档案保护规章制度

档案保护规章制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）档案定义本规章制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则：公司档案工作由总经理统一领导，各部门负责本部门档案的收集、整理和保管，并接受公司档案管理部门的监督指导。2.真实性、完整性、准确性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容完整、准确，不得篡改、伪造档案。3.便于保管和利用原则：档案管理应遵循便于保管和利用的原则，科学分类、编号、排列，建立健全档案检索体系，提高档案利用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立档案管理部门，负责公司档案工作的统筹规划、组织协调、监督检查和业务指导。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作规范，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、统计和鉴定公司档案，确保档案的完整与安全。3.建立健全公司档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，为档案利用提供便利条件。4.负责公司档案的开发利用工作，根据公司需求，提供档案信息服务，为公司决策、生产经营、项目建设等提供支持。5.对公司各部门档案工作进行监督检查，指导各部门做好档案的收集、整理、保管和利用工作，组织开展档案业务培训和考核。6.负责公司档案信息化建设，推进档案管理系统的应用，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。7.做好公司档案的安全保密工作，制定档案安全保密制度，采取必要的安全防护措施，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。8.参与公司重大活动、重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时归档和有效利用。9.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与沟通。三、档案形成与收集（一）档案形成公司各部门及员工在各项工作活动中应及时形成各种形式和载体的档案资料，并确保档案内容真实、准确、完整。（二）档案收集1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案管理要求，定期将本部门形成的档案资料收集齐全，移交公司档案管理部门。2.对于公司重大活动、重要项目形成的档案资料，承办部门应在活动结束或项目完成后[X]个工作日内，将相关档案资料收集整理完毕，并移交公司档案管理部门。3.公司员工在工作中形成的属于公司所有的档案资料，应及时交所在部门统一保管，不得据为己有或擅自销毁。4.公司外部单位发送给公司的文件、资料、信函等，由公司办公室负责签收、登记，并及时分发给相关部门。相关部门应将处理结果及留存的档案资料在规定时间内移交公司档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立项目档案卷册，编制卷内目录、备考表等。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理，编制会计档案目录。4.电子档案：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案数据库，并进行备份存储。（三）整理要求1.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。2.归档文件应按照规定的分类方法进行分类，同一事由的文件应集中排列在一起。3.归档文件应逐件编号，编号应符合规范要求，确保文件编号的唯一性。4.归档文件应编制目录，目录应清晰准确地反映文件的内容和排列顺序。5.整理后的档案应装订整齐、牢固，采用符合档案保护要求的装订材料。五、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计、除湿机、空调、消防器材等，定期对设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。（四）档案清点与核对档案管理部门应定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、内容完整。每年至少进行一次全面的档案清查，对清查中发现的问题及时进行处理。（五）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限为[X]年；短期保管的档案保管期限为[X]年。档案保管期限的划分应根据国家有关规定和公司实际情况确定。（六）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，提出存毁意见。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组进行。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，报公司领导审批后，由档案管理部门指定专人负责销毁。销毁档案时，应确保档案信息无法恢复，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。3.对于涉及公司商业秘密、知识产权等重要档案，即使保管期满，也不得擅自销毁，应按照公司相关规定进行妥善处理。六、档案利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，在确保档案安全的前提下，为公司各项工作提供有效支持。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案的，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.公司外部单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，应出具单位介绍信，说明查阅、借阅的目的和范围，经公司领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.涉及公司重大决策、重要项目等档案资料的利用，应按照公司相关规定进行审批。（三）利用方式1.查阅：档案管理部门应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅：因工作需要借阅档案的，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如需延期借阅，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案资料，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案资料应加盖档案管理部门印章，并注明用途。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称及数量等信息。登记台账应妥善保管，以备查阅。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标公司档案信息化建设的目标是实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理系统公司应建立档案信息化管理系统，将各类档案信息录入系统，实现档案信息的集中管理和共享。档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，并与公司办公自动化系统、业务管理系统等进行有效集成。（三）电子档案管理1.电子文件形成部门应按照档案管理要求，对电子文件进行整理、归档，并及时移交公司档案管理部门。电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。2.档案管理部门应定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。3.电子档案的整理、分类、编号、著录等应符合国家有关标准和公司档案管理规定，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。（四）信息安全与保密1.档案信息化管理系统应采取必要的安全防护措施，如防火墙、入侵检测、数据加密等，防止网络攻击、数据泄露等安全事件发生。2.档案管理人员应严格遵守公司信息安全与保密制度，对档案信息化管理系统的用户名、密码等进行妥善保管，不得泄露给他人。3.在档案信息化管理过程中，涉及公司商业秘密、知识产权等重要信息的，应按照公司相关规定进行保密处理，确保信息安全。八、监督与考核（一）监督检查公司档案管理部门应定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等情况。对发现的问