人事招聘档案制度

人事招聘档案制度一、总则（一）目的为规范公司人事招聘档案管理工作，确保招聘信息的真实性、完整性和保密性，提高招聘效率，保障公司和应聘者的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有招聘活动中涉及的档案管理工作，包括但不限于招聘计划制定、简历筛选、面试、录用等环节所产生的各类档案资料。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保招聘档案管理工作合法合规。2.真实性原则：招聘档案中的信息必须真实可靠，严禁虚假记录和欺诈行为。3.完整性原则：全面收集、整理和保存招聘过程中的各类档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：妥善保管招聘档案，严格控制档案的查阅和使用范围，确保应聘者信息安全。5.时效性原则：及时更新和维护招聘档案，保证档案信息的时效性和准确性。二、招聘档案的内容与分类（一）招聘计划档案1.年度招聘计划：包括招聘岗位、人数、招聘时间、招聘渠道等内容。2.临时招聘计划：因特殊情况临时制定的招聘计划，详细记录招聘需求和相关要求。（二）应聘者档案1.简历：应聘者提交的个人简历，包括基本信息、教育背景、工作经历、技能证书等。2.应聘登记表：应聘者填写的公司统一制作的应聘登记表，补充简历中未涵盖的信息。3.面试评估表：面试人员对应聘者面试表现的评估记录，包括面试问题回答情况、综合素质评价等。4.笔试试卷及成绩：对应聘者进行笔试的试卷及考试成绩记录。5.背景调查资料：对通过面试的应聘者进行背景调查所获取的相关资料，如工作经历核实、学历验证、信用记录等。（三）录用档案1.录用通知：向被录用者发出的录用通知，明确录用岗位、薪资待遇、报到时间等信息。2.入职登记表：新员工入职时填写的入职登记表，记录个人详细信息和入职相关事项。3.劳动合同：与新员工签订的劳动合同文本。4.员工入职资料：包括身份证复印件、学历证书原件及复印件、离职证明、体检报告等新员工入职时提交的资料。（四）其他相关档案1.招聘渠道资料：记录公司使用的各类招聘渠道信息，如招聘网站、人才市场、校园招聘等，包括渠道合作协议、招聘效果评估等。2.招聘费用支出记录：详细记录招聘活动中产生的各项费用，如招聘广告费用、猎头费用、面试场地租赁费用等。3.招聘工作总结报告：对每次招聘活动进行总结分析的报告，包括招聘过程、结果、存在问题及改进建议等。三、招聘档案的收集与整理（一）收集要求1.各招聘环节负责人应及时将本环节产生的档案资料移交至档案管理部门。2.档案资料应确保真实、完整，不得遗漏重要信息。3.对于电子档案，应按照规定的格式和命名方式进行存储，确保易于查找和管理。（二）整理方法1.分类整理：按照招聘档案的分类标准，对收集到的档案资料进行分类，确保同一类档案资料集中存放。2.编号标识：为每份档案资料编制唯一的编号，便于识别和查询。编号应体现档案类别、年份、顺序等信息。3.建立索引：根据档案编号和分类，建立详细的索引目录，方便快速查找所需档案资料。4.装订归档：对于纸质档案资料，应进行装订成册，并在封面注明档案名称、编号、日期等信息。电子档案应按照分类文件夹进行存储，并建立相应的目录结构。四、招聘档案的保管与存储（一）保管责任1.公司设立专门的档案管理部门或指定专人负责招聘档案的保管工作。2.档案管理人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案管理流程和相关法律法规。（二）存储环境1.纸质档案应存放在干燥、通风、防火、防潮的档案柜中，避免档案受潮、发霉、损坏。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应设置访问权限，确保只有授权人员能够访问电子档案。（三）保管期限1.招聘计划档案应长期保存，以便为公司的人力资源规划提供参考依据。2.应聘者档案自招聘活动结束后，至少保存两年，以应对可能出现的劳动纠纷或其他法律问题。3.录用档案应在员工离职后继续保存两年，以确保员工离职手续办理及相关权益保障的完整性。4.其他相关档案根据实际情况确定保管期限，但一般不少于两年。五、招聘档案的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅招聘档案应遵循以下权限规定：人力资源部门负责人有权查阅和使用与招聘工作相关的各类档案资料。招聘环节负责人可查阅和使用本环节产生的档案资料，如需查阅其他环节档案，应经人力资源部门负责人批准。其他部门因工作需要查阅招聘档案的，应填写《招聘档案查阅申请表》，经人力资源部门负责人批准后方可查阅。查阅范围仅限于与本部门相关的应聘者信息。2.外部机构或人员查阅招聘档案，必须经过公司高层领导批准，并严格遵守保密协议。查阅内容仅限于法律法规规定或公司同意公开的部分。（二）查阅流程1.内部人员查阅招聘档案时，应填写《招聘档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经批准后到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案资料，并做好查阅记录，包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理人员同意，并在规定范围内使用。4.外部机构或人员查阅招聘档案时，公司应安排专人陪同，并对查阅过程进行监督。查阅结束后，查阅人员应签署保密承诺书，确保不泄露公司招聘档案信息。（三）使用规定1.招聘档案资料仅用于公司内部招聘管理工作，不得用于其他任何非招聘相关的目的。2.未经应聘者同意，不得将其个人信息提供给第三方或在公司内部随意传播。3.在招聘工作中，如需引用招聘档案中的信息，应确保引用内容真实、准确，并注明出处。六、招聘档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对招聘档案信息予以保密。2.与招聘档案管理工作相关的人员，包括招聘人员、面试人员、档案管理人员等，均应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.档案管理部门应设置专门的档案保管场所，安装必要的安全防护设备，如监控摄像头、门禁系统等，确保档案存放安全。4.对涉及应聘者隐私的信息，如身份证号码、家庭住址、联系方式等，应进行加密处理，防止信息泄露。（二）安全管理1.定期对招聘档案进行安全检查，确保档案资料无损坏、丢失等情况。2.加强档案管理部门的网络安全防护，防止电子档案被非法入侵、篡改或泄露。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、网络攻击等突发事件，应及时采取措施保护档案资料，并按照应急预案进行处理。七、招聘档案的销毁（一）销毁条件1.招聘档案保管期限届满，且已不再具有保存价值的，可以进行销毁。2.因公司业务调整、机构撤销等原因，导致相关招聘档案不再需要的，可进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门应定期对保管期满或不再需要的招聘档案进行清理，提出销毁清单。2.销毁清单应经人力资源部门负责人审核，报公司高层领导批准。3.销毁工作应在公司指定的地点进行，由档案管理人员和监督人员共同实施。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行详