公司档案保管制度

公司档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构的档案保管工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案的完整性和准确性。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的统一管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定和完善公司档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责收集、整理公司各部门形成的档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案的系统性和规范性。3.档案保管提供安全、适宜的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。4.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。5.档案统计与分析建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。6.档案利用服务负责办理档案的查阅、借阅手续，为公司内部各部门和人员提供档案利用服务，同时做好档案利用登记工作。7.档案信息化建设推进档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储和管理，提高档案管理的效率和水平。8.指导与监督对公司各部门的档案管理工作进行指导和监督，确保各部门档案管理工作符合公司档案管理制度的要求。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类公司设立、变更、注销等相关文件；公司规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等；公司内部组织机构设置、人员任免、奖惩等文件。2.业务经营类市场营销文件，如市场调研报告、销售合同、客户资料等；生产管理文件，如生产计划、工艺流程、质量检验报告等；财务管理文件，如财务报表、审计报告、税务资料等；人力资源管理文件，如员工招聘、培训、考核、薪酬福利等文件。3.合同协议类各类采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同、服务合同等。4.项目管理类项目立项文件、可行性研究报告、项目预算、项目进度报告、项目验收报告等。5.知识产权类专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件、商业秘密保护文件等。6.基本建设类工程规划文件、设计图纸、施工许可证、工程竣工验收文件等。7.声像电子类公司重大活动照片、录像资料；公司网站、内部信息系统等电子数据。（二）档案收集要求1.及时收集各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案形成后及时移交档案管理部门。2.完整齐全收集的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件等，确保档案能够全面反映公司各项活动的真实情况。3.真实准确档案内容应真实可靠，不得伪造、篡改档案信息。（三）档案整理1.分类标准按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、业务经营类、合同协议类、项目管理类、知识产权类、基本建设类、声像电子类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。2.编号规则对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式，确保编号便于识别和管理。3.编目要求编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保档案目录准确反映档案的基本信息，便于档案的查阅和检索。四、档案的保管（一）保管场所1.档案库房档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.温湿度控制档案库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.安全防护设施档案库房应配备消防器材、防盗报警装置、防虫药品、温湿度监测设备等安全防护设施，确保档案库房的安全。（二）档案装具1.档案架选用坚固耐用、便于分类存放和查找的档案架，档案架应排列整齐，标识清晰。2.档案盒使用符合标准的档案盒，档案盒应标明档案类别、编号、题名等信息，便于档案的存放和管理。3.电子存储设备配备必要的电子存储设备，如硬盘、光盘、磁带等，对电子档案进行备份存储，确保电子档案的安全。（三）档案存放1.分类存放按照档案的分类标准，将档案分类存放在档案架上，同一类档案应集中存放，便于查找和管理。2.上架排列档案上架应按照编号顺序排列，确保档案存放有序，便于查阅。3.标识管理在档案架、档案盒等显著位置标明档案类别、编号、题名等信息，便于档案的识别和查找。（四）档案保管期限1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。定期保管期限从档案形成年度的次年1月1日起计算。（五）档案密级划分1.绝密涉及公司核心商业秘密、国家机密等重要信息，一旦泄露会给公司造成重大损失的档案，应列为绝密级。2.机密涉及公司重要业务信息、技术秘密等，泄露后会给公司带来较大损失的档案，应列为机密级。3.秘密涉及公司一般业务信息，但仍需保密的档案，应列为秘密级。（六）档案安全管理1.人员出入管理档案库房应设置门禁系统，严格控制人员出入。档案管理人员应持证上岗，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。2.日常巡查档案管理部门应定期对档案库房进行巡查，检查档案的保管状况、安全防护设施运行情况等，及时发现并处理问题。3.灾害应急处置制定档案灾害应急预案，明确在火灾、水灾、地震等灾害发生时的应急处置措施，确保档案的安全转移和保护。4.数据备份与恢复定期对电子档案进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置。建立电子档案数据恢复机制，确保在电子档案数据出现故障时能够及时恢复。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.保管期限鉴定根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案的保管期限进行鉴定，确定档案是继续保存还是予以销毁。2.密级鉴定对档案的密级进行重新鉴定，根据公司实际情况和保密要求，确定档案的密级是否需要调整。（三）鉴定程序1.初步审查档案管理部门对到期档案进行初步审查，提出档案存毁意见。2.小组审议档案鉴定工作小组对档案管理部门提出的存毁意见进行审议，形成鉴定结论。3.审批确定鉴定结论报公司分管领导审批确定。（四）销毁程序1.编制销毁清册对经鉴定需要销毁的档案，编制销毁清册，销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.审批签字销毁清册报公司分管领导审批签字。3.实施销毁由档案管理部门会同相关部门共同实施销毁，销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.监销记录销毁过程应有专人监销，并在销毁清册上签字确认，监销记录应存档保存。六、档案的统计与分析（一）统计内容1.档案收进情况统计档案的年度收进数量、类别、来源等信息。2.档案整理情况统计档案的整理数量、分类情况、编号情况等信息。3.档案保管情况统计档案的保管数量、保管期限、密级分布等信息。4.档案利用情况统计档案的查阅、借阅次数，利用档案的部门和人员分布等信息。（二）统计方法1.建立统计台账档案管理部门应建立档案统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。2.定期统计分析定期对档案统计数据进行分析，形成档案统计分析报告，为档案管理决策提供依据。七、档案的利用（一）利用范围1.公司内部利用公司各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的档案以及与本部门业务相关的其他档案。2.外部利用因法律法规要求、司法机关办案、合作单位需要等原因，经公司批准，可向外部单位或个人提供档案查阅、借阅服务。（二）利用手续1.查阅手续公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案范围等内容，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应在查阅现场提供必要的协助，并做好查阅登记工作。2.借阅手续公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅档案范围等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。档案管理部门应对借阅档案进行跟踪管理，确保借阅档案按时归还。3.外部利用手续外部单位或个人查阅、借阅公司档案，应提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅目的、查阅、借阅档案范围等内容，经公司分管领导批准后，由档案管理部门按照规定办理查阅、借阅手续。查阅、借阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并做好相关记录。（三）利用限制1.保密限制涉及公司机密、绝密信息的档案，未经公司授权，不得对外