业务档案查看制度

业务档案查看制度一、总则（一）目的为加强公司业务档案管理，规范业务档案的查看行为，确保业务档案的安全与完整，保障公司及相关人员的合法权益，依据国家法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及所有涉及公司业务档案管理与使用的人员。（三）基本原则1.依法依规原则：业务档案的查看必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则：高度重视业务档案的安全与保密工作，防止档案信息泄露、篡改或丢失，保障公司商业秘密和客户隐私。3.权限明确原则：明确不同人员对业务档案的查看权限，严禁越权操作，确保档案查看行为规范有序。4.使用规范原则：对业务档案的查看应遵循既定的流程和规范，保证档案使用的准确性和有效性。二、业务档案定义与分类（一）定义业务档案是指公司在开展各类业务活动过程中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、记录等，包括但不限于合同协议、客户资料、业务报表、项目文档等。（二）分类1.合同协议类：涵盖公司签订的各类业务合同、合作协议、租赁合同等，记录了公司业务往来的权利义务关系。2.客户资料类：包含客户基本信息、业务需求记录、沟通记录、交易历史等，是公司了解客户、开展业务的重要依据。3.业务报表类：如财务报表、销售报表、运营分析报表等，反映公司业务运营状况和财务状况。4.项目文档类：针对公司各项目形成的立项报告、项目计划、进度报告、验收报告等，体现项目的全过程管理。5.其他类：包括但不限于市场调研资料、行业分析报告、内部审批文件等，与公司业务相关的其他各类有保存价值的文件。三、查看权限设定（一）公司高层管理人员1.公司董事长、总经理等高层管理人员有权查看公司所有业务档案，以便全面了解公司业务状况，做出战略决策。2.查看范围包括但不限于各类业务档案的详细内容，可根据工作需要进行全面审查和分析。（二）部门负责人1.各部门负责人有权查看本部门及相关联业务的档案，以指导部门工作开展，协调部门间业务关系。2.查看权限涵盖本部门业务档案的全部信息，以及与本部门业务紧密相关的跨部门业务档案，重点关注业务流程执行情况、工作成果及存在的问题。（三）项目负责人1.负责具体项目的负责人有权查看该项目的全部业务档案，包括项目筹备、执行、验收等各个阶段的文件资料。2.以便及时掌握项目进展，解决项目中出现的问题，确保项目顺利完成。查看范围包括项目立项文件、项目计划、合同协议、进度报告、变更记录、验收文件等。（四）普通员工1.普通员工因工作需要，经所在部门负责人批准后，可查看与其工作职责相关的业务档案。2.查看范围应严格限定在完成本职工作所需的档案内容，不得随意扩大查看范围。例如，销售人员可查看客户资料、销售合同等；财务人员可查看财务报表、相关业务费用记录等。（五）特殊情况查看权限1.涉及公司重大决策、法律纠纷、审计调查等特殊情况时，公司指定的特定人员有权根据实际需要查看相关业务档案。2.此类查看需经过公司高层管理人员审批，并严格按照规定的程序和范围进行操作，确保档案信息的安全与合理使用。四、查看流程（一）申请1.需要查看业务档案的人员应填写《业务档案查看申请表》，详细说明查看目的、所需档案名称及范围、预计查看时间等信息。2.申请表需经所在部门负责人签字批准，明确同意查看的档案内容和期限。（二）审批1.《业务档案查看申请表》提交至档案管理部门后，由档案管理部门负责人根据申请人员的权限进行审批确认。2.对于权限范围内的申请，档案管理部门负责人应及时批准；对于超出权限的申请，需提交公司高层管理人员审批。审批通过后，申请表返回档案管理部门。（三）查阅1.档案管理部门根据审批通过的申请表，安排专人协助申请人员查阅业务档案。2.查阅过程应在档案管理部门指定的查阅区域进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定区域。查阅时，应使用档案管理部门提供的查阅设备，不得自行复制、拍照、扫描档案内容，如有特殊需要，需另行申请并获得批准。3.查阅人员应严格按照批准的范围和期限进行查看，不得查阅与申请目的无关的档案信息。在查阅过程中，如发现档案存在损坏、缺失等情况，应及时告知档案管理部门。（四）归还1.查阅完毕后，查阅人员应将档案及时归还档案管理部门，并在《业务档案查阅登记表》上签字确认归还情况。2.档案管理部门工作人员应认真核对归还档案的完整性和准确性，确保档案无遗漏、无损坏、无信息泄露等情况。五、档案保密要求（一）保密责任1.所有涉及业务档案查看的人员均负有保密责任，应严格遵守公司保密制度，不得向任何无关人员泄露档案内容。2.在查看档案过程中，如发现档案信息涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感内容，应采取必要的保密措施，防止信息扩散。（二）保密措施1.档案管理部门应加强对查阅区域的管理，确保查阅环境安全，防止无关人员进入查阅区域。2.查阅人员在查阅档案时，不得在档案上做任何标记、批注或损坏档案。如需摘录、引用档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的格式和用途进行使用。3.对于电子档案的查看，应使用公司指定的安全软件和设备，防止电子信息被窃取或篡改。查阅结束后，应及时清除临时存储在设备中的档案信息。（三）违规处理1.若发现有人员违反业务档案保密要求，泄露档案信息，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因泄露档案信息给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关人员的法律责任，并要求其赔偿公司因此遭受的全部损失。六、档案维护与管理措施（一）档案整理与更新1.档案管理部门应定期对业务档案进行整理和更新，确保档案内容的完整性和准确性。2.对于档案中的文件资料，应及时进行分类、编号、装订等处理，建立清晰的档案目录和索引，方便查阅和管理。同时，根据业务发展和档案变化情况，及时补充、修正档案信息。（二）档案存储与保管1.公司应配备专门的档案存储场所，确保档案存储环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.对不同类型的业务档案，应根据其特点采用相应的存储方式，如纸质档案应分类存放于档案柜中；电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）档案安全检查1.档案管理部门应定期对业务档案进行安全检查，检查档案存储环境、保管状况、查阅记录等情况，及时发现并排除安全隐患。2.安全检查应形成详细的检查记录，对发现的问题应及时采取措施进行整改，并跟踪整改结果。同时，根据安全检查情况，总结经验教训，不断完善档案安全管理制度。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对业务档案查看制度的执行情况进行定期审计和监督检查，确保制度的有效实施。2.审计部门应检查业务档案查看申请、审批、查阅、归还等环节的操作是否符合规定，档案保密措施是否落实到位，档案维护与管理工作是否规范等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受相关政府部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供业务档案查看制度执行情况的相关资料和信息。2.根据外部监督机构提出的意见和建议，及时对业