工资档案保管制度

工资档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司工资档案的管理，确保工资档案的安全、完整和有效利用，保障员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工工资档案的管理。（三）定义1.工资档案：指公司记录员工工资发放情况、工资调整记录、奖金分配等与工资相关信息的文件和资料。2.保管期限：根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类工资档案的保管期限。（四）管理职责1.人力资源部门负责工资档案的建立、整理、归档和保管工作。定期对工资档案进行审核和更新，确保档案信息的准确性和完整性。按照规定的保管期限，妥善保管工资档案，并办理档案的查阅、借阅等手续。2.财务部门协助人力资源部门进行工资核算和发放工作，提供相关财务数据。对工资档案中的财务信息进行审核和监督，确保工资核算的准确性和合规性。3.其他相关部门在各自职责范围内，配合人力资源部门做好工资档案的管理工作。按照规定提供与工资核算相关的资料和信息。二、工资档案的内容（一）员工基本信息1.员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、入职时间、岗位名称、部门等。2.员工联系方式，包括手机号码、电子邮箱等。（二）工资核算资料1.月度工资核算表，包括基本工资、绩效工资、加班工资、奖金、津贴、补贴等各项工资组成部分的核算明细。2.工资调整记录，如调薪审批表、调薪通知等，记录员工工资调整时间、调整原因、调整幅度等信息。3.考勤记录，包括员工出勤、请假、旷工等情况，作为工资核算的依据之一。（三）奖金分配资料1.奖金分配方案，明确奖金分配的标准、范围、计算方法等。2.奖金发放记录，包括奖金发放金额、发放时间等。（四）工资发放记录1.工资发放明细表，记录每个员工每月工资发放的具体金额、发放方式（如银行代发、现金发放等）、发放时间等信息。2.工资条，由人力资源部门或财务部门制作，发放给员工，用于员工核对工资明细。（五）其他相关资料1.员工工资申诉记录，包括员工对工资核算结果提出申诉的原因、处理过程和结果等。2.与工资管理相关的文件、通知、规定等。三、工资档案的建立与整理（一）建立流程1.人力资源部门在员工入职时，收集员工基本信息，并建立员工工资档案。2.每月工资核算期间，人力资源部门根据考勤记录、绩效评估结果等资料，进行工资核算，并制作工资核算表。3.工资核算表经相关负责人审核签字后，提交财务部门进行工资发放。4.财务部门在工资发放后，将工资发放明细表反馈给人力资源部门，人力资源部门据此更新工资档案。（二）整理要求1.工资档案应按照年度、月份顺序进行整理，确保档案的连续性和系统性。2.每份工资档案应包含完整的资料，如工资核算表、工资调整记录、奖金分配资料、工资发放记录等，并按照上述内容顺序进行排列。3.对于电子工资档案，应建立规范的文件夹结构，按照年度、月份进行分类存储，并命名清晰，便于查找和管理。四、工资档案的保管（一）保管方式1.工资档案采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和年度进行分类存放，并做好标识。3.电子档案应存储在服务器或其他安全的存储设备上，并定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。（二）保管期限1.员工工资档案的保管期限为[X]年，自工资核算年度结束之日起计算。2.对于涉及员工重大权益的工资档案，如工资调整记录、奖金分配方案等，保管期限应适当延长，具体按照国家法律法规和公司规定执行。（三）安全保护1.档案管理人员应定期对工资档案进行检查，确保档案的安全、完整，防止档案丢失、损坏、篡改等情况发生。2.加强对档案存放场所的安全管理，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案存放环境符合要求。3.严格限制无关人员进入档案存放场所，对档案的查阅、借阅等实行严格的登记制度，防止档案信息泄露。五、工资档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅本人工资档案的，应向人力资源部门提出申请，经批准后，由档案管理人员协助查阅。2.公司内部管理人员因工作需要查阅员工工资档案的，应填写《工资档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅范围等，经人力资源部门负责人批准后，方可查阅。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司工资档案的，应出具正式的查阅函，说明查阅目的、查阅范围等，经公司分管领导批准后，由人力资源部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）借阅规定1.公司内部员工因特殊原因需要借阅工资档案的，应填写《工资档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等，经人力资源部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，确需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的工资档案，不得擅自涂改、复印、转借他人，不得泄露档案内容。4.借阅人员归还工资档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、工资档案的销毁（一）销毁条件1.工资档案保管期限届满，且已无保存价值的，可按照规定进行销毁。2.因公司改制、重组等原因，需要销毁部分工资档案的，应按照相关规定办理审批手续。（二）销毁程序1.人力资源部门提出工资档案销毁申请，填写《工资档案销毁申请表》，注明销毁档案的年度、类别、数量等信息，并说明销毁原因。2.《工资档案销毁申请表》经人力资源部门负责人审核签字后，提交公司分管领导审批。3.经批准后，人力资源部门指定专人负责工资档案的销毁工作，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁档案的名称和数量等信息。4.工资档案销毁可采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案信息无法恢复。5.销毁工作完成后，销毁人员和监销人员应在销毁记录上签字确认。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对工资档案的管理情况进行审计监督，检查工资档案的建立、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.人力资源部门应定期对工资档案进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并向公司领导报告工资档案管理工作的情况。（二）外部检查1.接受劳动保障行政部门、税务部门等上级主管部门的监督检查，按照要求提供工资档案相关资料，配合做好检查工作。2.对于上级主管部门提出的整改意见，公司应认真