单位档案保管制度

单位档案保管制度一、总则（一）目的为加强单位档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所称档案，是指单位在各项工作中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：单位档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映单位各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：应全面收集、整理单位工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的服务效能。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置单位设立独立的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责单位档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全单位档案管理制度。2.负责制定单位档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。3.组织开展档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。4.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案存储环境安全。5.建立档案信息管理系统，对档案进行数字化管理，实现档案信息的快速检索和利用。6.开展档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行价值评估，及时剔除失去保存价值的档案。7.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。8.组织开展档案业务培训，提高单位员工的档案意识和业务水平。9.做好档案的提供利用工作，为单位各项工作提供档案支持和服务。10.参与单位重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案的完整和准确。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括单位制定的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、文件收发登记、简报、大事记等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。3.人事管理类：包括员工招聘、录用、考核、晋升、奖惩、工资福利、培训、退休等方面的档案材料。4.业务工作类：包括单位在生产、经营、科研、教学等业务活动中形成的各类文件、合同、协议、报表、图纸、技术资料等。5.财务管理类：包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等档案材料。6.固定资产管理类：包括固定资产购置、验收、使用、维护、处置等方面的文件材料和资产台账。7.基本建设类：包括单位新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。8.声像档案类：包括单位在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。9.电子档案类：包括单位在办公自动化过程中形成的电子文件、数据等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门应在文件材料形成后的规定时间内，将整理好的档案移交档案管理部门。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应一式多份，分别保存于不同的载体和地点。4.收集的档案应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，采用统一的分类标准和编号方法。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如上述收集范围中列举的各类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，使其整齐、牢固，便于保管和查阅。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案的类别、编号、题名等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施。3.档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具，确保档案的安全存放。2.档案柜、档案架应排列整齐，编号清晰，便于档案的查找和取用。3.档案盒应采用统一规格，质地坚固，能够有效保护档案。（三）档案存放1.档案应按照分类编号顺序依次存放于档案柜、档案架或档案盒中。2.不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，便于管理和查阅。3.对于电子档案，应存储于安全可靠的存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指对单位具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如单位的重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告等。3.长期保管的档案是指对单位在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。4.短期保管的档案是指对单位在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。5.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和单位实际情况进行，由档案管理部门会同相关业务部门共同审核确定。（五）档案清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、完整无损。2.清点和检查的内容包括档案的数量、编号、题名、保管期限、存放位置等。3.发现档案有损坏、丢失、霉变等情况时，应及时采取措施进行处理，并做好记录。4.每年应对档案库房进行全面检查，包括库房设施设备的运行情况、温湿度控制情况、档案的保管状况等，发现问题及时整改。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定和单位实际情况，对档案进行价值评估。2.鉴定档案时，应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其是否具有保存价值。3.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。4.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照相关法律法规的规定进行保管和处理，不得擅自销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.销毁清册经单位领导审批后，方可进行档案销毁工作。（四）销毁方法1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，确保档案信息彻底销毁。2.对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方法进行销毁。3.对于电子档案，应采用数据擦除、格式化等技术手段进行销毁，确保数据无法恢复。4.档案销毁工作应在指定地点进行，由专人负责监督，确保销毁过程符合规定要求。5.销毁工作完成后，应在销毁清册上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用。2.严格遵守档案保密制度，保护档案信息的安全，防止档案信息泄露。3.在档案利用过程中，应维护档案的完整和原貌，不得擅自涂改、伪造或损毁档案。（二）利用范围1.单位内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的档案。2.因工作需要跨部门查阅、借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准。3.外单位因工作需要查阅、借阅单位档案的，应持有单位介绍信，并经单位主管领导批准。4.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经授权不得查阅、借阅。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保查阅工作顺利进行。2.借阅：档案利用者如需借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经批准后办理借阅手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序和要求进行复制。4.档案利用者应在规定的时间内归还借阅的档案，如因特殊情况需要延期归还的，应办理续借手续。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、数量、借阅期限等信息。3.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为单位各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对单位现有的纸质档案和电子档案进行数字化处理，建立数字化档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合单位档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、分类、编目、存储、检索、利用、统计等功能。3.数据安全保障：建立档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等技术手段，确保档案信息的安全。4.信息化设备配备：配备必要的计算机、服务器、存储设备、扫描设备、网络设备等信息化设备，满足档案信息化管理的需要。（三）数字化档案管理1.数字化档案应按照档案整理的要求进行分类、编号、编目等处理，确保数字化档案的准确性和完整性。2.数字化档案应存储于安全可靠的存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。3.建立数字化档案检索系统，方便档案利用者快速检索和获取所需档案信息。4.对数字化档案的利用情况进行记录和统计，及时掌握档案的利用动态。（四）档案信息安全管理1.制定档案信