培训机构档案制度

培训机构档案制度一、总则（一）目的为加强本培训机构档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在培训教学、管理及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构各部门及全体教职员工。（三）档案定义本制度所指档案是培训机构在培训教学、行政管理、师资建设、学员管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：培训机构档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映培训机构的各项活动和工作实际情况。3.保密性原则：对涉及培训机构机密、学员隐私等重要档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的收集、整理、保管和查阅利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本培训机构档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管培训机构各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅利用。4.对档案进行统计分析，掌握档案的数量、种类、利用情况等，为决策提供依据。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行处理。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员业务素质。三、档案分类及编号（一）档案分类1.培训教学档案：包括培训计划、教学大纲、教案、课件、学员成绩、教学评估等。2.行政管理档案：包括机构文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。3.师资建设档案：包括教师简历、培训经历、教学成果、师资培训记录等。4.学员管理档案：包括学员报名资料、学籍档案、考勤记录、奖惩情况等。5.其他档案：如合作协议、宣传资料、设备档案等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对每类档案进行顺序编号。例如，培训教学档案编号为TJ001、TJ002……；行政管理档案编号为XZ001、XZ002……等。2.编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。四、档案收集（一）收集范围1.各部门在工作活动中形成的各类文件、资料、记录等。2.培训机构与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.教师的教学资料、科研成果、培训记录等。4.学员的报名登记表、学习记录、考核成绩、奖惩材料等。5.培训机构举办的各类活动的策划方案、总结报告、照片、视频等资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，格式规范。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案资料，应及时收集整理，每月定期移交档案管理部门。2.重大活动、项目结束后，相关部门应在活动结束后[X]个工作日内将档案资料收集整理并移交档案管理部门。五、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.组卷：将同一类档案按照一定的原则和方法组成案卷。例如，培训教学档案可按课程类别、学期等进行组卷；行政管理档案可按文件类型、时间顺序等进行组卷。3.编目：对每卷档案进行编号、编页、填写卷内目录、备考表等，编制案卷封面。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。（三）整理要求1.整理后的档案应符合分类清晰、排列有序、编号准确、编目规范等要求。2.档案整理过程中应剔除重复、无效的文件材料，确保档案的精炼和有效。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。（二）保管期限1.培训机构档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括机构重要文件、历史沿革资料、重大活动记录等；长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性文件、教学资料、学员学籍档案等；短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括临时性文件、一般性活动记录等。3.档案保管期限应根据档案的重要性、价值和利用需求等因素确定，并在档案整理时明确标注。（三）档案保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、借阅、移出等情况。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行数据备份检查，防止数据丢失。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。七、档案查阅利用（一）查阅利用范围1.本培训机构教职员工因工作需要可查阅利用相关档案。2.外单位因工作需要查阅利用本培训机构档案的，须经培训机构负责人批准。3.学员本人可查阅利用与其自身相关的学籍档案等资料。（二）查阅利用手续1.本培训机构教职员工查阅利用档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅内容、目的和时间，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅利用档案，需出具单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经培训机构负责人批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。3.学员查阅利用档案，需携带本人有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经学员管理部门签字同意后，到档案管理部门查阅。（三）查阅利用要求1.查阅利用档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案管理室。2.查阅利用档案时，应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。3.如需复印、复制档案资料，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。4.查阅利用档案后，应及时归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、临时性文件、无利用价值的资料等进行鉴定。3.鉴定档案应从档案的内容、来源、时间、形式等方面综合考虑，确保鉴定结果准确可靠。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经培训机构负责人批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在《档案销毁登记表》上记录销毁档案的名称、数量、时间等信息，监销人签字确认。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的培训机构档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.对电子档案进行规范整理，确保电子档案的格式统一、元数据完整、存储安全。（三）信息化管理系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、名称、日期、内容摘要等。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案编号、名称、关键词、时间范围等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.借阅管理功能：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析功能：对档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限，确保档案信息的安全保密，防止未经授权的访问和数