i档案管理制度

i档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织i档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司/组织各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作过程中形成的各类i档案，包括但不限于电子文档、电子表格、电子图片、电子音频、电子视频等。（三）基本原则1.集中管理原则：公司/组织的i档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责。2.分类管理原则：根据档案的来源、内容、形式等进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。4.方便利用原则：建立高效的档案检索和利用机制，方便员工查询和使用档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善i档案管理制度，并组织实施。2.负责i档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立i档案数据库，实现档案的信息化管理。4.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平。5.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。6.提供档案查阅、借阅等服务，对档案利用情况进行登记和统计。7.参与档案鉴定和销毁工作，确保档案的真实性和合法性。（二）各部门职责1.负责本部门i档案的收集和整理工作，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的清查和盘点工作，提供必要的协助。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转让档案。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、统计等。3.做好档案的安全保密工作，防止档案信息泄露。4.熟练掌握档案管理系统的操作技能，提高档案管理工作效率。及时更新档案信息，确保档案的准确性和完整性。积极为员工提供档案查阅、借阅等服务，解答员工的疑问。定期对档案进行整理和分类，优化档案存储结构。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的i档案，包括但不限于：各类合同、协议、文件、报告、报表等。项目策划书、可行性研究报告、项目总结等。会议纪要、会议记录、决议等。财务报表、审计报告、税务资料等。人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。技术文档、研发资料、产品说明书等。市场调研资料、营销策划方案、客户信息等。行政文件、规章制度、工作流程等。其他具有保存价值的i档案。2.员工个人在工作中形成的与公司/组织业务相关的i档案，如工作成果、研究报告、经验总结等，应按照公司/组织要求及时提交档案管理部门。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责i档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的i档案应真实、准确、完整，不得弄虚作假、篡改或遗漏重要信息。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容清晰，能够长期保存和有效利用。4.档案收集人员应及时将收集到的i档案进行初步整理，按照分类标准进行分类存放，并填写档案交接清单，与档案管理部门进行交接。（三）整理方法1.分类：根据档案的来源、内容、形式等因素，将i档案分为不同的类别，如行政管理类、财务管理类、人力资源管理类、业务管理类等。每个类别下再根据具体内容进行细分。2.编号：为便于档案的管理和查找，对每一份i档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用顺序编号、分类编号等方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应清晰、准确，便于查询和统计。4.装订：对于纸质档案或需要装订的电子档案，应进行规范装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应及时对收集到的i档案进行审核，符合归档要求的档案应及时进行归档。2.归档的i档案应按照分类和编号顺序进行存放，确保档案的系统性和完整性。3.对于重要的i档案，应进行备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和维护。4.归档的i档案应填写归档登记表，注明档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。（二）保管期限1.根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：具有重要历史意义、法律依据或长期使用价值的档案，如公司章程、营业执照、重大合同协议等。长期保管的档案：在一定时期内具有查考利用价值的档案，如年度工作总结、财务报表、人事档案等，保管期限一般为10年至50年。短期保管的档案：在较短时间内具有查考利用价值的档案，如一般性文件、临时性报表等，保管期限一般为1年至5年。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关法律法规和行业标准执行，如有特殊情况需要调整保管期限，应报档案管理部门审批。（三）保管措施1.存储环境：档案存储场所应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家规定的标准。配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。2.存储介质：根据档案的性质和特点，选择合适的存储介质，如硬盘、光盘、磁带等。存储介质应定期进行检查和备份，防止数据丢失。3.安全防护：建立档案安全管理制度，加强对档案存储场所的安全管理。设置门禁系统、监控系统等，限制无关人员进入档案存储区域。对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识。4.定期清查：定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、质量和保管情况。发现问题及时处理，并做好记录。清查结果应向上级领导报告。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人应经公司/组织主管领导审批后方可查阅。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司/组织档案的，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅目的、范围和时间等，经公司/组织主管领导批准，并签订保密协议后，方可查阅。（二）查阅程序1.申请人填写档案查阅申请表，提交所在部门负责人审批。2.审批通过后，申请人持申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。3.查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中应保持档案的整洁，不得涂改、损坏或丢失档案。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅申请表上签字确认。（三）借阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.涉及公司/组织机密的档案，借阅申请人应经公司/组织主管领导审批后方可借阅。3.外部单位或个人因工作需要借阅公司/组织档案的，应提前向公司/组织提出书面申请，说明借阅目的、范围和时间等，经公司/组织主管领导批准，并签订保密协议后，方可借阅。（四）借阅程序1.申请人填写档案借阅申请表，提交所在部门负责人审批。2.审批通过后，申请人持申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。借阅人员应在档案借阅登记表上签字确认。3.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、传播或用于其他非工作目的。如发现档案丢失、损坏或泄露等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重对待的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.根据档案的保管期限、现实利用价值和历史价值等因素，对档案进行综合鉴定。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定计划和标准，并组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、价值等因素，确定其是否具有保存价值。2.综合分析法：综合考虑档案的保管期限、现实利用价值、历史价值、社会需求等因素，对档案进行全面分析和评估。3.专家咨询法：对于涉及专业领域的档案，可咨询相关专家的意见，确保鉴定结果的科学性和准确性。（四）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定结果，提出档案销毁清单，注明档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.档案销毁清单经公司/组织主管领导审批后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁工作应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、数量等信息，并由监销人员签字确认。5.销毁后的档案应在档案销毁清册上注明“已销毁”字样，并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的i档案管理信息系统，实现档案收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。2.提高档案管理工作效率和质量，方便员工查询和使用档案，为公司/组织决策提供及时、准确的信息支持。3.加强档案信息的安全保密管理，防止档案信息泄露和滥用。（二）系统功能要求1.档案录入：实现档案信息的快速录入，支持多种格式文件的上传，确保档案信息的准确性和完整性。2.档案检索：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、名称、日期、来源、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅：实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，提高借阅工作效率。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相应的档案信息，保障档案信息的安全。5.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。6.备份与恢复：定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和可靠性。在系统出现故障时，能够及时进行数据恢复。（三）数据安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防护。2.采用防火墙、入侵