社保档案归档制度

社保档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司社保档案管理，确保社保档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司及员工的合法权益，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工社保档案的归档管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：社保档案应如实反映员工社保业务办理过程中的各项信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集员工社保相关资料，保证档案资料齐全完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录清晰，避免出现错误或歧义。4.保密性原则：严格遵守保密规定，保护员工社保信息的安全，防止信息泄露。5.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案整理、分类、编号、装订等工作，确保档案管理的规范化和标准化。二、社保档案的内容（一）员工基本信息1.员工个人简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、毕业院校、专业、参加工作时间等。2.身份证复印件。3.户口本复印件（首页及本人页）。（二）社保参保资料1.社保参保登记表，记录员工参保的基本信息，如参保时间、参保险种、缴费基数等。2.社保增减员变动表，详细记录员工社保增减员的时间、原因及相关手续办理情况。3.社保缴费凭证，包括每月的社保缴费发票、银行扣款记录等。（三）社保待遇申领资料1.养老保险待遇申领表及相关证明材料，如退休审批表、养老金计算表等。2.医疗保险待遇申领表及报销凭证，包括门诊病历、住院病历、费用清单、报销结算单等。3.失业保险待遇申领表及相关证明，如失业登记证明、求职证明等。4.工伤保险待遇申领表及工伤认定决定书、劳动能力鉴定结论等相关材料。5.生育保险待遇申领表及生育证明、费用清单、报销结算单等材料。（四）社保关系转移资料1.社保关系转移申请表。2.接收地社保机构出具的接收函。3.转出地社保机构出具的参保缴费凭证、养老保险个人账户对账单等转移资料。（五）其他相关资料1.员工社保问题咨询记录及回复文件。2.社保政策文件、通知、法规等资料，作为档案管理的政策依据和参考。3.涉及社保纠纷处理的相关文件、协议、判决书等资料。三、社保档案的收集与整理（一）收集1.人力资源部门负责在社保业务办理过程中及时收集相关资料。社保专员应在每月社保申报、增减员变动、待遇申领等业务完成后，及时将相关纸质材料和电子文档收集齐全。2.对于员工个人提交的社保相关资料，如身份证复印件、户口本复印件等，应在收到后立即进行登记，并妥善保管。3.各部门应积极配合人力资源部门做好社保档案资料的收集工作，确保资料及时、准确提交。（二）整理1.分类：按照社保档案的内容分类，将员工基本信息、社保参保资料、社保待遇申领资料、社保关系转移资料及其他相关资料分别归类。2.编号：为每份档案建立唯一的编号，编号应遵循一定的规则，便于查询和管理。例如，可以采用年份+部门代码+流水号的方式进行编号。3.排序：对每一类档案中的资料按照时间顺序或重要程度进行排序，确保资料排列有序。4.装订：将整理好的资料进行装订，对于纸张较多的资料，可以采用活页夹或档案盒进行装订，并在封面注明档案名称、编号、日期等信息。5.电子文档管理：将社保档案的电子文档进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，并按照纸质档案的编号进行命名，确保电子文档与纸质档案一一对应，便于查阅和使用。四、社保档案的归档与保管（一）归档1.整理好的社保档案应定期归档，归档时间为每季度末。人力资源部门社保专员负责将本季度整理好的档案移交至公司档案室。2.档案室管理人员在接收社保档案时，应认真核对档案的数量、编号、资料完整性等信息，确认无误后办理交接手续，并填写档案交接清单。（二）保管1.公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保社保档案的安全保管。2.档案室应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.社保档案应按照类别和年份进行存放，便于查找和管理。同时，应建立档案索引目录，详细记录档案的编号、名称、存放位置等信息，方便快速查阅。4.严格限制非档案管理人员进入档案室，确需查阅档案的，应按照规定办理借阅手续。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。5.社保档案的保管期限应按照国家相关法律法规和行业标准执行。一般情况下，员工社保档案应长期保存，涉及社保待遇申领等重要资料的保管期限应不少于规定年限。对于超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁处理。五、社保档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅社保档案的，应填写《社保档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理人员根据批准的申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，如需复印相关资料，应经档案管理人员同意，并登记复印内容和用途。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案管理人员应认真核对档案是否完整、有无损坏等情况，并在申请表上注明归还时间。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅社保档案的，除填写《社保档案查阅申请表》并经所在部门负责人签字批准外，还需经人力资源部门负责人审核同意。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。3.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理人员在收回档案时，应认真检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或信息泄露等情况，应及时追究借阅人员的责任，并采取相应措施进行处理。六、社保档案的保密与安全（一）保密措施1.所有参与社保档案管理工作的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.严格限制社保档案信息的知悉范围，除工作需要外，不得向无关人员透露档案内容。3.在档案整理、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，如对涉及员工个人隐私的信息进行遮挡、加密存储电子文档等。4.加强对档案管理场所的安全保卫工作，安装监控设备，防止未经授权的人员进入档案室。（二）安全管理1.建立健全社保档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取措施保护档案安全，并按照应急预案进行处理，最大限度减少损失。七、社保档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司应定期对社保档案进行鉴定，鉴定工作由人力资源部门牵头，会同档案室管理人员及相关业务部门人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，对档案的保管期限、价值等进行评估，确定档案是否仍有保存必要。3.对于经过鉴定确已失去保存价值的档案，应填写《社保档案销毁申请表》，详细说明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经人力资源部门负责人、公司分管领导签字批准。（二）销毁1.经批准销毁的社保档案，应在指定的地点进行集中销毁。销毁过程应由档案管理人