二调档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括调查方案、总结报告、重要的技术文件等。3.长期保管的档案主要包括调查数据成果、检查验收资料等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案主要包括一般性的工作记录、简报等，保管期限为[X]年。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅二调档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及机密的二调档案，查阅人员应严格遵守保密规定，经公司/组织主管领导批准后方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门提交《档案查阅申请表》。2.档案管理部门根据查阅人员的申请，提供相应的档案，并做好查阅登记。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅人员查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。（三）利用方式1.档案管理部门可为查阅人员提供档案复印件、电子数据拷贝等服务，但涉及机密的档案不得提供复印件。2.因工作需要对档案进行摘录、引用的，查阅人员应经档案管理部门同意，并注明出处。（四）归还要求1.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。2.档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究查阅人员的责任。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成，负责对二调档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.档案鉴定小组根据鉴定意见，编制档案销毁清单，报公司/组织主管领导批准。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责销毁。2.销毁档案时，应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中应安排专人监销，监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁完毕后，应将销毁清单归档保存。九、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等情况进行统计。2.档案统计数据应准确、及时、完整，为档案管理工作提供决策依据。（二）档案移交1.