机关档案移交制度

机关档案移交制度一、总则（一）目的为了加强机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管、利用和移交，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案移交管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整准确原则。各部门应保证档案的收集齐全、整理规范、内容准确，如实反映机关工作活动的全过程。3.及时移交原则。档案形成部门应按照规定的时间和要求，及时将档案移交至机关档案管理部门。4.安全保密原则。档案管理部门应采取有效措施，确保档案的安全保管和信息保密，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案移交的主体与职责（一）档案形成部门1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和装订等前期工作，确保档案的质量符合要求。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交至机关档案管理部门，并办理移交手续。3.协助档案管理部门对移交档案进行核对、清点等工作，提供必要的档案信息和说明。（二）档案管理部门1.负责接收各部门移交的档案，对移交档案进行审核、登记和编号等工作。2.按照档案管理的有关规定，对接收的档案进行分类、整理、编目、上架等管理工作，确保档案的妥善保管和有效利用。3.定期对档案移交情况进行检查和总结，向机关领导汇报档案管理工作情况，提出改进意见和建议。三、档案移交的范围（一）文书档案1.上级机关来文，包括命令、决定、指示、通知、通报、报告、批复等。2.本机关形成的文件材料，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、请示与批复、信函等。3.下级机关上报的文件材料，包括请示、报告、统计报表等。（二）科技档案1.本机关在基本建设、技术改造、设备仪器购置等活动中形成的项目文件，包括项目立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等各个阶段的文件材料。2.科研项目文件，包括科研计划、实验记录、研究报告、成果鉴定等文件材料。3.设备仪器档案，包括设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维修记录等文件材料。（三）会计档案1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账、辅助账等。3.财务报告，包括月度、季度、年度财务报表及附注等。4.其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。（四）人事档案1.干部职工的履历表、登记表、任免审批表等。2.考核、考察、鉴定、奖惩等材料。3.学历学位、培训、专业技术职务（职称）、党团材料等。4.工资、任免、出国（境）等材料。（五）电子档案1.以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表等，包括电子公文、电子报表、电子图纸、电子照片、电子录音、电子录像等。2.对电子档案的元数据、背景信息等相关数据进行收集和整理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。四、档案移交的时间要求（一）文书档案1.当年形成的文书档案，在次年上半年整理完毕并移交至机关档案管理部门。2.跨年度的重要文件，应在文件处理完毕后及时移交。（二）科技档案1.项目文件应在项目竣工验收后三个月内移交至机关档案管理部门。2.设备仪器档案应在设备仪器开箱验收或安装调试完毕后及时移交。（三）会计档案1.年度会计档案，在会计年度终了后，由会计机构暂保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本机关档案管理部门统一保管。2.未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（四）人事档案1.干部职工工作调动、离职、退休等时，人事档案应在办理相关手续后及时移交至档案管理部门。2.人事档案管理部门应定期对人事档案进行整理和补充，确保档案信息的及时更新。（五）电子档案1.电子档案应与纸质档案同步移交，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.对于实时产生的电子档案，应在规定的时间内进行定期移交，如每月或每季度移交一次。五、档案移交的程序（一）准备工作1.档案形成部门对拟移交的档案进行全面检查，确保档案的整理质量符合要求，文件材料齐全、完整、准确，编目规范。2.编制档案移交清册，详细列出移交档案的类别、数量、起止日期、保管期限等信息。移交清册一式两份，一份由档案形成部门留存，一份随档案移交至档案管理部门。（二）移交手续办理1.档案形成部门按照规定的时间和要求，将整理好的档案及移交清册一并送至机关档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、清点，检查档案的数量、质量、完整性等是否符合要求。如发现问题，应及时与档案形成部门沟通，要求其补充或更正。3.经核对无误后，档案形成部门和档案管理部门在移交清册上签字确认，完成档案移交手续。（三）特殊情况处理1.如档案形成部门因特殊原因无法按时移交档案，应提前向档案管理部门提出书面申请，说明原因及预计移交时间，并经机关领导批准。2.对于档案内容存在争议或需要进一步核实的情况，档案管理部门应与档案形成部门共同协商解决，必要时可请相关部门或专家进行鉴定。六、档案移交的质量要求（一）整理规范1.文书档案应按照《归档文件整理规则》进行整理，采用年度机构（问题）保管期限分类法，以件为单位进行装订、编目等工作。2.科技档案应按照项目、专业等进行分类整理，建立完整的项目档案卷册，卷内文件应排列有序，编号清晰。3.会计档案应按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》进行整理，确保凭证、账簿、报表等资料的规范装订和编目。4.人事档案应按照《干部人事档案工作条例》进行整理，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。（二）内容完整1.各部门应确保移交档案涵盖本部门工作活动的各个方面，不得遗漏重要文件和资料。2.对于文件材料的附件、补充说明等应一并移交，保证档案内容的完整性和关联性。3.电子档案应包含完整的元数据和背景信息，确保电子档案能够准确反映文件的原始面貌和历史背景。（三）标识清晰1.档案应进行清晰的分类标识，便于查找和管理。分类标识应符合档案管理的相关规定和习惯，保持一致性和连贯性。2.每份档案应编有唯一的编号，并在档案封面、目录等显著位置标注，编号应便于识别和查询。3.对于电子档案，应建立清晰的文件名和文件夹命名规则，确保电子档案的命名准确反映文件内容和存储位置。（四）载体安全1.纸质档案应使用符合质量要求的档案装具进行保管，防止纸张老化、霉变、虫蛀等损坏。2.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。存储介质应标明档案内容、存储时间、保管期限等信息。3.对于特殊载体的档案，如照片、录音、录像等，应采取相应的保护措施，确保载体的质量和信息的安全。七、档案移交后的管理与利用（一）档案管理部门职责1.对接收的档案进行妥善保管，按照档案管理的有关规定，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全和完整。2.对档案进行科学分类、整理、编目、上架，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。3.按照规定的开放期限和利用范围，为机关内部各部门及社会有关单位提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和记录工作。4.会同档案形成部门对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经机关领导批准后进行相应处理。（二）档案利用规定1.机关内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。2.外单位因特殊原因需要查阅本机关档案的，应持单位介绍信，经机关分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，应按照有关保密规定进行审批，并严格限制查阅范围和方式。3.档案一般不外借，确因工作需要借阅档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。4.利用档案时，如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行。摘录、复制的档案材料应注明出处和用途，加盖档案管理部门印章。（三）档案统计与编研1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，并向上级主管部门报送档案统计报表。2.结合机关工作实际，开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为机关工作提供决策依据和历史借鉴。八、监督与检查（一）监督检查主体机关内部设立档案管理监督检查小组，由机关分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人及相关部门工作人员。监督检查小组负责对机关档案移交制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。（二）监督检查内容1.档案形成部门是否按照规定的时间和要求及时移交档案，移交档案的质量是否符合要求。2.档案管理部门对接收档案的审核、登记、编号、整理、保管等工作是否规范。3.档案利用制度是否得到有效执行，档案查阅、借阅等手续是否齐全，档案利用过程中是否存在违规行为。4.档案安全保密措施是否落实到位，档案保管场所是否符合安全要求，档案信息是否存在泄露风险。（三）问题处理与整改1.监督检查小组在检查过程中发现问题的，应及时向责任部门发出整改通