创文档案制度

创文档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织在创建文明单位（以下简称“创文”）工作中的档案管理，确保创文工作相关资料的完整、准确、系统和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门在创文工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映公司/组织创文工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集创文工作各方面的资料，确保档案内容完整。3.规范性原则：档案的形成、整理、保管和利用应符合国家法律法规及相关行业标准要求，遵循统一的规范和流程。4.保密性原则：对于涉及公司/组织机密的创文档案，应严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善创文档案管理制度，指导各部门做好档案资料的收集、整理、归档工作。2.集中统一管理公司/组织的创文档案，建立档案目录数据库，实现档案信息的电子化管理，方便查询和利用。3.定期对创文档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的安全和完整。4.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门创文档案资料的收集、整理和初步归档工作，并确保资料的真实性和完整性。2.在规定时间内将整理好的档案资料移交至档案管理部门。3.积极配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，及时提供所需资料。三、档案收集（一）收集范围1.上级主管部门关于创文工作的文件、通知、指示等。2.公司/组织制定的创文工作计划、方案、措施等。3.创文工作中的各类会议记录、纪要。4.开展志愿服务活动的相关资料，包括活动方案、参与人员名单、活动照片、总结报告等。5.道德讲堂建设及活动开展的资料，如活动策划、讲稿、现场照片、听众反馈等。6.文明风尚传播的资料，包括公益广告制作与投放记录、网络文明传播活动资料等。7.员工文明行为规范及培训教育资料。8.创文工作中获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物的照片及相关证明材料。9.与创文工作相关的其他资料，如问卷调查结果、群众意见反馈等。（二）收集要求1.及时收集：各部门应在创文工作开展过程中及时收集相关资料，确保资料的时效性。2.全面收集：涵盖创文工作的各个方面，避免遗漏重要信息。3.真实准确：所收集的资料应真实反映工作实际情况，数据准确无误，文字表述清晰。四、档案整理（一）分类标准1.按年度分类：将创文档案按年度进行划分，便于按时间顺序查找和管理。2.按类别分类：根据收集范围，将档案资料分为上级文件、工作计划、活动记录、荣誉资料等类别。（二）整理方法1.文件材料的整理：对每份文件进行编号、编目，填写文件标题、文号、发文日期、发文单位等信息，并按分类标准进行排序。2.照片资料的整理：对照片进行编号并注明拍摄时间、地点、内容等信息，按照活动类别或时间顺序进行排列，并制作照片说明清单。3.其他资料的整理：如实物资料、电子文档等，应进行相应的编号和编目，确保资料的有序存放。（三）装订要求1.对于纸质文件资料，应采用统一规格的档案盒进行装订，确保整齐、牢固。2.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。3.按照文件顺序依次排列，在左侧装订，装订厚度适中，便于翻阅和保管。五、档案归档（一）归档时间各部门应在每年年底前将本年度整理好的创文档案资料移交至档案管理部门进行归档。（二）归档流程1.各部门档案管理人员填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、类别等信息。2.将档案资料连同移交清单一并提交给档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后在移交清单上签字，并将档案存入专门的档案库房。六、档案保管（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全。（二）保管方式1.纸质档案保管：采用密集架存放纸质档案，按类别和年度顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案保管：建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。（三）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。七、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅创文档案资料。2.上级主管部门及相关单位因工作检查、调研等需要查阅创文档案资料。3.根据法律法规要求或其他特殊情况需要查阅创文档案资料。（二）利用流程1.内部查阅：查阅部门填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。将申请表提交给档案管理部门负责人审批。档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅登记。查阅登记应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。2.外部查阅：查阅单位出具正式的查阅介绍信，注明查阅目的、查阅范围等信息。将介绍信提交给公司/组织主管领导审批。档案管理部门在主管领导审批通过后，按照规定为查阅单位提供档案资料，并做好查阅登记。查阅登记应包括查阅单位名称、查阅人员、查阅时间、查阅内容等信息。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案资料的安全和保密。（三）借阅规定1.原则上档案资料仅供查阅，一般不允许借阅。如有特殊情况需要借阅，应经档案管理部门负责人及公司/组织主管领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家法律法规及公司/组织相关规定，对已超过保管期限或失去保存价值的创文档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保档案鉴定的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表及公司/组织主管领导组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审核，并做出鉴定结论。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其是否具有保存价值。2.综合评估法：结合公司/组织的发展规划、业务需求及档案的利用情况，对档案进行综合评估，确定其保存期限。（四）销毁流程1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出拟销毁档案清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.将拟销毁档案清单提交给档案鉴定小组进行审核。3.档案鉴定小组对拟销毁档案进行审核，做出鉴定结论。经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门填写档案销毁申请表，报公司/组织主管领导批准。4.档案管理部门按照批准的销毁申请表，组织专人对档案进行销毁。销毁过程应进行详