档案利用制度文件

档案利用制度文件一、总则（一）目的为了规范公司档案的利用行为，充分发挥档案的作用，保障公司及相关方的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、分支机构以及与公司有业务往来的外部单位和个人在利用公司档案过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则档案利用活动必须严格遵守国家法律法规以及行业标准，确保档案信息的安全与合法使用。2.服务公司发展原则以服务公司各项业务开展、支持公司决策、维护公司利益为出发点，合理、有效地利用档案资源。3.保密与安全原则在档案利用过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，同时保障档案实体的安全，防止损坏、丢失等情况发生。4.高效便民原则简化利用手续，提高服务效率，为利用者提供便捷、优质的服务，满足其合理的档案利用需求。二、档案利用的范围与条件（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅、复制与本职工作相关的档案资料，包括但不限于合同协议、财务报表、业务文件、技术资料等。2.公司各部门因开展业务活动、项目推进、内部审计、绩效考核等工作需要利用相关档案。3.公司外部单位因与公司进行业务合作、招投标、审计监督等合法事由，经公司批准后可查阅、借阅特定档案。4.司法机关、行政机关等依法履行职责，因办案、监管等需要，按照法定程序查阅、调取公司档案。（二）利用条件1.公司内部员工利用档案，需填写《档案利用申请表》，注明利用目的、所需档案名称及内容等，经所在部门负责人审批同意后，方可到档案管理部门办理利用手续。2.公司外部单位利用档案，需提交正式的申请函，说明利用档案的用途、范围及期限等，并加盖单位公章。经公司相关业务部门审核同意，报公司分管领导批准后，由档案管理部门安排办理利用事宜。3.司法机关、行政机关等利用档案，需出具相关法律文书或行政公文，明确查阅、调取档案的具体要求和范围。档案管理部门在审核无误后，按照规定程序协助办理。三、档案利用的方式与程序（一）查阅1.利用者填写《档案利用申请表》后，档案管理部门根据申请内容，在档案库房中查找相关档案，并将档案调至专门的查阅场所。2.查阅场所应配备必要的桌椅、照明设备等，为利用者提供良好的查阅条件，但不得允许利用者将档案带离查阅场所。利用者需在档案管理部门工作人员的监督下进行查阅，查阅过程中不得在档案上涂改、标记、污损等。3.对于重要档案或涉及机密信息的档案，档案管理部门可根据实际情况安排专人协助查阅，并对查阅过程进行记录。（二）借阅1.借阅申请经批准后，档案管理部门工作人员对拟借阅的档案进行清点、核对，确保档案的完整性和准确性。2.借阅人需在《档案借阅登记表》上签字确认，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。档案管理部门向借阅人发放档案，并告知其借阅期间的注意事项，如妥善保管、按时归还、不得转借他人等。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.借阅人应在规定期限内归还所借档案，档案管理部门工作人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。（三）复制1.利用者如需复制档案，应在《档案利用申请表》中明确注明复制的内容和数量。档案管理部门根据申请进行审核，对于涉及公司机密或重要信息的档案，需经公司相关保密管理部门批准后方可复制。2.复制档案应使用档案管理部门统一规定格式的纸张和设备，确保复制件清晰、完整。复制完成后，档案管理部门工作人员对复制件进行核对，并加盖“与原件核对无误”章。3.复制件的使用应遵循与原件相同的保密规定和使用范围，利用者不得擅自扩大复制件的传播范围或用于其他非法目的。四、档案利用的保密规定（一）保密要求1.所有参与档案利用工作的人员，包括档案管理部门工作人员、利用者等，均应严格遵守公司保密制度，对在利用档案过程中知悉的公司机密信息予以保密。2.保密信息包括但不限于公司商业秘密、技术秘密、财务数据、客户信息、业务计划等各类涉及公司核心利益和敏感内容的信息。3.不得将档案信息泄露给无关人员，不得在公共场所谈论档案内容，不得通过互联网、移动存储设备等未经授权的方式传播档案信息。（二）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案利用过程中的保密登记制度，对利用档案的人员、时间、内容、查阅方式等进行详细记录，以便进行跟踪和监督。2.在档案查阅场所设置明显的保密标识，提醒利用者遵守保密规定。对于涉及机密档案的查阅，应采取专门的保密措施，如限制查阅人数、设置独立查阅区域等。3.对档案复制件应进行严格管理，注明复制用途、发放范围等信息，并要求接收复制件的人员签署保密承诺书。4.定期对参与档案利用工作的人员进行保密培训，提高其保密意识和技能，确保保密规定的有效执行。五、档案利用的监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门负责对档案利用情况进行日常监督，定期检查档案利用记录、借阅归还情况、复制件管理等，确保档案利用活动符合规定要求。2.对发现的违规利用档案行为，档案管理部门应及时制止，并向利用者所在部门或单位通报情况，要求其采取措施予以纠正。同时，对违规行为进行记录，作为后续考核和处理的依据。（二）外部监督1.接受公司内部审计部门的定期审计监督，审计部门可对档案利用制度的执行情况、档案利用效果等进行检查和评估，提出改进意见和建议。2.对于司法机关、行政机关等外部单位利用档案的情况，档案管理部门应配合相关部门的监督检查，如实提供档案利用记录和相关资料，确保档案利用活动合法合规。六、档案利用的责任追究（一）违规责任界定1.利用者在档案利用过程中违反本制度规定，如擅自涂改、标记、污损档案，转借他人档案，泄露档案机密信息等，应承担相应的责任。2.档案管理部门工作人员在档案利用服务过程中，如未履行审核把关职责、未按规定程序办理利用手续、未妥善保管档案等，导致档案信息泄露或档案实体受损的，应追究其责任。3.因不可抗力等特殊原因导致档案利用出现问题的，根据实际情况进行责任认定和处理。（二）责任追究方式1.对于违规情节较轻的，给予警告、批评教育等处理，并要求其立即改正违规行为。2.对于违规情节较重，给公司造成一定损失或不良影响的，视情况给予经济处罚、行政处分等处理，如扣发奖金、降职降薪、解除劳动合同等。3.对于因违规行为导致公司遭受重大经济损失或严重损害公司声誉的，依法