档案评审制度

档案评审制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案的利用价值，特制定本档案评审制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：确保档案内容全面、完整，涵盖公司运营的各个方面。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、事实等应经严格核实。4.规范性原则：档案整理、保管、利用等应遵循统一的规范和标准。二、档案评审组织（一）评审委员会公司设立档案评审委员会，由公司分管领导担任主任，各相关部门负责人为成员。评审委员会负责对公司重要档案进行全面评审和决策。（二）评审小组根据档案评审工作需要，成立若干评审小组，成员由档案管理部门、相关业务部门及专业技术人员组成。评审小组负责具体档案的初步审查和详细评审工作。三、档案评审内容（一）档案的完整性1.文件材料齐全性：检查档案中是否包含该项目或业务活动所涉及的各类文件，如请示、批复、合同、协议、报表等。2.记录连续性：审查档案记录是否完整地反映了业务活动的全过程，有无重要环节缺失。（二）档案的准确性1.数据准确性：核对档案中的数据是否准确无误，计算是否正确，与实际情况是否相符。2.事实真实性：验证档案中所记载的事件、人物、时间等信息是否真实可靠，有无虚假或夸大之处。（三）档案的规范性1.整理规范性：检查档案的分类、编号、装订等是否符合公司档案管理规定的标准。2.格式规范性：审查档案中文件的格式是否统一，字体、字号、排版等是否规范。（四）档案的价值性1.历史价值：评估档案对公司历史发展、业务沿革等方面的记录价值。2.现实利用价值：考量档案在公司当前运营管理、决策支持、业务拓展等方面的可利用程度。四、档案评审流程（一）档案整理与自查1.各部门档案管理人员按照档案管理规定对本部门形成的档案进行定期整理，确保档案资料齐全、分类准确、编号清晰。2.整理完成后，进行自查，填写档案自查表，对档案的完整性、准确性、规范性等方面进行初步评估，发现问题及时整改。（二）提交评审申请1.各部门认为需要进行评审的档案，由部门负责人填写档案评审申请表，详细说明档案的名称、形成时间、内容简介、申请评审原因等信息。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门根据申请内容进行初审，确定是否符合评审条件。（三）组建评审小组1.对于符合评审条件的档案，档案管理部门根据档案的性质和涉及范围，组建相应的评审小组。2.评审小组成员应具备相关的专业知识和经验，熟悉档案管理业务和相关法律法规。（四）档案评审1.评审小组收到档案后，按照评审内容要求，对档案进行详细审查。2.评审过程中，可通过查阅档案原件、核对相关资料、询问当事人等方式获取准确信息。3.评审小组对档案的完整性、准确性、规范性、价值性等方面进行综合评估，并填写档案评审意见书，明确评审结论。（五）评审结果反馈1.评审小组将评审意见书反馈给档案管理部门，档案管理部门及时通知申请评审的部门。2.如评审结果为合格，档案管理部门将档案按照规定进行整理归档；如评审结果为不合格，提出整改意见，申请评审的部门应在规定时间内完成整改，并重新提交评审申请。（六）评审结果存档与公示1.档案管理部门将档案评审过程中形成的各类资料，包括评审申请表、评审意见书、整改记录等进行整理归档，作为公司档案管理的重要资料保存。2.对于涉及公司重大事项或具有广泛影响的档案评审结果，可在公司内部进行适当公示，接受员工监督。五、档案评审标准（一）完整性标准1.档案应涵盖项目或业务活动从策划、实施到结束的全过程文件材料，包括前期调研、方案制定、执行过程记录、总结报告等。2.对于重要业务活动，相关的会议纪要、往来函件、合同协议、财务凭证等应齐全完整。（二）准确性标准1.档案中的数据应准确无误，引用的数据来源可靠，计算过程正确。2.文字表述应清晰准确，避免模糊、歧义或错误的描述。涉及的人名、地名、时间、事件等应与实际情况相符。（三）规范性标准1.分类标准：按照公司档案分类方案进行分类，类别划分合理，层次清晰。2.编号标准：编号应符合唯一性、系统性原则，便于查找和管理。3.装订标准：文件应整齐装订，无掉页、漏页现象，装订顺序符合规定要求。4.格式标准：文件格式应统一，如纸张大小、字体字号、排版格式等应符合公司规定。（四）价值性标准1.历史价值：档案对公司历史发展具有重要记录意义，能够反映公司不同阶段的业务特点、管理模式、重大事件等。2.现实价值：档案能够为公司当前的运营管理、决策制定、业务拓展、纠纷处理等提供有力支持，具有较高的参考利用价值。六、档案评审结果处理（一）合格档案处理对于评审结果为合格的档案，档案管理部门应及时将其纳入公司档案管理体系，按照规定的保管期限和存储方式进行妥善保管，并做好档案的编目、检索等工作，方便后续查询和利用。（二）不合格档案处理1.对于评审结果为不合格的档案，评审小组应详细列出存在的问题及整改要求，形成书面整改意见反馈给申请评审的部门。2.申请评审的部门应根据整改意见，在规定时间内对档案进行整改完善。整改完成后，重新提交评审申请，由评审小组进行复查。3.如经复查仍不符合要求，档案管理部门应会同相关部门对该部门负责人进行督促指导，直至档案达到评审标准。对于因整改不力导致档案管理混乱的部门，公司将视情节轻重给予相应的处罚。七、档案评审监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对档案评审工作进行监督检查，重点检查评审流程是否规范、评审标准是否执行到位、评审结果是否客观公正等。2.设立档案评审工作投诉渠道，接受公司员工对档案评审工作中存在的问题进行投诉和举报。对于投诉举报事项，相关部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给投诉举报人。（二）考核机制1.将档案评审工作纳入公司各部门绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于档案评审工作中存在违规行为、评审结果严重失实等情况的部门和个人，按照公司绩效考核制