档案馆六项制度

档案馆六项制度一、总则（一）目的为了加强本档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，更好地为公司/组织的各项工作服务，特制定本六项制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆全体工作人员以及利用本馆档案的公司/组织内部各部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个历史时期形成的各类档案，保证档案的完整性。3.系统性原则：按照一定的分类标准和方法，对档案进行科学整理和分类，使其具有系统性和逻辑性。4.安全性原则：采取有效的安全防护措施，确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.服务性原则：以服务公司/组织各项工作为宗旨，积极主动地提供档案利用服务，提高档案的使用价值。二、档案收集制度（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。2.上级机关颁发的与本公司/组织有关的文件、指示、规定等。3.本公司/组织对外交往中形成的各类文件、协议、合同等。4.本公司/组织内部各部门在工作中产生的重要文件、报告、总结等。5.反映本公司/组织发展历程、重大事件、重要人物等方面的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求，及时将应归档的文件材料整理后移交档案馆。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体及格式符合要求。3.对于重要的、具有特殊意义的档案，应进行重点收集，并采取特殊的保护措施。（三）收集程序1.各部门在文件材料形成后，由兼职档案员进行初步整理，按照分类方案进行分类、编号，编制文件目录。2.定期（每季度末）将整理好的档案移交至档案馆，档案馆接收人员进行核对、签收。3.对于零散的、未及时移交的档案，档案馆工作人员应定期进行催交，并指导相关部门进行整理。三、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准根据公司/组织的职能、业务范围、档案内容等因素，制定科学合理的分类方案。一般可采用年度机构（问题）保管期限的分类方法，即先按年度分开，再在每个年度内按机构（问题）分类，最后根据档案的重要程度确定保管期限。（三）整理方法1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，去除金属物，采用线装或缝纫机轧边等方式进行装订。2.分类：按照分类方案对档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。3.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的标识符，如档号。档号应包含年度、机构（问题）、保管期限、顺序号等要素，确保编号的系统性和唯一性。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和排列顺序，便于查找和利用。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息，如档号、年度、机构（问题）、保管期限等。四、档案保管制度（一）保管场所1.档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗防尘、防光、防高温等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合标准的档案柜、档案架、档案盒等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐、有序。2.定期对档案装具进行检查和维护，发现损坏及时更换或修复。（三）档案保管措施1.对档案进行定期清点和核对，确保档案数量准确、完整无缺。2.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管情况等，做到账物相符。3.对重要档案和易损档案采取特殊的保管措施，如复制备份、异地存放等。4.加强对库房的安全管理，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等，确保库房安全。（四）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，负责档案鉴定工作。3.对拟销毁的档案编制销毁清册，经公司/组织领导审批后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。五、档案利用制度（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经公司/组织批准后查阅、借阅相关档案。3.根据国家法律法规和有关规定，允许社会公众查阅利用的档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可在档案馆查阅室查阅档案，档案馆工作人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要确需借出档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案馆负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经审批后，由档案馆工作人员按照规定的程序进行复制，并收取相应的复制费用。（三）利用要求1.利用者应遵守档案馆的各项规章制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.查阅、借阅档案时，应在规定的时间和地点进行，不得擅自将档案带出档案馆或转借他人。3.利用结束后，利用者应及时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案馆。六、档案人员岗位职责制度（一）馆长岗位职责1.全面负责档案馆的管理工作，制定工作计划和规章制度，并组织实施。2.负责档案人员的业务培训和考核，提高档案人员的业务水平和综合素质。3.组织档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案工作的正常开展。4.协调与公司/组织内部各部门以及外单位的关系，争取各方对档案工作的支持。5.定期向上级领导汇报档案工作情况，及时解决档案工作中存在的问题。（二）档案管理人员岗位职责1.负责档案的日常收集、整理、编目、上架等工作，确保档案整理规范、有序。2.做好档案库房的管理工作，定期检查档案保管情况，维护库房环境，确保档案安全。3.负责档案的借阅登记、归还催还等工作，为利用者提供优质的服务。4.协助档案鉴定小组做好档案鉴定和销毁工作，编制相关清册。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。（三）兼职档案员岗位职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作，确保本部门档案的齐全完整。2.按照规定的时间和要