科协档案管理制度

科协档案管理制度一、总则（一）目的为加强科协档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在科协各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科协机关及所属各部门、各分支机构在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则：科协档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整性原则：全面收集和整理科协在各项工作中形成的各类档案，保证档案的完整无缺。3.准确性原则：档案内容应真实、准确地反映科协工作的实际情况，数据可靠，表述清晰。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露，维护科协的合法权益。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为科协各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门设立科协档案管理办公室，作为科协档案管理的职能部门，负责统筹协调和具体实施科协的档案管理工作。（二）职责分工1.档案管理办公室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善科协档案管理制度，并组织实施。负责科协各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录、人名索引等，方便档案的查询和利用。负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等工作，定期检查档案保管状况，确保档案实体安全。按照规定做好档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，提出鉴定意见，经批准后组织销毁，并做好销毁记录。积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息资源的共享和有效利用。负责组织开展档案业务培训，提高科协工作人员的档案意识和业务水平。参与科协重大活动、重要项目的档案管理工作，提供档案业务指导和支持。完成领导交办的其他档案管理工作任务。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保本部门档案的齐全、完整。按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理办公室，并办理交接手续。协助档案管理办公室开展档案利用工作，提供与本部门业务相关的档案信息查询服务。负责监督和指导本部门工作人员做好文件材料的收集、整理和归档工作，提高本部门工作人员的档案意识。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关文件：包括上级党委、政府、科协及其他有关部门发来的与科协工作相关的各类文件、通知、指示、批复等。2.科协机关文件：科协在履行职能过程中形成的各类文件，如党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、规章制度、合同协议、调研材料等。3.所属部门文件：各部门在工作中形成的文件材料，如部门工作计划、总结、请示、报告、业务文件、会议记录、活动资料等。4.重要会议文件：科协组织召开的各类重要会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要、发言材料等。5.重大活动文件：科协举办的重大活动、重要项目的文件材料，如活动方案、筹备文件、活动记录、成果资料等。6.科研项目文件：科协承担或参与的科研项目的立项文件、研究报告、实验数据、成果鉴定材料、知识产权文件等。7.外事活动文件：科协开展外事交流与合作活动形成的文件材料，如出访计划、协议合同、接待安排、外事纪要等。8.声像档案：反映科协工作活动的照片、录音、录像、影片等声像资料。9.实物档案：科协在工作中获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等具有保存价值的实物。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并移交档案管理部门，不得积压或延误。3.收集的文件材料应保持其真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。4.对收集到的文件材料，应进行初步分类和整理，剔除重复、无用的文件，确保移交的文件质量。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.采用年度机构保管期限分类法进行整理。即先按年度将档案分开，再按机构（部门）进行分类，最后根据文件的保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三类。3.按照分类方案，对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等，然后将文件装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明年度、机构、保管期限、盒号等信息。4.声像档案应单独整理，按照形成时间顺序编号，注明拍摄（录制）时间、地点、内容、拍摄（录制）人等信息，并配以文字说明，制成光盘或录像带等存储介质保存。5.实物档案应进行登记造册，详细记录实物名称、来源、日期、保管期限等信息，并拍照留存，实物应妥善保管，防止损坏或丢失。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等功能，配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区、办公区等，确保布局合理，便于档案管理和利用。（二）档案存放方式1.档案应按照分类方案有序存放，排列整齐，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，避免混淆。3.声像档案、实物档案应根据其特点进行专门存放，确保安全无损。（三）档案保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映科协主要职能活动和基本历史面貌的，对科协工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：党组、行政重要文件、决议、决定、指示、会议纪要等。重大活动、重要项目的全套文件材料。科研项目的重要成果文件、知识产权文件等。外事活动的重要文件、协议合同等。机构演变、人事任免、荣誉奖励等重要文件。其他具有重要历史意义和长久保存价值的档案。2.长期保管的档案：凡是反映科协一般工作活动，在较长时间内对科协工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年以上。主要包括：一般会议文件、工作计划、总结、报告等。科研项目的一般性文件材料。外事活动的一般性文件。各部门的重要业务文件等。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对科协工作有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。主要包括：一般性文件、临时性通知、简报等。短期活动、一般性项目的文件材料。各部门的一般性业务文件等。（四）档案保管期限的调整1.档案管理办公室应定期对已划定保管期限的档案进行复查，根据档案的实际价值和利用情况，及时调整保管期限。2.对于保管期限已到，但仍有重要利用价值的档案，应重新鉴定，延长保管期限。3.对于已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理各环节的安全责任，加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高安全意识。2.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房时，应检查库房设施设备运行情况，确保库房安全。3.加强档案的日常巡查和定期检查，发现问题及时处理，并做好记录。重点检查档案的保管状况、库房温湿度、防火防盗设施等，确保档案实体安全。4.做好档案的备份工作，对重要档案应采用多种存储介质进行备份，并分别存放于不同地点，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。5.严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施，防止档案信息泄露。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用工作应严格遵守国家有关法律法规和科协档案管理制度，确保档案利用合法、合规。2.服务大局原则：档案利用工作要围绕科协中心工作，为科协各项业务活动提供有力的档案支持和服务。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高档案检索效率，为利用者提供便捷、高效的档案利用服务。4.保密安全原则：在档案利用过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露和丢失。（二）利用范围1.科协内部人员因工作需要查阅档案的，可直接向档案管理办公室提出申请，经批准后查阅。2.外单位因工作需要查阅科协档案的，应提前与科协档案管理办公室联系，说明查阅目的、内容和范围，经科协相关领导批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，需按照规定办理相关手续，并在档案管理办公室指定人员的监督下查阅。3.涉及档案利用的特殊情况，如司法机关、行政执法部门因办案需要查阅档案的，应按照国家有关法律法规和程序办理相关手续。（三）利用手续1.科协内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围和时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理办公室审批。档案管理办公室根据申请内容，确定是否提供查阅，并安排查阅地点和查阅方式。2.外单位查阅档案，需提交单位介绍信和查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围和时间等信息，经科协相关领导批准后，由档案管理办公室安排查阅。查阅人员应在档案管理办公室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理办公室。4.如需复印、拍照、摘录档案内容的，应按照档案管理办公室的规定办理相关手续，经批准后方可进行。复印、拍照、摘录的档案内容应与原件一致，并注明出处。（四）利用登记与统计1.档案管理办公室应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、查阅目的、审批情况等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，如档案利用人次、利用档案类型、利用目的等，为档案管理工作提供数据支持，以便更好地优化档案管理和服务。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对拟鉴定的档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断其价值。2.价值主导原则：以档案的保存价值为核心，重点审查档案对科协工作、历史研究、社会发展等方面的重要性和必要性。3.动态调整原则：根据科协工作的发展变化和档案利用情况，适时对档案鉴定标准和方法进行调整，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理办公室负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定小组负责对科协档案进行定期鉴定。2.档案管理办公室根据档案保管期限划分标准和实际情况，提出拟鉴定档案的清单，并提供相关档案的基本信息。3.鉴定小组对拟鉴定档案进行逐卷审查，根据档案的价值判断标准，确定档案的存毁意见，并填写《档案鉴定意见书》。4.对于鉴定为销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、年度、保管期限、卷号、数量等信息。《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长审核签字后，报科协分管领导审批。（三）销毁实施1.经批准销毁的档案，由档案管理办公室指定专人负责销毁。销毁档案时，应确保档案信息无法恢复，防止档案信息泄露。2.档案销毁应在指定地点进行，销毁过程应有两人以上在场监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。监销人员应对销毁档案的种类、数量、销毁方式等进行认真核对，确保销毁工作彻底、无误。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上注明“已销毁”字样，并将《档案销毁清册》归档保存，作为档案销毁工作的凭证。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过档案信息化建设，实现档案信息资源的共享，为科协内部各部门提供便捷的档案查询和利用服务，促进科协工作的协同发展。3.利用信息化手段加强档案安全管理，建立档案信息备份和恢复机制，确保档案信息的安全可靠。（二）数字化档案采集1.制定档案数字化工作计划，明确数字化档案的范围、标准、流程和时间安排。2.按照档案整理的要求，对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用的要求，保证图像清晰、完整。3.对扫描后的电子文件进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏、拼接等，确保图像质量。同时，对电子文件进行命名、分类、编号等，建立与纸质档案一一对应的电子档案目录。4.将处理后的电子档案数据录入档案信息管理系统，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储。（三）档案信息管理系统建设1.选择适合科协档案管理需求的档案信息管理