康复特教档案制度

康复特教档案制度一、总则（一）目的为加强康复特教机构档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率和服务质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本机构实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本康复特教机构全体员工，包括教师、康复治疗师、管理人员、后勤人员等。（三）档案定义本制度所指档案是指在康复特教工作中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于学生个人档案、教学档案、康复训练档案、行政管理档案、财务档案等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作由机构综合管理部门统一负责，实行集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映康复特教工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.保密性原则：对涉及学生个人隐私、机构商业秘密等重要信息的档案，严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率，满足教学、康复、管理等工作的需要。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理机构各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案目录数据库，实现档案信息的计算机检索，提高档案查询效率。4.负责档案的安全保管，定期检查档案保管情况，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作。6.负责组织档案的借阅、归还工作，对借阅情况进行登记和跟踪。7.开展档案管理培训工作，提高员工的档案管理意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交档案。3.配合综合管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。4.对本部门形成的档案进行妥善保管，防止丢失、损坏。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备一定的档案管理知识和技能。2.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管、查询、借阅等。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。5.保守档案机密，不得擅自将档案内容泄露给无关人员。6.积极参加档案管理培训，不断提高自身业务水平。三、档案分类与编号（一）档案分类1.学生个人档案：包括学生基本信息、入学评估报告、康复训练计划、学习成绩、奖惩情况、家长沟通记录等。2.教学档案：涵盖教学计划、教案、教学课件、教学总结、教学评估资料等。3.康复训练档案：包含康复训练方案、训练记录、评估报告、训练效果跟踪等。4.行政管理档案：有机构文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。5.其他档案：如对外交流合作资料、捐赠记录、设备档案等。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，一级类目用大写字母表示，二级类目用阿拉伯数字表示，三级类目用英文字母表示，以此类推。2.学生个人档案编号：以“XS”开头，后面依次为入学年份、学生序号，如“XS2023001”。3.教学档案编号：以“JX”开头，再按照教学类别、年份、序号进行编号，如“JXKT2023001”表示康复教学类2023年第1份档案。4.康复训练档案编号：以“KF”开头，编号方式与教学档案类似，如“KFLX2023002”。5.行政管理档案编号：根据档案类别分别编号，如“JG”表示机构文件，“HR”表示人事档案等，后面再加上年份和序号。6.其他档案编号：按照档案性质和类别自行设定编号规则，但要保证编号的唯一性和系统性。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期收集本部门在工作中形成的各类档案资料。2.档案收集要及时、完整，确保档案资料不遗漏、不丢失。3.对于重要的文件、资料，应实行双套制或多套制保存，以防止意外损坏。（二）整理要求1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应保持资料的完整性，去除无关的纸张、附件等，确保档案内容清晰、整洁。3.对档案中的文件资料进行排序，按照重要程度、时间顺序等进行排列，便于查阅。4.编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息，目录应与档案内容一一对应。五、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门整理好的档案应定期移交至综合管理部门归档。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认，确保档案交接的准确性和完整性。3.综合管理部门对归档的档案进行再次审核，对不符合要求的档案及时返回原部门进行补充或修正。（二）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫药品等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.对档案进行分类存放，按照档案编号顺序排列上架，便于查找和管理。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息。5.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。六、档案借阅与利用（一）借阅范围与权限1.机构内部员工因工作需要可借阅档案，但必须填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等。2.涉及学生个人隐私、机构商业秘密等重要档案，未经机构负责人批准，不得借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（二）借阅手续1.借阅人填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部门审核。2.综合管理部门根据借阅申请，核实借阅人身份和借阅权限，批准后办理借阅手续。3.借阅人凭借阅证到档案库房领取档案，档案管理人员应做好借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。（三）归还要求1.借阅人应按时归还档案，如需延期归还，应提前向综合管理部门说明原因并办理续借手续。2.归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。3.档案管理人员在借阅登记册上注明档案归还时间，并注销借阅记录。（四）档案利用1.鼓励员工充分利用档案资源，为教学、康复、管理等工作提供参考和依据。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并在规定的范围内使用。3.利用档案形成的资料，如研究报告、教学案例等，应注明档案来源，归机构所有。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、区别对待的原则，确保档案鉴定的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.对已过保管期限的档案，根据其历史价值、现实利用价值等进行鉴定，确定是否继续保存。2.对失去保存价值的档案，如重复文件、无查考利用价值的文件等，予以销毁。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，经鉴定小组批准后，可延长保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，报机构负责人批准。2.批准后，由档案管理人员填写档案销毁清单，详细记录销毁档案的名称、编