天保工程档案制度

天保工程档案制度一、总则（一）目的为加强天保工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工程建设、管理和决策中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织参与的天保工程相关项目的档案管理工作，包括工程规划、设计、施工、验收等各个环节形成的各类文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：天保工程档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映天保工程建设的实际情况，数据准确可靠。3.同步管理原则：档案管理工作应与天保工程建设进度同步，做到工程建设与档案形成同步进行、同步积累、同步整理。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护档案的机密性和安全性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善天保工程档案管理制度。2.负责天保工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保档案的规范管理。3.对各部门和项目组的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。4.参与天保工程建设项目的竣工验收，负责审查档案资料的完整性和准确性。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案利用效率。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目档案的收集、整理和归档工作，确保项目档案的及时形成和完整。2.对项目档案的质量负责，督促项目工作人员按照档案管理要求做好文件材料的积累和整理工作。3.协调解决项目档案管理工作中出现的问题，配合档案管理部门进行档案验收。（三）项目工作人员职责1.负责收集、整理和保管本人在项目工作中形成的各类文件材料，并及时移交项目负责人。2.严格按照档案管理规定和要求，做好文件材料的分类、编号、装订等工作，确保档案质量。3.积极配合档案管理部门的工作，提供档案利用所需的相关信息和资料。三、档案收集(一)收集范围1.工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、初步设计文件等。2.工程设计文件：设计图纸、设计变更通知、技术交底文件等。3.工程施工文件：施工组织设计、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.工程监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单等。5.工程竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量评估报告、竣工图等。6.其他与天保工程相关的文件材料，如会议纪要、合同协议、往来信函等。(二)收集要求1.各部门和项目组应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失或损坏。4.项目建设过程中形成的电子文件应按照相关标准进行收集和管理，确保电子文件的可读性和可利用性。四、档案整理(一)整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范，便于保管和利用。(二)整理方法1.分类：按照天保工程档案的内容和性质，分为工程前期、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等类别。2.组卷：根据文件材料的数量和内容，按照一定的原则进行组卷。一般以项目、阶段、年度等为单位进行组卷，每卷厚度不宜超过规定标准。3.排列：卷内文件材料应按照重要程度、时间顺序等进行排列，编号清晰。4.编号：对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号格式可采用“年度项目名称卷号”等形式。5.编目：编制卷内文件目录，目录应包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容，确保目录清晰准确。五、档案归档(一)归档时间1.项目前期文件应在项目立项后及时归档。2.工程设计文件应在设计任务完成后归档。3.工程施工文件应随工程进度同步归档，每月或每季度集中整理归档一次。4.工程监理文件应定期归档，一般每月归档一次。5.工程竣工验收文件应在竣工验收后一个月内归档。(二)归档程序1.项目负责人对本项目形成的档案进行初步整理，审核无误后填写档案移交清单。2.将整理好的档案移交档案管理部门，档案管理部门对移交的档案进行检查验收。3.经检查验收合格的档案，档案管理部门办理归档手续，将档案入库保管，并在档案管理系统中进行登记。六、档案保管(一)保管场所1.设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。(二)保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放于档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找。2.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如进行复制备份、采用防磁介质存储等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对档案的保管情况进行统计，建立档案保管台账，记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息。七、档案利用(一)利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅天保工程档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅天保工程档案。3.司法机关因办案需要查阅天保工程档案。(二)利用程序1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并提供相应的档案查阅服务。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门对档案进行检查，确保档案完整无损。(三)利用期限1.一般档案的查阅期限为[X]个工作日，如需延长查阅期限，应重新办理申请手续。2.重要档案的查阅期限根据具体情况确定，最长不得超过[X]个工作日。八、档案鉴定与销毁(一)鉴定原则1.依据国家有关法律法规和行业标准，结合天保工程档案的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。(二)鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。(三)鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的保存价值，包括对工程建设、管理、决策的参考价值，以及对历史研究的意义等。3.档案的保管期限，根据档案的保存价值确定保管期限，分为永久、长期和短期。(四)销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清单。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的场所进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息。4.对已销毁的档案，应在档案管理系统中进行注销登记。九、档案信息化管理(一)信息化建设目标1.建立天保工程档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。(二)信息化管理要求1.对天保工程档案进行全面数字化处理，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.建立档案数据库，对档案信息进行分类存储，方便检索和查询。3.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。4.定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。(三)电子档案管理1.电子档案的形成、收集、整理、归档等应符合国家有关电子文件管理的标准和规范。2.电子档案应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。3.对电子档案进行元数据管理，记录电子档案的背景信息、形成过程等，便于档案的长期保存和利用。十、监督与检查(一)监督检查机制1.档案管理部门定期对各部门和项目组的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司/组织内部审计部门定期对天保工程档案管理情况进行审计，确保档案管理工作符合法律法规和公司/组织规定。(二)检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量。3.档案信息化建设情况。4.档案鉴定与销毁工