县应急局档案制度

县应急局档案制度一、总则（一）目的为加强县应急管理局（以下简称“本局”）档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为应急管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各科室、下属事业单位及其工作人员在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作，对全局档案进行统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实完整原则档案的形成应真实反映本局各项工作的实际情况，确保档案内容完整、准确，不得遗漏、篡改。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为档案利用提供便利条件，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局主要领导为组长，各分管领导为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。负责研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题，指导档案管理工作的开展。（二）办公室作为本局档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本局各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查阅和利用。4.按照规定向县档案行政管理部门移交应进馆的档案。5.组织开展档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行鉴定，并按规定程序予以销毁。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对本局各科室档案管理工作进行监督检查，指导各科室做好档案收集、整理、保管等工作。8.组织开展档案业务培训和宣传教育工作，提高全局工作人员的档案意识和业务水平。（三）各科室及下属事业单位1.负责本科室、本单位在工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交局办公室归档。2.明确一名兼职档案员，负责本科室、本单位档案管理的日常工作，配合局办公室做好档案管理相关工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围本局在履行应急管理职能过程中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于以下几类：1.上级机关下发的与应急管理工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.应急管理工作中形成的应急预案、应急处置方案、应急演练记录等。4.安全生产监管、自然灾害防治、应急救援等业务工作中形成的文件材料，如检查记录、执法文书、事故调查报告等。5.本局召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。6.本局工作人员参加各类培训、学习、考察等活动形成的数据、资料、证书等。7.本局与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。8.本局获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、下属事业单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，载体应符合档案保管要求。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.对于重要文件材料，应收集其草稿、修改稿、定稿等不同版本，以便全面反映文件形成过程。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、上架等操作。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。将文件材料按年度分开，再根据保管期限分为永久、定期（30年、10年），然后按机构（问题）进行排列。同一机构（问题）下的文件材料按时间顺序排列，编页号，装订成册，填写卷内目录、备考表，编制案卷封面，组成保管单位（卷）。2.业务档案根据不同业务类型，如安全生产监管档案、自然灾害防治档案、应急救援档案等，分别制定相应的分类方案进行整理。一般可按照业务流程、时间顺序等进行分类，确保档案的系统性和完整性。3.电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关标准，对电子文件进行分类、编号、存储。建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索和利用。同时，定期对电子档案进行备份，确保电子档案的安全。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。库房内配备温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具存放档案。档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。（三）档案存放1.按照档案类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于管理和查阅。2.对重要档案和利用率较高的档案，应设置专门的存放位置，优先提供利用。3.档案存放应整齐有序，标识清晰，便于快速定位。（四）档案保管期限根据国家有关规定和档案的实际价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。具体划分如下：1.永久保管的档案本局制定的具有长远查考利用价值的规章制度、规范性文件等。本局重要的工作计划、总结、报告等。应急管理工作中形成的重大事件、事故的相关档案，如事故调查报告、应急处置总结等。本局获得的省部级以上荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。其他具有重要历史意义和长远利用价值的档案。2.定期保管30年的档案本局一般性的工作计划、总结、报告等。安全生产监管、自然灾害防治等业务工作中形成的一般性文件材料，如日常检查记录、一般事故调查报告等。本局召开的一般性会议的文件材料。本局与其他单位签订的一般性合同、协议等。其他具有一定查考利用价值，保管期限为30年的档案。3.定期保管10年的档案本局临时性的工作计划、总结、报告等。业务工作中形成的短期查考利用价值的文件材料，如临时性检查记录、简单的统计报表等。本局工作人员参加短期培训、学习、考察等活动形成的文件材料。其他具有短期查考利用价值，保管期限为10年的档案。（五）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、存放位置等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.建立档案清查记录，详细记录清查时间、范围、结果等信息。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本局档案管理制度，确保档案利用工作合法合规。2.服务大局原则档案利用工作应紧密围绕本局应急管理工作大局，为领导决策、业务工作开展提供有力支持。3.方便快捷原则优化档案利用流程，提高档案检索效率，为利用者提供方便快捷的服务。4.安全保密原则在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅本局档案的，应持单位介绍信，经本局档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行利用，限制查阅范围和使用方式。（三）利用方式1.查阅利用者可直接到档案库房查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。查阅档案时，应在查阅登记薄上如实填写查阅日期、利用者姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅本局工作人员因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在科室负责人签字同意后，报档案管理部门负责人批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失，按时归还。3.复制利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、单位、利用日期、利用内容、利用方式、归还日期等信息。档案利用登记薄应妥善保管，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，各科室负责人、档案管理人员等为成员。负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、现实利用价值、历史研究价值等因素，对档案进行全面鉴定。对已失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、卷号、保管期限、数量等信息。4.将档案销毁清册报局档案管理领导小组审批，经批准后方可实施销毁。（四）销毁方式对批准销毁的档案，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息彻底消除。销毁过程中，应指定专人负责监督，防止档案丢失或泄露。销毁后，在档案销毁清册上注明销毁日期、方式等信息，并由监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立本局档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。通过信息化手段，实现档案的快速检索、在线查阅、远程利用等功能，为应急管理工作提供更加便捷的档案信息支持。（二）数字化流程1.档案扫描对库存档案进行全面扫描，扫描分辨率应符合档案数字化存储要求，一般不低于300dpi。扫描后的图像应清晰、完整，色彩还原准确。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量。同时对图像进行命名、分类，建立与纸质档案的对应关系。3.数据挂接将数字化档案信息录入档案管理信息系统，建立电子档案目录数据库，实现电子档案与纸质档案的关联挂接。确保电子档案的元数据信息准确、完整，与纸质档案内容一致。4.存储备份将数字化档案数据存储在安全