档案室行为制度

档案室行为制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本行为制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理、使用及接触档案的部门和人员。（三）基本原则1.档案管理应遵循真实性、完整性、系统性、安全性和保密性的原则。2.严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。二、档案管理人员职责（一）档案管理负责人职责1.全面负责档案室的管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。2.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。3.协调档案管理工作与其他部门工作的关系，确保档案管理工作顺利开展。4.负责档案管理人员的培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。（二）档案管理员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整和安全。2.按照档案分类标准对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便档案的查询和利用。3.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。4.对档案的借阅、归还进行登记和管理，严格执行借阅制度，确保档案的安全。5.协助各部门做好档案的整理和归档工作，提供档案管理方面的咨询和服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.本公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、报表等文件材料。4.本公司/组织内部的会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。5.本公司/组织的产品样本、技术资料、科研成果、专利证书等文件材料。6.本公司/组织的人事档案、财务档案、审计档案等专门档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类，确定档案的类别和编号。2.对每份档案进行编目，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。3.建立档案目录索引，方便档案的查询和利用。4.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.专门档案应根据其形成特点和保管要求，及时进行归档。（二）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核后的档案按照分类编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。3.将档案盒放入档案柜中，并按照档案柜编号和档案类别顺序排列，建立档案存放位置索引。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持整洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案应按照类别、保管期限分别存放，便于查找和管理。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案数据的安全。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和有效利用。2.档案利用应优先满足本公司/组织内部工作需要，同时按照国家有关规定，为社会提供档案利用服务。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案室查阅档案原件或复印件。2.借阅：档案利用者因工作需要可借阅档案原件，但必须严格按照借阅制度办理借阅手续。3.复制：档案利用者可根据需要复制档案，但必须经过档案管理人员审核，并注明复制用途。（三）借阅制度1.借阅档案必须填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限、归还日期等信息，并经部门负责人签字批准。2.档案管理人员对借阅申请表进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，并将档案交给借阅者。3.借阅者必须妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、转借他人。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅者的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案的真实性、完整性和安全性。2.档案鉴定应根据国家有关规定和本公司/组织的实际情况，制定科学合理的鉴定标准和方法。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理负责人、档案管理员、相关部门负责人等组成。2.档案鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形成时间、保管价值等进行全面审查，确定档案的保管期限。2.对保管期限已满或失去保管价值的档案，进行鉴定，提出销毁意见。3.对拟销毁的档案，应进行登记造册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组将拟销毁的档案清单报公司/组织领导审批。2.经领导批准后，由档案管理人员会同相关部门人员对拟销毁的档案进行销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。4.销毁档案时，应填写销毁记录，注明销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等信息，并由销毁人员签字确认。5.销毁记录应长期保存，以备查考。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储和网络化管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查询、利用和统计分析。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理措施1.配备必要的数据采集设备、存储设备、网络设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。2.选用适合本公司/组织的档案信息化管理软件，实现档案的分类、编目、检索、借阅、统计等功能。3.对档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，并进行存储和管理。4.建立档案信息数据库，对档案信息进行分类存储和管理，方便档案的查询和利用。5.加强档案信息安全管理，设置用户权限，对档案信息进行加密处理，防止档案信息泄露。6.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织内部应建立档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.监督检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集整理归档情况、档案的保管利用情况、档案信息化管理情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对档案管理人员和各部门的档案管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理工作的完成情况、档案管理质量、档案利用效果